Elaborar um fluxo de contratação é uma maneira eficiente para que os recrutadores da sua empresa acertem na admissão de novos colaboradores.
Essa ferramenta pode ser personalizada, de acordo com muitos fatores, desde o tipo de vaga ao perfil do candidato.
Mas ela serve mesmo é para facilitar na lida com as burocracias exigidas para contratação de empregados, como documentos obrigatórios e etapas do processo admissional.
Agora você vai poder criar uma ferramenta assim para a sua empresa, aumentando os níveis de adequação das vagas aos profissionais mais competentes do mercado.
Vamos lá?
Fluxo de contratação de RH
A ferramenta nada mais é do que desenhar um fluxo de contratação de empregados, pensando em cada etapa, desde a descrição da vaga até o momento de receber o novo colaborador na empresa.
Fluxo é uma palavra que significa, figurativamente, uma sequência de acontecimentos, uma série ou uma sucessão de eventos, segundo o dicionário Michaelis.
Alguns especialistas do setor de recursos humanos também chama a ferramenta de fluxograma de admissão ou fluxo de admissão de pessoal.
Portanto, pegando essas informações e pensando na realidade das vagas da sua empresa, você vai precisar "desenhar" todo o caminho (a série de eventos) que será percorrido, desde antes do anúncio de alguma vaga.
Seguindo nosso passo a passo, você precisará apenas de algum tempo para otimizar as futuras contratações e evitar um alto índice de turnover.
1. Faça a descrição das vagas da sua empresa
Considere cada setor e, dentro de cada um deles, quais vagas já existem e estão preenchidas.
Para facilitar, imagine uma rede de lojas de móveis em que tem o setor de vendas com vendedoras; o setor da entrega e montagem, com motoristas e montadores; o setor financeiro, com contas a receber e a pagar.
Agora, descreva quais atividades são responsabilidade de cada vaga, deveres e direitos. O que é ideal, o que falta. Olhe para os melhore funcionários de cada vaga e idealize alguém ainda melhor.
Ponha tudo no papel e parta para a próxima etapa.
2. Adequação de perfil para cada vaga
Agora que você já sabe das vagas e já começou a olhar para as pessoas, coloque quais aptidões cada profissional deve ter (lembre de olhar para os seus atuais melhores funcionários).
Perfil psicológico, habilidades técnicas, habilidades emocionais. Tudo que for importante para cada vaga deverá ser pensado, pois assim será mais fácil identificar qual candidato está de acordo com a vaga anunciada.
3. Saiba o que procurar nos currículos
Uma vez que você anunciar as vagas, faça de maneira clara: coloque tudo que você já pensou nas etapas anteriores.
Descreva a vaga e divulgue qual o perfil indicado, de acordo com características mais genéricas, como gostar de lidar com pessoas, por exemplo, para as vagas de vendedores.
Quando você começar a receber os currículos, analise quanto tempo o candidato trabalhou em cada empresa e se há alguma experiência parecida na lista de atividades. Mas não pare por aí.
Afinal, alguns candidatos não terão experiência por falta de oportunidade ou trabalharam nas vagas erradas. Adequar o perfil é a etapa mais importante.
Ao analisar os currículos recebidos, veja se algum candidato falou detalhes de si, como cursos que já fez, viagens e outras dicas que digam sobre a personalidade.
4. Defina perguntas para as entrevistas
Depois dos currículos selecionados, é importante bater um papo pessoalmente, ou virtualmente, para a entrevista.
Saiba exatamente o que perguntar, de acordo com cada vaga anunciada, pois as perguntas para a vaga de vendedor e do contas a receber podem - e devem! - ser diferentes.
Deixe o entrevistado falar mais do que você e vá percebendo detalhes que podem ser importantes para a ocupação da posição em aberto, como detalhes sobre sua personalidade, inteligência emocional e habilidades técnicas.
5. Considere realizar teste de habilidades
Dependendo da vaga, é preciso ter habilidades específicas. Um exemplo é o setor de contas a pagar saber utilizar softwares para cálculos e elaboração de planilhas.
Você pode pedir um teste, e é importante avisar sobre ele junto com o anúncio da vaga.
Se você optar para a realização desse teste, é preciso disponibilizar um tempo maior para a condução das entrevistas e aplicação das "provas". Leve isso em consideração.
6. Prazo para preenchimento da vaga
Defina um prazo para avisar quem foi o selecionado, mas, se puder, é honesto avisar aos não selecionados que a vaga foi preenchida.
Você pode considerar o teste realizado, se houver, no momento de definir esse prazo para informação.
Leve em conta, ainda, o número de currículos selecionados para a entrevista, para poder escolher com calma, relembrando suas notas sobre a entrevista, tanto no quesito das hard quanto das soft skills.
Além disso, informe um prazo razoável, já que não dá para dar uma resposta no outro dia, após ter entrevistado 100 candidatos.
7. Documentação requerida
Mais um caso em que é preciso analisar se há alguma documentação especial obrigatória a ser coletada, de acordo com a oportunidade de trabalho.
Algumas profissões exigem licenças e diplomas específicos, principalmente se há manipulação em máquinas. Mas não somente nesses casos.
No caso de motoristas, conforme exemplo acima, é preciso verificar se o candidato possui carteira de habilitação de acordo com o veículo que utilizará.
Outros documentos são obrigatórios para qualquer cargo contratado pelo modelo CLT. Faça a lista de todos eles para confirmar com o candidato escolhido.
8. Onboarding digital
Para fazer a admissão digital, coletando todos os documentos, fotos e demais exigências burocráticas, você pode fazer uso da tecnologia.
Acontece que atualmente é possível que o próprio futuro colaborador, através de aplicativo de celular, envie toda a documentação obrigatória, tanto a pessoal quanto os exames admissionais, sem esquecer de nada!
Depois desses passos básicos, você também pode criar um fluxo para o momento de recebê-los, realizando a integração dos funcionários recém contratados, de modo a não deixar passar nada em branco, adequando a ferramenta à cultura, visão e valores da empresa, por exemplo.
Agora que você já parou para fazer o passo a passo e já tem a ferramenta com o desenho do fluxo personalizado para as suas necessidades, nunca mais passará dificuldade com as contratações.
Mantenha-o sempre atualizado e vá modificando, conforme mudanças acontecem no mercado e na sua empresa.
Se precisar de ajuda com a ferramenta de admissão digital, a Coalize pode ajudar você.
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