O controle de frequência dos funcionários vai muito além de ver quem bate ponto: garante o cumprimento adequado da jornada de trabalho, otimiza a gestão de equipes e evita problemas legais. Por isso, dê preferência para fazê-lo de forma automatizada.
A tecnologia lhe permitirá acompanhar a produtividade da sua equipe em tempo real, identificar padrões nas faltas e nos atrasos, manejar melhor escalas, turnos, folgas e férias e assim por diante.
Além de tudo, oferecerá dados estratégicos para a administração de pessoal como um todo.
Acompanhe este artigo até o final se quiser explorar detalhes.
O que significa fazer o controle de frequência de funcionários numa empresa?
A definição do processo vem antes de qualquer outra explicação, então, lembre-se: fazer um controle adequado de frequência de funcionários é solicitar o registro sistemático de seus horários de entradas, saídas e intervalos e acompanhar as marcações.
Assim fica mais fácil para líderes, gestores e RH das empresas entender se a jornada está sendo cumprida e verificar, por exemplo, atrasos e faltas – tanto quanto cumprir com as exigências da legislação trabalhista e economizar tempo e dinheiro!
Os padrões identificados com um bom controle de frequência permitem, ainda, ajuste ou realocação de tarefas em prol da melhor produtividade de uma equipe e, no fim das contas, a gestão de pessoas se torna mais eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.
8 benefícios práticos do controle adequado de frequência de funcionários
A lista das vantagens desse tipo de monitoramento é longa, mas aqui estão alguns resultados que ficam visíveis na prática para contratantes e para contratados:
- Transparência nas relações
- Minimização dos erros na folha de pagamento
- Cálculos de horas extras sempre corretos
- Fim dos descontos indevidos
- Benefícios devidamente aplicados
- Menos riscos de disputas judiciais
- Manejo dos índices de absenteísmo no trabalho
- Fim de jornadas excessivas
E, sim, segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), somente empresas com 20 funcionários ou mais têm a obrigação de monitorar e registrar jornadas, mas é altamente recomendado que toda e qualquer organização, por menor que seja, faça o melhor controle possível.
Ainda, vale destacar: funcionários em cargos de confiança ou gerência, que executam atividades externas sem horas fixas ou que atuam em teletrabalho estão fora da obrigatoriedade do registro.
E a Lei não diz que as marcações e a gestão precisam acontecer via métodos eletrônicos, mesmo assim, opções modernas estão entre as mais indicadas.
Tipos de controle de frequência de funcionários
O monitoramento de jornada pode ser feito manualmente, em planilhas ou livros de ponto, por um relógio de ponto mecânico ou através de sistemas eletrônicos ou digitais.
Enquanto a primeira opção está cada vez menos comum e é cada vez menos indicada, a última têm prioridade por atender às demandas corporativas e às exigências legais. Entenda agora:
Manual
O formato tradicional de controle em livro ou planilhas impressas, embora seja simples de usar e de baixo custo, é extremamente vulnerável e está constantemente sujeito a fraudes e erros.
Empresas que o adotam precisam direcionar um colaborador exclusivamente para a conferência e validação dos dados, e o trabalho costuma levar tempo.
Mecânico
Quando os registros de horas são feitos através de relógio de ponto cartográfico, em que o colaborador insere um cartão de papel no marcador e imprime suas marcações, acontece o controle mecânico.
A alternativa é limitada e tem praticamente os mesmos problemas que um controle manual, então, só optam por ela empresas que não têm demanda por automatização e trabalham com poucos funcionários em ambientes pouco complexos.
Eletrônico/Digital
Finalmente, o método mais moderno, prático e seguro de controle de jornada e registro de horários de funcionários em organizações brasileiras é o eletrônico ou digital, que pode acontecer através de:
- Ponto biométrico
- Ponto com cartão magnético
- Ponto por reconhecimento facial
- Ponto online (web ou aplicativo)
E não é difícil escolher uma dessas alternativas: basta você avaliar o nível de automação desejado por aí e considerar também o porte e os objetivos da empresa.
Como escolher o controle de frequência ideal? Dicas para marcações eletrônicas ou digitais
Você de buscar por um controle de frequência digital que seja adequado à Portaria 671/2021 e, ainda por cima, tenha vantagens reconhecidas por quem já o utiliza, como:
- Automação do espelho de ponto
- Marcações à distância com facilidade
- Alertas de inconsistência
- Admissão digital
- Registros auditáveis
- Cálculo automático de banco de horas e horas extras
- Folha de ponto digital
- Relatórios e dashboards em tempo real
- Armazenamento dos dados na nuvem
- Cerca virtual
- Recebimento online de pedidos de férias e folgas
- Compartilhamento online de atestados
Certifique-se ainda de que o sistema seja homologado e ofereça segurança, integração e conformidade legal e terá encontrado a tecnologia de relógio de ponto ideal.
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