Gestão de ponto offline: como controlar horas sem internet

A gestão de ponto offline ainda gera incertezas para gestores e lideranças de RH, mas o avanço da tecnologia tornou possível realizá-la com menos erros e riscos! Neste artigo, entenda o que fazer e por que é tão importante ter cuidado.

 Vista superior de uma mulher loira de cabelos curtos usando um tablet em um escritório

É possível fazer uma gestão de ponto offline moderna, com menos riscos e problemas, por meio de aplicativos programados para receber informações e armazená-las, mesmo sem internet.

Uma vez os dados estando armazenados num software ou aplicativo, por exemplo, eles podem ser sincronizados a partir do momento que o colaborador – responsável por registrar sua própria jornada – conseguir conexão com a internet, tornando-se disponíveis para gestores e líderes.

Sem contar que dá para fazer a administração completa de horas extras e trabalhadas através dessas tecnologias, inclusive de funcionários em regime home office ou atuando no modelo híbrido!

Neste artigo, você vai entender mais sobre o assunto, além de conhecer uma das melhores plataformas para tornar o planejamento uma realidade concreta. Continue a leitura.

Como realizar a gestão de ponto offline?

Por incrível que pareça, gerir jornadas de trabalho sem estar conectado à internet é simples: basta utilizar uma plataforma de registro de ponto eletrônico capaz de operar offline e cujos dados possam ser sincronizados quando houver conexão.

As informações colocadas no site ou aplicativo, através de registros biométricos, de reconhecimento facial ou até a partir da identificação da geolocalização do colaborador, ficam armazenadas em sua memória mesmo se ele estiver desconectado.

E, a partir do momento em que a internet funciona no computador ou celular, elas são encaminhadas automaticamente para a empresa. Então, começa o trabalho de gestão de ponto como você já conhece!

Com os dados que chegam no software, fica muito mais fácil e rápido calcular as horas de cada trabalhador, analisar horas extras, pedidos de férias e folgas e, finalmente, colocar em prática aquela meta do controle e registro de ponto remoto do início ao fim do processo.

Apenas lembre-se de orientar os colaboradores sobre quais são suas responsabilidades para que tudo funcione redondinho.

Como realizar o registro de ponto offline em 3 passos

Depois de você pesquisar, experimentar e implementar uma solução de registro do ponto eletrônico capaz de coletar dados dos colaboradores da sua empresa mesmo que eles estejam offline, basta pedir que eles sigam os três passos abaixo.

  1. Faça login na plataforma usando login e senha individuais todos os dias em seus horários de entradas e saídas do trabalho.
  2. Use a geolocalização ou outro tipo de identificação para registrar o ponto, independentemente de haver ou não conexão com a internet.
  3. Ao se conectar durante o dia ou a semana, busque pelo botão “sincronizar” na ferramenta e o acione para que as informações registradas no período offline sejam enviadas ao banco de dados da empresa.

Alguns softwares oferecem sincronização automática e outros não, ainda assim, recomenda-se fazê-la manualmente para garantia de sucesso no salvamento de todos os registros.

Existem outras formas de execução da marcação offline, mas elas costumam ser defasadas se comparadas à atual realidade da maioria das empresas e do mercado como um todo, principalmente porque só podem ser usadas por funcionários que estiverem fisicamente presentes no local de trabalho, a exemplo do livro-ponto.

O preenchimento em planilhas, como as do Google, mesmo offline, também até pode dar conta do recado nessas horas, visto que os dados serão sincronizados e atualizados assim que a conexão for restabelecida, mas o risco de não haver transferência completa deles é muito maior.

Está se perguntando “como posso gerir o ponto dos funcionários sem internet” sem precisar se preocupar com gastos desnecessários e ações trabalhistas?

Experimente contar com quem desenvolve soluções específicas para registro do ponto offline em vez de apostar no básico e gratuito. As vantagens não são poucas!

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Quais os benefícios da gestão de ponto offline feita de forma moderna?

O ponto offline é seguro quando feito através de dispositivos presentes no dia a dia de praticamente todo trabalhador, como celulares, computadores ou tablets, e reduz os riscos de esquecimento de registros de horas.

A segurança dos dados registrados, propriamente dito, também só pode ser garantida nesse formato de marcação, afinal, anotações em livro, cartão ou planilhas podem ser perdidas, rasuradas, fraudadas ou feitas de forma errada pelo colaborador mesmo sem querer.

Além disso, com o modelo:

  • caem os custos da empresa com infraestrutura;
  • aumenta a flexibilidade para os funcionários;
  • mesmo em caso de falhas ou quedas na rede de internet, o registro e armazenamento ficam garantidos; 
  • pode haver gestão de ponto por aplicativo, além da feita pelo computador; e
  • a facilidade de implementação impressiona.

Não deixe que mais nada atrapalhe no planejamento da sua rotina, inove com soluções práticas e curta o lado bom de ter a tecnologia à sua disposição!

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