Declaração de comparecimento: como funciona e modelo

Uma declaração de comparecimento ou declaração de horas pode ser solicitada a um colaborador de uma empresa pelo departamento de Recursos Humanos quando esse funcionário precisa se ausentar do trabalho por alguma razão pessoal.

Ela funciona como um documento que comprove a ausência para que não haja desconto das horas não trabalhadas do salário no fechamento da folha de pagamento.

Como o nome já diz, através dessa declaração, o colaborador justifica à empresa o seu comparecimento em algum compromisso, como uma prova de vestibular, uma consulta médica sem atestado, uma audiência na Justiça etc.

Só que tanto a declaração quanto a solicitação feita pelo RH e a entrega por parte do funcionário precisam seguir algumas regras para serem realmente válidas.

Falaremos sobre elas adiante neste artigo, escrito especialmente para esclarecer todas as dúvidas relacionadas ao tema. Continue a leitura!

Como funciona a declaração de horas?

A declaração de horas ou de comparecimento (a algum compromisso pessoal) funciona como um documento que justifica para a empresa os motivos pelos quais um trabalhador se ausentou das suas funções em determinado dia ou período.

Se adequada às regras da empresa, ela funciona como substituta de atestados médicos, por exemplo, em casos nos quais não é necessário o repouso ou afastamento prolongado do colaborador.

Também serve para comprovar a participação do colaborador em audiências, provas de vestibular ou do Curso de Formação de Condutores (CFC), entre outros compromissos.

Apesar de ser apenas uma mera formalidade em algumas organizações do país, esse documento, às vezes, é a única maneira de se evitar descontos na folha de pagamento no final do mês, por isso cabe ao RH saber como solicitá-lo e aos funcionários como entregá-lo corretamente.

Quando aceita pelo departamento de Recursos Humanos, a declaração de horas ou de comparecimento pode até permitir ao colaborador que “ganhe” o tempo despendido em seu compromisso pessoal, ou seja, que não precise fazer reposição do período de ausência.

A seguir, veja o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho sobre o tema.

O que diz a lei sobre declaração de comparecimento?

A CLT não tem nenhum artigo ou parágrafo que trate especificamente de declaração de horas, mas prevê motivos para colaboradores se ausentarem de suas funções no artigo nº 473 e dá, aos contratantes, o poder de decisão sobre como seguir em relação ao abono do período de ausência.

Ainda assim, é consenso geral que, uma vez entregue a declaração, não haverá desconto do salário na folha de pagamento.

Outras determinações ficam previstas por acordos ou convenções coletivas feitos entre as empresas e os sindicatos aos quais pertencem seus funcionários. Acordos individuais são igualmente válidos.

Esclarecidas as dúvidas iniciais e gerais, passaremos, nos próximos tópicos, para respostas muito comuns, porém mais específicas. Fique com a gente.

A empresa pode descontar declaração de horas?

Sim. A empresa pode descontar declaração de horas se o motivo apresentado na justificativa não estiver previsto na CLT como uma razão passível para o chamado “abono de falta” ou se a declaração não estiver preenchida com todos os dados exigidos pelo RH.

Em casos de preenchimentos corretos e, acima de tudo, de apresentação de justificativa enquadrada no que prevê a lei, não pode haver descontos.

Declaração abona horas de trabalho?

Sim. Desde que os motivos apresentados na justificativa da ausência sejam aqueles previstos pela CLT e, portanto, sejam consideradas razões válidas não apenas para a aceitação da declaração, como também para a concessão do abono de falta.

Uma vez entregue e aceita a declaração, cabe ao colaborador conversar com o RH para saber se, além de o departamento ter concordado com sua justificativa, ele também estará disposto a ceder as horas e, portanto, a não exigir que elas sejam repostas.

Se a declaração apresentar uma justificativa que se enquadre no já mencionado artigo nº 473 da CLT, a cessão do abono será obrigatória. Está de acordo com a legislação a ausência ou o atraso de um colaborador em decorrência de:

• falecimento de familiar (cônjuge, descendentes ou ascendentes ou irmãos);
• falecimento de pessoa declarada dependente econômica na carteira de trabalho;
• casamento;
• acompanhamento de esposa ou companheira grávida a consultas e exames;
• nascimento de filho(s);
• acompanhamento de filho(s) de até 6 anos a consultas médicas;
• cumprimento de exigências do Serviço Militar;
• vestibular para ensino superior;
• comparecimento a juízo;
• participação como representante em reuniões oficiais do sindicato;
• realização de exames preventivos de câncer; e
• doação de sangue.

Lembrando que a doação precisa ser voluntária e que ela dá direito ao abono de 1 dia a cada 12 meses trabalhados. Ah! Além disso, tanto a declaração da doação quanto qualquer outra precisam estar preenchidas corretamente para serem válidas, tudo bem?

A empresa pode recusar declaração de horas?

Da mesma maneira que as empresas podem aceitar declaração de horas mesmo que a justificativa não pertença à lista de motivos considerados plausíveis do abono de falta pela CLT, ela pode recusar a declaração se o documento não estiver de acordo com seu regimento interno.

Lembrando que aceitar a declaração não significa dar abono pelo tempo não trabalhado!

Idas ao médico para consultas, exames ou até mesmo como acompanhante precisam ser apresentadas no atestado de horas com preenchimento feito pelo médico ou a pessoa que trabalhe como secretária na clínica, incluindo assinatura e data.

Ausências por questões jurídicas ou idas a um escritório de advocacia precisam ser comprovadas por informações que mostrem que o colaborador estava cumprindo com tais compromissos naquele dia e horário específicos.

Quem vai a audiências, inclusive, recebe um documento assinado por autoridades para apresentar à empresa e quem doa sangue recebe o comprovante do próprio banco de sangue – assim como quem doa leite materno, que também terá uma comprovação válida para apresentar ao RH!

Alguns vestibulares permitem aos estudantes a emissão online de declarações de horas e a ausência para participar daqueles que não fornecem esse recurso pode ser comprovada com a comprovação da inscrição e do comparecimento na prova e por aí vai.

Uma vez dentro das regras, a declaração será facilmente aceita e o afastamento temporário não causará problemas nem ao contratado e nem à contratante.

Declaração de horas pode dar advertência?

A resposta para essa pergunta é: não, o fato de o colaborador apresentar uma declaração de horas não pode ser argumento para que ele receba qualquer tipo de advertência ou suspensão.

Principalmente se esse funcionário estiver devidamente orientado pelo RH sobre como deve ser o documento e quais dados são obrigatórios para preenchimento dele, mas…

Atenção! Entregar uma declaração de comparecimento não anula a necessidade de o funcionário informar, com antecedência, à empresa que não estará presente para executar as suas funções em determinado dia e horário.

Da mesma maneira, utilizar a declaração como “argumento” para não comparecer ao trabalho durante todo o dia e, portanto, na maioria das vezes, em um período que vai além das horas que foram necessárias para os compromissos pessoais, está igualmente errado.

Esse comportamento, por sua vez, pode acarretar advertência por falta, sim, afinal, atestado médico é diferente de comprovação de horas ou comparecimento.

Qual a diferença entre atestado médico e declaração de horas?

A diferença entre atestado e declaração está no conteúdo dos documentos. O atestado informa se o trabalhador precisa ser afastado de suas funções e por quanto tempo. A declaração apenas transmite à empresa a informação de que o funcionário esteve ausente por tantas horas para uma consulta ou exame ou para acompanhar alguém que foi ao médico.

Tem mais! Um atestado médico vale ao redor de todo o país e permite a uma pessoa que trabalha com carteira assinada se afastar da empresa por até 15 dias sem desconto das faltas. Uma declaração de horas ou atestado de comparecimento ou de acompanhante, não.

Enquanto o primeiro abona, às vezes, dias de trabalho, o segundo abona algumas horas.

Declaração de comparecimento médico abona quantas horas?

Não está previsto por lei quantas horas exatamente são abonadas pela declaração de comparecimento ao médico ou declaração de acompanhante, mas entende-se que elas estarão enquadradas no período que consta no documento e coincida com a jornada de trabalho.

Por exemplo: se um trabalhador precisa bater o ponto às 9h e fica fazendo exames em um laboratório das 8h às 12h, ele terá 3 horas de abono.

Em algumas situações de documentação de horas despendidas para afazeres pessoais, os responsáveis por preencher a justificativa, como autoridades judiciais e médicos, incluem no período o tempo de deslocamento do colaborador até o local do compromisso.

Entramos, então, no que costuma ser conhecido como “declaração de horas para tempo de percurso”.

Declaração de horas para tempo de percurso CLT

Prestar contas não apenas sobre um compromisso propriamente dito, mas sobre o tempo de percurso até se chegar ao local da atividade pode ser muito positivo para os dois lados – colaborador e empresa – se pensarmos em relações transparentes e pautadas na confiança.

Quando preenchidas corretamente, as declarações de comparecimento podem servir como declarações de horas despendidas para tempo de percurso e, por corretamente, entenda: com informações exatas dos lugares em que o funcionário esteve durante todo o período de ausência.

Vale mencionar no documento qual foi o meio de transporte utilizado também!

Enfim, esse é apenas um entre os vários tipos de declaração plausíveis para se apresentar ao RH de qualquer companhia. Aliás, vamos repassar os mais comuns e que se enquadram na CLT?

Quais são os tipos de declaração de horas?

Os tipos de declaração de horas que estão dentro da lei e aparecem com mais frequência para o RH das empresas são:

• declaração de comparecimento médico;
• de acompanhamento de esposa grávida ou filho menor de 6 anos ao médico;
• de realização de exames preventivos contra o câncer;
• de comparecimento a juízo (audiências);
• de realização de consulta jurídica com advogados;
• de doação de sangue; e
• de comparecimento a provas de vestibular e do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM).

Tome nota para não esquecer! Aproveite e salve o modelo que trouxemos no seu computador ou celular. ⏬

Modelo de declaração de comparecimento

Um modelo simples e geral para declaração de horas ou de comparecimento ficará mais ou menos como você vê abaixo.

Note que data, horário e informações do colaborador são imprescindíveis para o documento. No caso de atendimento médico, informações do especialista também.

É bom também mencionar o endereço completo do local frequentado durante o compromisso e uma explicação das razões pelas quais foi necessário estar lá naquele exato momento.

A declaração será preenchida e assinada, não pelo colaborador que se ausentou do trabalho, mas pelo profissional que o recebeu e acompanhou durante a atividade. Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e até a próxima!