Empresas que fazem controle de ponto eficiente são aquelas capazes de monitorar a jornada real de trabalho de seus colaboradores sem inconsistências, retrabalho ou dependência de ajustes frequentes.
Ao mesmo tempo, são aquelas que utilizam recursos para garantir registros de horários confiáveis, padronizados e auditáveis – também sem complicar a rotina dos funcionários que precisam fazer as marcações!
O seu negócio se encaixa nessa descrição?
Se você está em dúvida ou se o controle de ponto feito por aí ainda depende de ajustes frequentes, combinações informais ou conferências demoradas, a leitura deste artigo é imprescindível!
Piores problemas que reduzem a eficiência do controle de ponto
Para gestores e RH melhorarem o monitoramento de jornada de funcionários, antes de qualquer outra ação, ambos devem conseguir identificar fatores de risco que aumentam erros e retrabalhos.
Aqui estão os principais sinais de que está na hora de mudar:
- Ajustes frequentes das marcações, majoritariamente sem histórico ou justificativa
- Erros recorrentes no fechamento da folha de pagamento
- Dificuldade para a conferência dos dados em tempo real
- Falta de padronização entre equipes e de regras claras para os registros
- Uso de planilhas paralelas ou controles informais
- Esquecimento frequente por parte dos colaboradores
- Falta de visibilidade sobre horas extras e banco de horas
- Conflitos ou desalinhamento de expectativas com os colaboradores
Além de tudo, essas situações colocam a empresa em risco perante a Lei!
Você não quer ter que lidar com processos e passivos trabalhistas, certo?
Registros eletrônicos, de fato, são mais eficientes, mas não são obrigatórios por Lei.
Tipos de controle de ponto e qual é o melhor
Envolvendo o RH na decisão, gestores de negócios em todo o Brasil podem optar pela implementação de controle de ponto manual (livro ou folha de ponto), mecânico (relógio de ponto cartográfico) ou eletrônico/digital.
A escolha depende das necessidades de cada empresa, individualmente, mas há recomendação majoritária pela terceira e mais moderna alternativa.
Sobre o registro eletrônico, fique sabendo!
A principal normativa que regulamenta o formato é a Portaria nº 671/2021, podendo as marcações acontecer por registro biométrico (em operações presenciais), por reconhecimento facial (físico ou remoto) e por aplicativo/internet (ideal para equipes externas, híbridas ou à distância).
Independentemente de qualquer coisa, cabe às empresas garantir a implementação de uma ferramenta confiável e reconhecida no mercado, certificando-se de que as informações sejam confiáveis e estejam disponíveis para consulta em caso de fiscalização ou necessidade de comprovação.
Ainda:
- O sistema não pode fazer marcação automática de jornada ou impedir o registro de ponto fora do horário contratual
- Fica terminantemente proibida qualquer alteração dos registros sem justificativa e rastreabilidade ou criar marcações fictícias
- Todo e qualquer acordo entre contratante e contratados deve estar documentado por escrito
- Há tolerância de até 5 minutos por marcação, com limite de 10 minutos no dia (antes ou depois do que está previsto em contrato)
Siga em frente para esclarecer outras dúvidas e anotar dicas práticas de um monitoramento realmente eficiente!
Quem é responsável pelo controle de ponto numa empresa?
Todos têm responsabilidades, inclusive na missão de aumentar, cada vez mais, a eficácia dos registros e da apuração de informações.
- Você – pesquisa e escolhe, junto ao RH, a melhor solução para a marcação das jornadas; cria e implementa regras internas para os registros
- Gestores e líderes – acompanham a jornada, validam horas extras, justificam atrasos e faltas e identificam desvios
- RH – confere os registros e corrige inconsistências, usa os dados para a folha de pagamento, garante conformidade das marcações com a Lei
- Funcionários – seguem as regras para registrar horários de entrada, saída e intervalos; recorrem às lideranças e/ou ao RH quando precisam esclarecer dúvidas ou alinhar expectativas
Finalmente, como fazer controle de ponto eficiente? 4 atitudes fundamentais
Imagine um funcionário que esquece de bater o ponto quando sai do trabalho na sexta-feira e, na segunda-feira, já não se lembra mais do horário em que encerrou suas funções.
Esse colaborador não consegue se justificar para o RH, os ajustes acabam imprecisos ou até incorretos, e tanto a empresa quanto o próprio funcionário podem enfrentar problemas no cálculo final de horas do mês.
Ou ele ganha menos, ou a companhia paga mais! E nenhum dos cenários é bom.
1. Defina uma política clara de jornada
Estabeleça regras sobre:
- Horários de entrada e saída
- Intervalos intrajornada
- Tolerâncias a atrasos
- Horas extras e banco de horas
Registre e compartilhe as informações com os colaboradores, mostrando-se aberto a perguntas e alinhamentos.
2. Escolha o tipo de marcação mais adequado para a sua empresa
Considere o tamanho da sua equipe, o tipo de operação (presencial, híbrida, remota, externa) e o volume de registros feitos por dia e por mês. Em paralelo, pense na sua gestão e na rotina do RH: quanto mais simples e confiável for o modelo, menor será a dependência de ajustes e conferências manuais.
Anexe atestados às justificativas, quando houver.
*Em outro artigo deste blog, aprenda a digitalizar documentos de RH sem pesar no bolso!*
3. Crie um fluxo simples para ajustes ou correções
Defina como qualquer mudança num horário já registrado deve ser feita e por quem! Direcione também uma outra pessoa para aprovar a alteração ou correção e oriente esses responsáveis em relação ao registro da justificativa.
Reforçamos! Correções podem acontecer, mas devem:
- Ter justificativa
- Ser registradas no sistema
- Ser rastreáveis
Sem isso, o histórico de jornada perde credibilidade e pode ser questionado em auditorias ou processos.
4. Integre registros e folha de pagamento
Para completar, saiba que, quando o controle de ponto não “conversa” com a folha de pagamento, os riscos crescem surpreendentemente.
Em contrapartida, uma integração adequada e focada na automatização da folha de pagamento permite o manejo e o cálculo automatizados de horas extras e/ou banco de horas e dá mais agilidade para os processos do RH – enquanto garante segurança nas informações registradas!
“Vale a pena mudar meu controle de ponto agora?”
Você já sabe o que é preciso para garantir um monitoramento eficiente, agora responda: todas as adequações necessárias foram feitas? Caso contrário, agora é a hora de mudar seu controle de ponto.
Está comprovado: o controle eficiente, no fim das contas, torna-se um novo aliado para o bem-estar coletivo, a produtividade e a gestão.
Implemente e experimente uma plataforma completa para RH: hoje, a mudança de processo e/ou de ferramenta para o seu registro de jornada não surge apenas como melhoria, mas como estratégia – que cabe no bolso – para levar sua empresa rumo a um progresso ainda maior!
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