Uma diferença de duas horas apontada entre o registro de ponto e a folha de pagamento pode até custar pouco no fim do mês, mas cobra caro alguns anos depois – na Justiça, por exemplo! Para evitar problemas assim, as empresas fazem, hoje, as auditorias trabalhistas digitais.
Esse trabalho nada mais é do que uma revisão, dentro dos próprios sistemas em que os dados nascem, de cadastro, documentos, ponto, banco de horas, folha e eSocial para os gestores saberem se todas essas informações contam a mesma história.
E, na prática, a auditoria acontece nesta ordem: documentos de admissão e cadastro; registros de jornada; folha, encargos e eventos transmitidos ao eSocial; documentos de saúde, segurança e desligamento.
O registro existe, está assinado e bate com os demais? Este artigo fala mais sobre essa busca essencial por respostas. Continue lendo.
O que é uma auditoria trabalhista digital?
Uma auditoria trabalhista digital é uma revisão preventiva dos registros e dados que documentam a relação entre uma empresa e seus colaboradores, como cadastro, documentos, ponto, banco de horas, folha, entre outras informações registradas em sistemas oficiais.
Considerada um processo interno, ela serve para gestores conferirem, antes de qualquer cobrança externa, se o que aparece nos sistemas realmente aconteceu na rotina e vice-versa.
E, por ser digital, esse tipo de auditoria, em vez de depender de documentos dispersos ou reconstruir informações depois que surge um problema, acontece através da integração de tecnologias e do cruzamento de registros nos ambientes virtuais.
Apenas não confunda auditoria trabalhista e auditoria previdenciária: a primeira revisa jornada, verbas e documentos da relação de trabalho, enquanto a segunda previdenciária revisa contribuições e bases enviadas ao eSocial. Apesar disso, as duas se cruzam na folha.
Auditoria trabalhista interna é obrigatória por lei?
Não existe uma obrigação legal de as empresas realizarem, periodicamente, uma auditoria trabalhista interna. Mesmo assim, o processo é altamente indicado, afinal, funciona como uma prática preventiva de compliance no DP.
Ainda, havendo ou não auditorias internas, as instituições precisam cumprir as obrigações trabalhistas aplicáveis e manter os registros e informações exigidos em cada situação, tudo bem?
O que uma auditoria trabalhista analisa?
São apurados durante auditorias, digitais ou não: documentos de admissão e cadastro, registros de jornada, folha e encargos transmitidos ao eSocial, e documentos de saúde, segurança e desligamento.
Entenda adiante.
Cadastro e admissão
Tudo o que dá origem ao vínculo entre funcionário e empresa:
- Contrato de trabalho assinado, com a data de admissão coincidindo com a do cadastro e com a do eSocial
- Dados cadastrais completos: função, salário, jornada contratada, escala e local de trabalho
- Documentos pessoais e dependentes, incluindo o que dá base a benefícios e descontos
- Acordos individuais e normas coletivas aplicáveis que interferem na jornada ou na folha, como regras de banco de horas, compensação, adicionais e outras condições previstas para a categoria, além de aditivos de alteração salarial, de função ou jornada
- Exame admissional e demais atestados exigidos para a função
Jornada trabalhista
A cadeia inteira de marcações, não só o total do mês:
- Registros de ponto no período (com data, hora e origem)
- Espelho de ponto de cada colaborador
- Escala parametrizada na tecnologia de RH
- Saldo de banco de horas
- Ajustes de marcação (com justificativa e aprovação registradas)
O principal ponto de atenção neste momento fica nas correções.
Uma marcação alterada sem justificativa e sem histórico de quem fez ou aprovou o ajuste perde rastreabilidade e pode dificultar a comprovação da jornada mais tarde. Por isso, a auditoria não deve conferir apenas o número final, mas também o caminho percorrido até ele.
Folha, encargos e eSocial
Aqui, a revisão compara números que deveriam ser iguais:
- Horas extras com o adicional correto
- Reflexo em descanso semanal remunerado
- Adicional noturno
- Faltas e atrasos
- Abonos e descontos
- O que foi enviado para o eSocial no mesmo período
Quando folha e eSocial divergem, a empresa passa a manter informações incompatíveis sobre um mesmo período e, como dados declarados ao eSocial também podem alimentar outras obrigações e sistemas oficiais, a conferência precisa fazer parte do fechamento.
Saúde, segurança e desligamentos
Por último, entram na auditoria:
- Exames ocupacionais admissional, periódico e demissional
- Atestados recebidos e afastamentos correspondentes
- Avisos de desligamento, termos de rescisão e a baixas comunicadas ao eSocial
Cabe ao RH organizar os documentos trabalhistas também de forma digital para minimizar retrabalhos e riscos de erros.
Com qual frequência fazer auditoria trabalhista?
A frequência de auditorias, independentemente de serem digitais, depende do porte, do volume de movimentações, da complexidade das jornadas e do histórico de inconsistências do DP de cada empresa.
Como prática preventiva, vale incorporar a conferência de ponto, banco de horas e reflexos na folha ao fechamento mensal, porque esperar vários meses permite que a mesma divergência se repita.
Contratos, cadastros, documentos e outros registros podem entrar em revisões periódicas mais amplas, conforme a realidade da instituição.
Sobre custo, cabe mencionar: a auditoria interna feita pelo próprio DP custa tempo, não honorários, enquanto a contratada também varia conforme os aspectos já mencionados.
Passo a passo para fazer auditoria trabalhista digital
São as rotinas de Departamento Pessoal que sustentam a auditoria trabalhista interna. Faça o seguinte:
- Defina o período e o escopo
- Reúna os registros e evidências que serão confrontados
- Confira jornada, horas extras, faltas, atrasos, abonos, adicionais e compensações
- Cruze as ocorrências apuradas na jornada com o tratamento dado a elas
- Confira os dados e eventos correspondentes transmitidos ao eSocial
- Quando aplicável, confira os reflexos das transmissões ao eSocial nas demais obrigações digitais
- Verifique contratos, acordos, normas coletivas, documentos e registros necessários para sustentar as informações auditadas
- Registre cada divergência encontrada
Você pode definir um mês fechado para ponto e folha, por exemplo, e um recorte maior para contratos e documentos, mas sempre investigue, individualmente, os casos com ajustes ou divergências.
No registro de divergências, garanta marcação de origem, períodos afetados e até do nome do responsável pela correção, bem como do prazo para resolver o problema.
E combine, dentro da empresa, “quem faz o quê” antes de começar: o seu RH/DP levanta e organiza as evidências de jornada, cadastro e documentos, e a contabilidade confere folha, encargos e o que foi transmitido? Qual a melhor opção?
Sem os dados do DP organizados, a conferência contábil só reproduz o erro de origem.
Como conferir eSocial e folha na auditoria trabalhista?
No que diz respeito ao eSocial:
- Comece pelas informações que têm correspondência direta com a rotina revisada: admissão e alterações cadastrais, remunerações, afastamentos e desligamentos
- Confira datas, períodos, rubricas e demais dados aplicáveis com os documentos, a folha e os registros internos
- Encontrou uma inconsistência? Identifique primeiro onde o dado correto deveria ter nascido e verifique quais registros, eventos ou obrigações foram afetados antes de fazer a correção
O cuidado é importante porque as informações declaradas ao eSocial não ficam necessariamente isoladas nele: as remunerações transmitidas, por exemplo, alimentam o FGTS Digital, de modo que uma divergência na origem pode repercutir em outra etapa da obrigação.
O que fazer quando a auditoria trabalhista encontrar uma divergência?
No cruzamento das informações, em vez de recalcular a folha inteira, o DP pode procurar os pontos em que essa sequência se rompe. Caso as informações não batam, o ideal é investigar, primeiro, a origem da divergência. Depois, verificar quais colaboradores e períodos foram afetados.
Então, será necessário corrigir a informação no sistema ou processo de origem e avaliar se a correção exige ajuste ou retificação em registros e obrigações relacionados.
Finalmente, guarde as evidências da conferência e da correção realizada. Entenda também por que o processo permitiu o erro e ajuste a rotina para evitar a repetição.
A tecnologia ajuda o DP em auditorias trabalhistas
Com sistemas completos de gestão de ponto e banco de horas, em vez de sair à caça de evidências soltas, o Departamento Pessoal consulta registros que já nascem organizados.
Marcações com data, hora e origem, saldo de banco de horas calculado a cada batida, documentos anexados ao colaborador e espelhos de ponto assinados digitalmente formam a base da revisão do DP sem nenhum trabalho para a equipe.
Fica mantida, facilmente, a trilha que a auditoria precisa percorrer.
- Marcações registradas com seus dados de origem dão rastreabilidade à jornada que será conferida
- Ajustes e aprovações registrados no sistema ajudam a reconstruir por que uma marcação foi alterada
- Escalas configuradas por colaborador permitem comparar jornada prevista e realizada
- O controle de banco de horas organiza créditos, débitos e compensações para a conferência
- Documentos vinculados ao colaborador facilitam recuperar acordos, atestados e outras evidências
- Integração e exportação de dados reduzem redigitações entre o controle da jornada e as etapas seguintes do fechamento
O trabalho do DP deixa de ser montar a prova depois que surge uma dúvida e passa a ser conferir um histórico que já vinha sendo construído.
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