Quando um gestor define permissões no RH e no DP de uma empresa, ficam claras quais informações ligadas a esses setores e quais funcionalidades dos sistemas usados por eles cada pessoa pode visualizar, inserir, editar, aprovar, excluir, exportar, administrar etc.
Isso não significa que RH e DP precisem dos mesmos acessos, mas que as permissões têm a ver com as responsabilidades de cada equipe e cada profissional dentro da empresa, bem como com a finalidade do uso de cada dado.
E engana-se quem pensa que a divisão é a mesma em todos os lugares: ela varia de empresa para empresa.
Enquanto o RH pode concentrar atividades de gestão de pessoas, o DP costuma atuar mais diretamente em rotinas como ponto, folha, encargos e rescisões. Geralmente! Em estruturas menores, as duas frentes podem ficar sob responsabilidade da mesma pessoa, inclusive.
Além deles, os próprios gestores, colaboradores, administradores do sistema e até prestadores externos muitas vezes precisam de diferentes níveis de acesso, o que leva em conta também a segurança, a rastreabilidade e a proteção de informações sensíveis.
Entenda mais adiante!
Quais os papéis e as permissões de acesso de RH e DP nas empresas?
Tanto os papéis quanto as permissões de acessos de RH e DP em empresas devem acompanhar as responsabilidades de cada equipe e profissional, então, a divisão de tudo isso acontece com base na realidade da instituição.
Normalmente, profissionais de RH podem precisar acessar informações relacionadas a cadastro, cargos, férias, treinamentos e gestão de pessoas, enquanto as rotinas do Departamento Pessoal podem exigir dados ligados à jornada, folha de pagamento, encargos, rescisões e obrigações trabalhistas.
Pergunte-se: “quais dados e ações essa pessoa precisa acessar para cumprir sua função?”. É dessa resposta que devem sair os perfis, menus e permissões do seu sistema.
| RH | DP |
|---|---|
| Cadastros completos, histórico de cargos, salários, documentos admissionais, controle de férias, indicadores de absenteísmo e rotatividade | Informações financeiras, trabalhistas e dados pessoais. Nível de acesso deve acompanhar atividades efetivamente desempenhadas, por segurança. |
Quando duas áreas atuam sobre a mesma informação, vale definir quem pode apenas visualizar, quem pode inserir ou editar e, quando fizer sentido para o processo, quem confere ou aprova os dados.
Essa divisão também depende da estrutura da empresa, mas é importantíssima, pois ajuda a reduzir alterações conflitantes e acessos desnecessários.
O acesso mínimo necessário é o princípio que sustenta todo o desenho, principalmente em empresas menores: cada perfil enxerga só o dado indispensável para executar a própria função e nada além disso.
Níveis de acesso em sistemas de RH ou DP: conheça para definir
Cinco perfis comuns podem lhe ajudar a visualizar uma configuração possível caso tenha chegado o momento de definir permissões na sua empresa. São eles: administrador, profissional de DP, gestor de equipe, colaborador e usuário externo, como contador ou BPO.
Confira-os, lembrando de que suas atribuições estão diretamente ligadas aos atos de visualizar, inserir, editar, aprovar, excluir, exportar ou administrar informações e configurações.
1. Administrador
É quem configura o sistema; cria perfis, define o que cada um enxerga, cadastra e desativa usuários. É o único que mexe na estrutura de permissões.
Como esse perfil, uma pessoa pode alterar a própria estrutura de acessos, então, mantenha a permissão de administrador restrita ao menor número de pessoas necessário para garantir a operação e a continuidade do sistema.
→ Cada administrador deve usar uma conta individual, evitando credenciais compartilhadas.
2. Analista de DP
É quem opera ponto, folha e documentos, ou seja, é um perfil que edita marcações, trata inconsistências, fecha banco de horas, lança proventos e descontos e cuida da gestão dos documentos dos colaboradores.
Ele precisa de permissão de edição, e não só de leitura. E você não precisa limitar o que ele vê, mas registrar tudo o que ele altera.
3. Gestor de equipe
O gestor deve enxergar apenas os liderados diretos e apenas o que precisa para aprovar, a exemplo de:
- Marcações de ponto
- Saldo de banco de horas
- Faltas e atrasos
- Escalas e alterações
- Pedidos de férias
- Horas extras
Informações como remuneração, dados bancários e documentos de saúde exigem uma justificativa específica de acesso e, se o gestor não precisa desses dados para cumprir suas atribuições, eles não devem ser liberados apenas porque ele lidera a equipe.
4. Colaborador
Tem acesso restrito aos próprios dados e, portanto, ao próprio espelho de ponto, ao seu saldo de banco de horas e holerite, aos documentos que assinou e aos pedidos que fez.
Apesar da restrição, a liberação de uso do sistema de RH/DP é importante essencialmente se você quiser minimizar retrabalhos, afinal, as melhores tecnologias do mercado permitem anexo de atestados, solicitações de férias e assinaturas remotas, facilitando o compartilhamento de informações sem intermediários e de maneira organizada e centralizada.
5. Contador ou BPO externo
Contadores, escritórios e prestadores terceirizados têm acesso temporário e limitado ao sistema, liberado para visualizar ou receber informações específicas e, assim, executar o serviço contratado.
Ao conceder uma permissão nesse caso, limite-a à finalidade do trabalho, defina se o terceiro poderá apenas visualizar ou também exportar informações e revise a permissão quando o escopo ou o contrato mudar.
→ Atenção! Se o sistema permitir acesso direto de terceiros, prefira criar usuários nominais e individuais em vez de uma única senha compartilhada entre várias pessoas. Revogue a conta ao término da necessidade de acesso.
Como decidir quem acessa dados no sistema de RH de uma empresa?
A decisão deve considerar as atribuições de cada função, a finalidade do acesso, os processos internos e os recursos disponíveis no sistema. Esclareça dúvidas, como:
- Finalidade do acesso – Para que essa pessoa precisa desse dado no trabalho dela? A resposta precisa justificar a permissão.
- Granularidade dos perfis – A pessoal que recebe um perfil no sistema consegue ver exatamente o que precisa para executar seu trabalho? É preciso detalhamento!
- Rastreamento das ações – Quais eventos o sistema registra e quem consegue consultar esse histórico? Usuário, data, hora e ações relevantes exigem registro.
- Facilidade de revogar – Quanto tempo e quantas etapas são necessários para retirar uma permissão ou desativar um usuário? Quanto mais fácil, melhor!
- Separação entre quem lança e quem aprova – Quem registra a hora extra é a mesma pessoa que a aprova? Quando não há separação, garanta pelo menos histórico.
Dados de folha de pagamento são acessados só por pessoas cuja função exige esse tratamento, dados bancários e de saúde precisam de cautela no uso e na visualização, a restrição de algumas camadas de dados no mesmo sistema pode ser essencial quando há diferentes níveis de acesso e assim por diante.
Apesar de nem tudo estar pautado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é nela que você deve se basear: o princípio da necessidade, previsto no art. 6º, III, da normativa determina que o tratamento seja limitado ao mínimo necessário para atingir sua finalidade.
Já o art. 46 estabelece que os agentes de tratamento adotem medidas técnicas e administrativas capazes de proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e outras situações acidentais ou ilícitas.
O art. 37 trata de outro registro: controlador e operador devem manter registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizam. Esse registro não deve ser confundido com o log técnico de acessos e alterações dentro de um software.
Tudo bem até aqui?
Aliás, seu controle de ponto está adequado à LGPD?
7 dicas para você configurar permissões de acesso no RH e DP
Seu objetivo não é simplesmente bloquear telas, mas garantir que cada pessoa consiga fazer o que precisa sem receber acessos desnecessários, então, use as dicas a seguir para organizar essa configuração.
1. Mapeie dados, documentos e funcionalidades
Comece identificando tudo o que o sistema concentra e permite fazer. Ponto, banco de horas, folha, dados bancários, contratos, atestados, férias, relatórios e documentos admissionais são alguns exemplos.
Não olhe apenas para os dados: considere também as ações disponíveis sobre eles. Um usuário pode precisar visualizar uma informação sem poder editá-la, enquanto outro pode precisar aprovar uma solicitação sem ter acesso às demais informações daquele colaborador.
Esse mapeamento mostra onde as permissões precisam ser mais granulares, principalmente quando diferentes tipos de documento ficam centralizados no mesmo ambiente.
2. Crie perfis de acordo com as funções
Em vez de configurar cada novo usuário do zero, organize as permissões a partir das funções existentes na empresa.
Administrador, profissional de RH ou DP, gestor, colaborador e prestador externo podem servir como pontos de partida, desde que os acessos de cada perfil sejam adaptados à realidade da organização.
Assim, uma troca de funcionário não exige reconstruir toda a lógica: o novo usuário recebe as permissões compatíveis com a função que vai exercer.
3. Libere somente o necessário para cada atividade
Retome a pergunta que não quer calar: tal pessoa precisa de tal dado ou funcionalidade para executar o trabalho dela?
A resposta ajuda a decidir não só quais telas ficam disponíveis, mas o que o usuário poderá fazer dentro delas: visualizar, inserir, editar, aprovar, excluir, exportar ou administrar.
→ Sempre que o sistema permitir, configure essas ações separadamente, pois isso evita a escolha entre dois extremos pouco eficientes: bloquear uma informação necessária ou liberar mais do que a função exige.
4. Teste cada perfil antes de colocar em uso
Depois de configurar as permissões, confira na prática o que cada tipo de usuário consegue fazer.
Teste, por exemplo, se um gestor consegue realizar as aprovações pelas quais é responsável sem visualizar informações desnecessárias e se um colaborador acessa os próprios documentos e solicitações sem alcançar dados de outras pessoas.
Essa conferência também ajuda a encontrar menus, relatórios, campos ou possibilidades de exportação que passaram despercebidos durante a configuração.
5. Registre concessões e acompanhe ações relevantes
A organização das permissões não termina quando o acesso é liberado. Mantenha um registro de quais perfis foram concedidos, para qual finalidade e quem foi responsável pela autorização.
Também verifique quais recursos de auditoria o sistema oferece.
Dependendo da ferramenta, o histórico pode registrar informações como usuário, data e hora, alterações, aprovações, exportações ou outros eventos. A granularidade varia de um sistema para outro, então, confirme exatamente quais ações ficam registradas e por quanto tempo o histórico permanece disponível.
6. Revise e revogue permissões quando a necessidade mudar
Uma permissão que fazia sentido meses atrás pode deixar de ser necessária, por isso, defina uma rotina periódica de revisão e faça uma nova conferência sempre que houver mudança de cargo ou responsabilidades, transferência de área, desligamento ou alteração e encerramento do contrato de terceiros.
Na mudança de função, não se limite a acrescentar novas permissões verifique também quais acessos antigos precisam ser retirados. Quando a necessidade de acesso terminar, inclua a revogação no processo responsável pelo encerramento.
7. Verifique se o seu sistema está de acordo com as suas expectativas
Aproveite o momento de mudança para entender se os recursos oferecidos pela tecnologia no dia a dia atendem às necessidades de permissões e acessos do seu RH e DP. Apure também se as funcionalidades adicionais do sistema ajudam na redução de retrabalho e na economia de tempo e dinheiro.
O ideal é que você tenha uma solução de RH que:
- Permita criar diferentes perfis de acessos
- Ofereça permissões diferentes para quem visualiza, edita, aprova etc.
- Restrinja o acesso a informações e funcionalidades
- Mantenha usuários individuais
- Facilite a concessão, alteração e revogação de acessos
- Ofereça recursos de rastreabilidade
- Centralize rotinas importantes (registro de ponto, documentos e solicitações, assinaturas digitais etc.)
- Dê autonomia a gestores e funcionários em suas tarefas
Essa solução de gestão de RH e DP, finalmente, vai ser o que você precisa para ir além do básico “digitalizar”, ganhando eficiência na rotina e mais controle sobre o que importa e preocupa.
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