O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET), caixa postal eletrônica do Ministério do Trabalho e Emprego por onde o empregador recebe notificações, intimações, avisos de fiscalização e outros atos administrativos ligados às relações de trabalho, tem prazo para todas as comunicações publicadas nele.
O que entra nessa caixa postal vira ciência tácita em 15 dias corridos, ou seja, vira algo que, supostamente, já ficou conhecido pelo empregador (mesmo que ninguém tenha aberto a mensagem), por isso, especialistas em gestão de pessoas recomendam acompanhá-la periodicamente, de preferência ao menos uma vez por semana, com responsáveis definidos e registro de todos os “recebidos”.
Em resumo, a rotina administrativa que protege as empresas em relação ao prazo das comunicações do DET envolve responsável nomeado, substituto, frequência fixa de acesso e registro de cada leitura.
E o aviso não chega mais em papel, mas fica no sistema, esperando ser visualizado! Entenda detalhes adiante.
O que é o DET mudou na rotina administrativa das empresas?
Considere o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) como uma das obrigações trabalhistas mensais de todas as empresas hoje em dia, colocando-o no mesmo patamar do controle de jornada e do envio de eventos ao eSocial.
Atualmente, o acesso ao DET e a visualização de comunicações registradas nele acontece por iniciativa da empresa, não por lembrete vindo de fora ou em papel.
Com o DET, a Inspeção do Trabalho pode encaminhar notificações, intimações e outros atos administrativos eletronicamente às instituições, sem depender de qualquer entrega presencial ou postal, por isso, cabe à cada empresa incluir a consulta ao sistema na rotina administrativa.
Como funciona a caixa postal do DET?
O prazo para consulta às comunicações feitas no DET é de 15 dias corridos, contados a partir da data de cada publicação. Se o empregador não consultar o teor da comunicação nesse período, a chamada “ciência tácita” – quando a comunicação passa a ser considerada conhecida pelo empregador mesmo sem ter sido consultada – ocorre automaticamente no primeiro dia útil seguinte ao fim do prazo de 15 dias.
A ciência tácita funciona, portanto, como uma régua para a organização interna das empresas, e deixar a caixa postal sem acompanhamento por longos períodos aumenta o risco de um gestor descobrir uma comunicação quando parte do tempo disponível para agir já passou.
Quem precisa acessar e acompanhar o DET?
O DET alcança pessoas físicas e empresas que podem ser fiscalizadas pela Inspeção do Trabalho, mesmo que não tenham funcionários registrados.
Pessoas físicas com CPF e pessoas jurídicas com CNPJ abrangidas pela fiscalização trabalhista, inclusive, já possuem cadastro inicial no sistema, portanto, conseguem acessá-lo em instantes. Não é necessário fazer uma adesão específica ao Domicílio Eletrônico Trabalhista.
Empresas com filiais também precisam garantir o acompanhamento das comunicações destinadas a cada estabelecimento.
Ao acessar o DET pelo perfil da matriz, seu gestor já consegue visualizar e gerenciar também as outras unidades fazendo uma breve troca de perfil, porém, a recíproca não é verdadeira, e o acesso pelo perfil de uma filiam fica restrito somente àquele estabelecimento.
Como acessar o DET? Passo a passo
O primeiro acesso ao Domicílio Eletrônico Trabalhista é feito pelo portal do DET e com autenticação pelo gov.br. Depois do ingresso, a dica é que o responsável por manejar essa caixa postal confira todos dados disponíveis no sistema e cadastre ou atualize contatos que receberão os alertas de novas comunicações.
Em busca de um passo a passo? Siga este aqui:
- Entre no portal do DET e faça a autenticação pelo gov.br
- Selecione o perfil correspondente ao empregador que você representa
- Confira os dados cadastrais e mantenha os contatos atualizados
- Cadastre pelo menos um e-mail válido para receber os alertas do DET
- Defina internamente um responsável titular e um substituto pelo acompanhamento periódico da caixa postal
Se um contador ou outro terceiro precisar acessar o DET em nome da empresa, conceda a essa pessoa os poderes necessários por meio do Sistema de Procuração Eletrônica (SPE).
Apenas lembre-se de que a procuração é uma forma de você permitir que um terceiro autorizado atue em seu nome, mas não elimina a necessidade de a empresa manter uma rotina interna para acompanhar comunicações e prazos.
“Ninguém abre a caixa postal do DET na minha empresa, e agora?”
Agora, saiba que você está perdendo tempo de ação.
Depois da ciência, expressa ou tácita, da comunicação, passam a valer os prazos aplicáveis à cada comunicação recebida e descobrir uma notificação que existe há dias pode reduzir a janela disponível para você reunir documentos, atender ao que foi solicitado ou regularizar uma situação apontada pela fiscalização.
É nesse ponto que o DET encosta no compliance trabalhista no departamento pessoal, pois estar em conformidade não significa apenas fazer a coisa certa, mas conseguir comprovar e responder tudo o que for necessário dentro do tempo que a Lei exige.
Sem falar nos custos internos e que não são contabilizados! Descobrir uma notificação vencida gera aquela conversa desconfortável com o tema “como ninguém viu isso?”, e desperta em alguém a sensação de estar em falta sem nem saber por quê.
A boa notícia é que esse risco se resolve com processo, não com esforço extra.
5 dicas para você não perder prazos do DET e organizar sua rotina administrativa
Tire o acompanhamento da caixa postal da memória de alguém e transforme-o em etapas de uma rotina empresarial!
1. Defina um responsável e um substituto
Escolha quem ficará responsável pelo acompanhamento do DET no dia a dia e deixe nome e cargo definidos por escrito. Também nomeie um substituto para assumir a tarefa durante férias, licenças, desligamentos e outras ausências do titular.
Normalmente, esse responsável é alguém do RH ou do Departamento Pessoal, e nunca é demais repetir que um contador, tendo acesso ao DET por procuração eletrônica, até pode ajudar na demanda, mas não deve ser o único a observar comunicações.
2. Consulte a caixa postal pelo menos uma vez por semana
A norma exige consultas periódicas ao DET, mas não determina uma frequência semanal. De qualquer forma, como boa prática administrativa, confira a caixa postal pelo menos uma vez por semana para ter margem de identificar novas comunicações antes da ciência tácita e agir com antecedência.
Quando houver fiscalização em andamento ou outra demanda que exija acompanhamento próximo, aumente a frequência de acessos e faça até conferências diárias enquanto necessário.
3. Registre cada comunicação recebida
Transforme cada comunicação do DET em um registro rastreável contendo:
- data da publicação;
- data da ciência;
- responsável pelo acompanhamento;
- prazo aplicável;
- documentos relacionados;
- providência ou resposta adotada;
- protocolo, quando houver.
Assim, mesmo meses depois, a empresa consegue identificar quem acompanhou o caso, quando isso aconteceu e o que foi feito.
4. Crie um fluxo para tratar cada nova comunicação
Não encerre o acompanhamento depois de abrir a mensagem. Adote um fluxo de acesso ao conteúdo, registro de ciência e prazo, identificação de quem deve tratar cada demanda, reunião de documentos necessários, resposta ao solicitado e armazenamento de retorno e protocolo.
Dessa forma, o próximo passo estará sempre em vista!
5. Centralize documentos e evidências
Para fechar com chave de ouro a sua rotina administrativa, evite deixar documentos relacionados às comunicações do DET espalhados em e-mails ou pastas locais.
Mantenha contratos, holerites, espelhos de ponto, atestados e outros documentos trabalhistas organizados e facilmente recuperáveis para agilizar o atendimento caso sejam solicitados pela fiscalização.
Guarde também os registros da comunicação, os documentos utilizados, a resposta enviada e o respectivo protocolo para manter um histórico completo das providências adotadas pela empresa.
Sua missão não termina no DET
Aproveite a oportunidade e otimize a gestão dos documentos dos seus colaboradores, tornando-a digital e compartilhada com pessoas autorizadas, assim, tudo fica localizável e a empresa responde fiscalizações e comprova informações em questão de minutos quando precisar.
Quando uma comunicação exige documentos, perder tempo procurando contratos, holerites, espelhos de ponto ou outros registros trabalhistas pode dificultar o cumprimento do prazo, mesmo quando a notificação foi identificada a tempo, por isso, centralize arquivos em um sistema completo de RH.
Alie processos e tecnologia para a real transformação da sua rotina.
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