Qual a melhor maneira de fazer um processo de integração eficiente?

Fazer um processo de integração na empresa ajuda a acolher novos funcionários e, também, com que todos trabalhem melhor juntos. Confira tudo sobre o processo onboarding.

Processo de integração

O processo de integração de funcionários costuma ser feito no momento em que ocorre a contratação. De modo geral, é comum que o primeiro dia do novo funcionário seja resumido a ser apresentado aos colegas e ficar a par de suas tarefas. Ou seja, muitas vezes, acaba por aí.

Para que isso não ocorra, é preciso saber que o bom processo de integração é conhecido como onboarding e que ele traz muitos benefícios à organização, tanto em relação à produtividade e resultados quanto ao próprio clima dentro do ambiente de trabalho.

O processo de onboarding

O onboarding está relacionado, principalmente, à integração dos novos funcionários, mas nada impede de serem utilizadas algumas das suas estratégias, pensando a longo prazo, na empresa.

Ou seja, é preciso continuar realizando treinamentos, dinâmicas em equipe e integrações, para que todos continuem aprendendo e evoluindo juntos no trabalho.

O que é onboarding

O processo de onboarding é uma maneira de familiarizar e integrar o recém chegado à cultura da empresa, aos objetivos e aos colegas do setor.

Esse tipo de procedimento é ótimo para que o funcionário se sinta bem-vindo e tenha de fato vontade de trabalhar e produzir com o seu melhor, alcançando todo o potencial que tem dentro de si.

Esse tipo de relacionamento entre pessoa e empresa é ótimo para estabelecer vínculos duradouros.

Benefícios do onboarding

Dentre os benefícios que essa prática de integração acrescenta à empresa, podemos citar, por exemplo, o aumento da sua credibilidade.

E como funciona isso? Se o funcionário gosta do ambiente em que trabalha e é bem recebido por colegas e gestores, ele quer permanecer nesse meio.

Por isso, a rotação de funcionários (turnover) diminui consideravelmente, pois os empregados que estão satisfeitos espalham essa notícia para familiares, amigos e possíveis novos talentos que passam a desejar ter uma função na companhia.

Tudo isso contribui para criar um bom clima organizacional, uma vez que a parceria e respeito entre colegas de equipe e gestores é fundamental também na motivação do pessoal.

Quem está motivado produz melhor e tem mais empenho para desenvolvimento profissional e pessoal.

Etapas do onboarding

Para implementar essa prática, é preciso seguir alguns passos “pré-definidos”. De modo geral, essas etapas provavelmente já aconteceriam de maneira intuitiva e natural, mas, para manter o processo mais organizado e conseguir planejar melhor a integração dos funcionários, é válido conferir e tentar seguir esses estágios.

Pré-chegada

A partir do momento de contratação, já pode ser encaminhado um e-mail para o novo colaborador, para que comece a se familiarizar com as políticas e práticas da empresa, assim como suas funções e atividades principais do dia a dia.

Introdução e orientação

No primeiro dia, pode ser entregue um material similar ao que foi enviado previamente por e-mail, como um manual de integração, e realizado um tour pelo espaço de trabalho, orientando e explicando algumas informações gerais e mais importantes.

Também é importante não sobrecarregar o funcionário já na sua chegada, começando apenas por alguns aspectos básicos e essenciais. Ao longo da semana e do mês, a ambientação irá acontecendo de maneira gradual.

Assimilação

Depois de dadas todas as informações e que todos os materiais estiverem nas mãos do funcionário, ele certamente precisa de um tempo para assimilar tudo que lhe foi passado.

Por isso, permita com que se instale no espaço a ele destinado (sua mesa ou sala, por exemplo), para tomar seu tempo e processar todas as informações.

Integração e contribuição

Essa é a parte quando se aplicam as principais ações de integração dos colaboradores. É o momento em que as atividades vão gerar um elo entre os membros da equipe, isto é, as funções terão a necessidade do trabalho em grupo.

Já é um bom momento, também, para fazer uma breve avaliação de como os funcionários trabalham em conjunto - e uma brecha para planejar treinamentos e capacitações no futuro.

Acompanhamento

E, claro, não poderia faltar uma etapa de acompanhamento de processos e resultados. E manter essa etapa para poder entender o que funciona, o que não funciona, o que precisa ser feito diferente, qual setor pode receber um novo treinamento (e que tipo de treinamento), entre outro fatores.

Para melhorar cada vez mais o método de integração utilizado na empresa, acompanhar resultados é um passo indispensável.

Dicas para fazer um processo de integração

Tendo uma boa ideia de como são classificadas as etapas do onboarding, você pode ter uma base, também, de como aplicar estratégias de integração derivadas desse processo.

Para novos funcionários, por exemplo, é importante disponibilizar um bom espaço de trabalho para recebê-los no primeiro dia. Uma boa cadeira, um computador, uma agenda ou calendário de mesa, além do manual de integração que apresente a empresa, como já citamos, são itens interessantes que vão ajudá-lo a se acomodar.

Além disso, é interessante definir um “padrinho” ou "madrinha" para a primeira semana do novo integrante da equipe, pois pode ser útil nos casos em que há muitas informações a serem transmitidas.

Juntamente da familiarização com a própria empresa pelos olhos de quem já está ali há mais tempo, esse tipo de relação ajuda a conhecer bem a equipe com quem irá passar a maior parte do tempo.

É importante escolher um funcionário integrador que, além de conhecer todos os sistemas e métodos, seja bom com pessoas, ou seja, tenha esse perfil.

Outras dicas podem ser proveitosas também para quem já trabalha na empresa e está precisando de um empurrãozinho para melhorar seus resultados, tais como:

  • definição de objetivos e metas;
  • criação de cronogramas;
  • treinamentos e capacitações; e
  • coffee breaks ou happy hours.

Lembre-se que definição de objetivos e metas precisam ser feitas de maneira realista, afinal, ninguém vai se esforçar para tentar alcançar um resultado impossível. Então, trabalhe com fatos e estatísticas prévias para criar metas lógicas e práticas no futuro.

A criação de cronogramas, da mesma maneira, precisa ser pensada de maneira estratégica e pragmática. Um bom estilo para separar (ou delegar) tarefas é colocar as mais difíceis e/ou demoradas logo para o primeiro e ir jogando as mais fáceis e rápidas para o final da semana.

De maneira geral, os treinamentos e capacitações serão baseados no que o gestor observar do dia a dia de trabalho. Se ele perceber, por exemplo, que os integrantes estão precisando melhorar a comunicação, será necessário o planejamento de um treinamento voltado para essa questão.

Os coffee breaks e happy hours podem acontecer junto dos treinamentos, como uma tática para dar a chance da equipe conseguir relaxar e conversar sobre diversos temas, não somente os relacionados ao trabalho.

Há muitas maneiras de realizar o onboarding, desde os coffee breaks ao manual de integração, e lembre-se que tudo isso tem muita importância, pois o capital humano é o mais valioso da sua empresa.

Uma empresa é feita de pessoas: cuide das suas.

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