No Brasil, a obrigatoriedade do ponto eletrônico existe para empresas com mais de 20 funcionários. A regulamentação foi instituída pela Portaria 1510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), mas é importante frisar que a Portaria 373 do MTE, de 2011, flexibilizou essa obrigação para que fosse possível que as empresas pudessem adotar sistemas alternativos de controle de ponto.
Isso porque a lei previa que todas as empresas precisavam comprar o relógio de ponto eletrônico, também chamado de REP (Registro Eletrônico de Ponto). Porém, esse equipamento tem um custo alto e também manutenção mensal, além de precisar de um software de controle de ponto para receber as informações do REP e ser possível calcular a folha de pagamento.
Depois, ainda tivemos mais uma portaria em 2021, que também alterou mais algumas questões referentes ao assunto, como veremos a seguir.
Como funciona a obrigatoriedade do ponto eletrônico
Depois da Portaria 373/2011, que flexibilizou o uso do controle de ponto para sistemas alternativos ou relógios digitais e não apenas para o REP, em 2021, o MTE lançou a Portaria 671/2021, conhecida como a nova lei do ponto eletrônico, mas que também trata sobre o controle de ponto manual e diversos outros aspectos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Antes de falarmos dela, só gostaríamos de lembrar que a razão dessa obrigatoriedade existir é porque algumas empresas deixam de lado a lei e não controlam a jornada de trabalho dos funcionários, por desconhecimento da regulamentação ou até mesmo por não saber quais ferramentas podem ser usadas para fazer o controle de ponto.
Além de poder ter problemas com a fiscalização trabalhista, empresas que não dão atenção correta a esse controle podem ter problemas internos também, de gestão. Isso porque não tem como uma empresa saber os horários de entrada, intervalo e saída de todos os seus funcionários se não usar um sistema bem organizado. E aí, vira uma bagunça, né?
É para evitar esses problemas que você deve levar o controle de ponto a sério, não apenas porque a legislação obriga.
Portaria 671/2021: nova lei do ponto eletrônico
Essa portaria surgiu para complementar o Decreto nº 10.854/2021 que simplifica algumas portarias e trouxe alterações importantes tanto para empresas que contratam funcionários com carteira assinada quanto para trabalhadores que atuam com carteira assinada.
Ponto eletrônico: regras que devem ser seguidas
No que se refere ao ponto eletrônico, essa portaria consolida regras das legislações anteriores e define:
- Obrigatoriedade da emissão de comprovantes de registros de ponto impressos ou eletrônicos.
- Disponibilidade de todos os comprovantes de registros sem que seja necessário solicitar. Os colaboradores devem poder acessar esses documentos pelo próprio sistema.
- Disponibilidade de arquivos de registros de ponto armazenados pela empresa para os funcionários em formato .PDF e assinados de forma eletrônica.
- Disponibilidade de todos os registros feitos nas últimas 48 horas, pelo menos para os funcionários.
- Extinção da necessidade de realizar convenções coletivas e outros tipos de acordos para que sistemas alternativos sejam adotados pelas empresas no controle de jornada de trabalho dos trabalhadores.
- Obrigação de emissão, por parte das empresas, dos arquivos fiscais em modelo AFD e não mais em modelos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) ou ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Além disso, todos devem conter informações específicas que constam entre os aspectos estabelecidos no próprio registro da portaria e devem ser consultados de forma online para maiores detalhes.
Qual a quantidade de funcionários para ponto eletrônico
A obrigatoriedade segue sendo para mais de 20 funcionários. Empresas que têm menos de 20 funcionários podem realizar o controle da jornada de forma manual se desejarem. Entretanto, é importante ressaltar que esse não é um formato confiável e é passível de erros, o que pode prejudicar a sua gestão.
Tipos de registro de ponto
Outra questão importante é que, segundo a nova portaria, o Registro Eletrônico de Ponto (REP) já previsto lá em 2009 pela lei que deu origem a todas as definições, passa a contar com três tipos de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP):
- REP-C: registro convencional de ponto eletrônico.
- REP-A: específico para ferramentas, plataformas e programas de computador usados no registro e no controle de ponto.
- REP-P: executado especificamente por meio de programas e softwares completos de gestão empresarial. Nesse caso, é necessário ter certificação do Instituto Nacional da Propriedade Individual (INPI).
Ponto eletrônico de funcionários
Até aqui, já ficou clara a importância de realizar o controle de ponto eletrônico dos seus funcionários, independentemente da legislação, não é mesmo? Essa é uma forma justa e segura de averiguar todas as entradas, pausas e saídas dos profissionais da sua empresa para gerar a folha de pagamento de forma automatizada, sem burocracia ou erros.
O mau gerenciamento das horas trabalhadas leva a ações trabalhistas e você pode evitar isso utilizando um ponto eletrônico eficiente. Com ajuda da Coalize, sua empresa pode tanto usar um relógio de ponto biométrico quanto um aplicativo que permite que seus funcionários batam o ponto pelo próprio celular ou ainda por um computador ou tablet.
No caso do relógio com ponto biométrico, você permite que o profissional bata o ponto com cartão magnético, senha numérica ou leitor de impressão digital, pois o relógio conta com biometria homologada.
Já no caso do ponto pelo próprio celular do funcionário, o controle é feito por geolocalização, ou seja, você pode delimitar em qual área seu colaborador pode fazer o registro do ponto.
Seja qual for a opção escolhida, tenha certeza de contar com um ponto sem erros e fraudes, além de mais segurança e controle para a sua empresa.
Agora que você já sabe como funciona a obrigatoriedade do ponto eletrônico, continue acompanhando o nosso blog para mais dicas como essa!
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