O controle de ponto eletrônico só cumpre seu papel quando feito dentro do que a legislação trabalhista exige, ou seja, quando documentado, auditável e adequado às normas de jornada, por exemplo.
E é nesse ponto que muitas empresas erram sem perceber! Inclusive, é esse ponto que muitos gestores e líderes ainda desconhecem, então, este artigo foi escrito pelos especialistas da Coalize para esclarecer algumas dúvidas.
Aqui, você vai entender exatamente como o controle de ponto eletrônico funciona, o que a legislação exige, quais são os tipos de registro reconhecidos por Lei e quais erros evitar ao implementar a alternativa na sua organização.
Continue a leitura!
O que é o controle de ponto eletrônico?
O controle de ponto eletrônico é aquele que acontece através de um sistema digital ou automatizado, implementado em empresas ao redor do Brasil para facilitar o registro de entradas, saídas e intervalos dos colaboradores.
Ele vai além da marcação de jornada em um livro-ponto ou planilha e também é mais do que o uso de um relógio mecânico tradicional, por isso, oferece informações mais relevantes e em maior quantidade, favorecendo a obtenção de uma espécie de “histórico digital” de cada marcação – com data, hora e localização, por exemplo.
E esse histórico vira o espelho de ponto no final do mês, comprovando a jornada de cada funcionário e auxiliando o RH ou Departamento Pessoal no fechamento da folha de pagamento.
Ainda, as informações do controle eletrônico podem ser usadas em auditorias ou quando há questionamentos por parte dos funcionários sobre as obrigações trabalhistas, bem como na adequação de escalas, férias, folgas etc.
Como funciona o controle de ponto eletrônico?
Os registros feitos eletronicamente costumam funcionar assim:
- O colaborador marca entradas, saídas e intervalos todos os dias por meio do software de controle de ponto escolhido pela empresa (web, aplicativo, biometria ou reconhecimento facial, geralmente)
- Imediatamente, o sistema coleta as informações da marcação, incluindo localização geográfica se há a opção de ativação desse dado ou um recurso de cerca virtual habilitado no sistema
- Todos os registros são armazenados na nuvem com segurança jurídica, garantindo sua integridade e impossibilitando alterações
- O RH/DP da empresa, assim como gestores e líderes diretos, têm acesso aos dados em tempo real para gerenciar ocorrências e finalizar a folha de pagamento
- Ao final do mês, o sistema gera o espelho de ponto automaticamente para assinatura do colaborador
A depender da tecnologia, é possível integrar a contabilidade com a folha de pagamento também, assim como receber documentos à distância, coletar assinaturas digitais, dentre outras coisas. E tudo seguindo o que pede a legislação.
O que diz a CLT sobre o controle de ponto eletrônico?
A CLT não aborda a utilização do ponto eletrônico especificamente, mas seu artigo mais famoso (art. 74) determina a obrigatoriedade do registro de jornada para empresas com mais de 20 colaboradores.
Pela Lei, o controle pode ser manual, mecânico ou eletrônico, desde que o registro exista e seja auditável, porém, hoje em dia, recomenda-se que esse registro seja feito de forma moderna para garantia de segurança de todas as partes.
E qual normativa regulamenta o ponto eletrônico?
As regras para registro de ponto eletrônico são definidas pela Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Essa normativa traz os tipos de registradores eletrônicos permitidos – REP-C, REP-A e REP-P –, além de estabelecer as normas técnicas que cada sistema deve atender para garantir a validade jurídica das marcações.
Portanto, empresas que querem se adequar completamente à legislação trabalhista e implementar opções modernas de controle precisam, na prática, estar em conformidade tanto com a CLT quanto com a Portaria 671.
Tipos de controle de ponto eletrônico regulados pela Portaria 671/2021
Conheça de forma mais aprofundada cada um dos REPs que a Portaria 671 regulamenta. Perceba como os diferentes tipos têm características, vantagens e limitações distintas: esse será o primeiro passo para você escolher a opção ideal para a sua empresa.
Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)
É o relógio de ponto físico, instalado na empresa e certificado pelo INMETRO. A cada marcação, ele emite um comprovante. Ainda é utilizado em ambientes com trabalho 100% presencial, apesar de não mais recomendado em comparação com outras alternativas modernas.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A)
É um sistema digital que permite o registro por meio de aplicativo ou pela internet, geralmente usado para controle de jornadas de equipes, presenciais, externas ou híbridas.
Para ter validade jurídica, seu uso precisa ser estabelecido por acordo coletivo negociado diretamente entre empresa e sindicato dos trabalhadores, ou convenção coletiva, negociada entre sindicatos de ambas as partes. O acordo individual entre empresa e funcionário não é o suficiente.
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P)
É similar ao REP-A, mas dispensa acordos ou convenções para validade jurídica, bastando registro adequado do software e atendimento aos requisitos técnicos Portaria 671; é o primeiro modelo de controle de ponto 100% via software reconhecido legalmente no país.
“Qual o melhor controle de ponto eletrônico para a minha empresa?”
A escolha do melhor controle de ponto depende da sua operação, da modalidade na qual sua equipe trabalha e da rotina de colaboradores, líderes diretos, Departamento Pessoal e financeiro, principalmente.
Como você viu anteriormente, em vez do REP-C, hoje, para qualquer empresa, a recomendação* é de uso de REP-A ou REP-P.
*Recomendação válida até para instituições com menos de 20 colaboradores, se a ideia for garantir economia de tempo e dinheiro, bem como melhora no clima organizacional!
Seja qual for a sua escolha, fica a dica: garanta que os registros aconteçam de forma consistente diariamente, ou seja, atente-se ao máximo para evitar erros.
5 erros mais comuns no controle de ponto eletrônico e como evitá-los
Afinal, você consegue acessar rapidamente o espelho de ponto automatizado de qualquer funcionário? Dos últimos cinco anos? E todos estão assinados pelo colaborador? As horas extras também ficaram registradas? Se a resposta for “não”, cuidado com os erros!
Essas e outras falhas foram listadas adiante para você começar a se prevenir:
- Não registrar horas extras trabalhadas, tornando-as “invisíveis”
- Não insistir na coleta de assinatura do espelho de ponto, tornando-o um documento contestável
- Não configurar corretamente os parâmetros do sistema, como horários, turnos e regras.
- Não integrar o sistema ao fechamento da folha, manter o ponto desconectado ao processamento cria retrabalho e espaços para inconsistências.
- Não guardar os registros pelo prazo legal de 5 anos
Evite esses erros, decidindo certo desde o primeiro passo da implementação do seu sistema.
Como um bom sistema de ponto eletrônico evita erros trabalhistas?
Os erros não são evitados só pelo fato de a sua empresa ter uma tecnologia, mas pelo fato de a tecnologia certa ajudar a reduzir processos manuais passíveis de falhas! Um bom sistema de controle de ponto eletrônico:
- Calcula automaticamente qualquer minuto de hora extra e jornadas noturnas
- Deixa as horas extras e negativas visíveis para RH e gestores
- Entrega espelhos de ponto completos, com horários de entradas, saídas e intervalos, horas extras, faltas e assinatura
- Permite a assinatura digital do espelho de ponto eletrônico
- Mantém o banco de horas sempre atualizado, com histórico de compensações
- Armazena as marcações em nuvem por tempo indeterminado
- Permite a criação de cercas virtuais para registros corretos de quem trabalha externamente ou à distância
- Tem integrações valiosas para a otimização dos recursos da empresa e do RH
Quanto mais adequada a solução de controle de ponto (à empresa e às exigências do mercado), menos o RH precisa trabalhar manualmente e menores as chances de erros.
E, quanto menores as chances de erros, menores os passivos trabalhistas acumulados pela empresa ao longo do tempo!
A decisão cabe a você
Fazer um controle de ponto eletrônico e pesquisar uma solução antes de escolher a melhor não tem a ver com você desconfiar dos funcionários ou da capacidade de quem se responsabiliza pela gestão de pessoas por aí.
Você está tomando uma decisão para proteger sua empresa e garantir que tudo que foi acordado com cada colaborador seja cumprido e documentado!
Lembre-se disso. Decida certo.
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