Ficha de Admissão: passo a passo para fazer uma

Como fazer ficha de admissão

Todo profissional de Recursos Humanos sabe que algumas documentações são essenciais para evitar problemas no futuro ou erros.

Ao realizar a admissão de um funcionário, por exemplo, são várias etapas e alguns detalhes não podem ficar para trás.

Para ajudar você a ter uma checklist perfeita, vencendo qualquer burocracia, preparamos um passo a passo.

Tudo começa pelas informações e documentos básicos

O cabeçalho da sua ficha deve conter as informações básicas do novo funcionário, para ser mais fácil de encontrar essa documentação depois e tudo ficar mais organizado. Inclua:

nome completo;
função;
salário;
data de admissão;
horário de trabalho; e
grau de instrução.

Checklist da documentação para solicitar ao colaborador

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte
1 foto 3x4
Atestado médico admissional
Cópia da Carteira de Identidade (RG)
Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF)
Cópia do Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições
Cópia do cartão de inscrição no PIS
Cópia do Certificado de Reservista, se menor de 45 anos
Cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH)
Cópia do comprovante de residência
Cópia da Certidão de Casamento, se for o caso, ou Certidão de Nascimento
Cópia da Certidão de Nascimento de filhos menores de 21 anos

Ainda antes da admissão

Também é interessante fazer uma checklist de infraestrutura, para deixar o espaço no qual o funcionário irá trabalhar apto para o uso.

É importante que o funcionário se sinta bem e incluído na empresa, especialmente nos primeiros dias, para que possa focar em toda a informação nova que vai receber. Quanto mais bem instalado estiver, melhor. Por exemplo:

mesa e cadeira;
telefonia;
equipamentos (no caso de um escritório, computador, monitor, teclado, mouse);
acesso aos softwares necessários;
configuração do e-mail do funcionário, bem como acesso a grupos de comunicação interna.

Depois da admissão

Depois de recepcionar o funcionário e fazer a coleta de toda a documentação, existem alguns passos que devem ser observados para que ele entenda a cultura e a dinâmica da empresa. Sugerimos:

se existir algum treinamento obrigatório, informar e agendar ele para tal;
se existirem benefícios como de saúde, alimentação ou assistencial, por exemplo, realizar o cadastramento;
se existir um termo de confidencialidade da empresa, ler e assinar com ele;
se existir um código de conduta da empresa, também ler e assinar;
apresentar todas as áreas da empresa, funções e objetivos;
realizar atividades de recepção, se houver;
também pode ser interessante fazer uma reunião com um superior do funcionário antes de começar, para definir objetivos de desempenho, medidas e processos de avaliação lembrando sempre de dar feedbacks de forma frequente depois, se fazendo sempre presente e acompanhando o funcionário.

Mais algumas observações importantes

Modelo de rejeição do vale-transporte

Caso o funcionário não precise usar o vale-transporte, esse documento pode ser bem simples, como exemplificado abaixo, precisando apenas ser assinado por ele:

À
(nome da empresa)
CNPJ nº (informar)

Eu, (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), portador(a) da CTPS nº (informar), série (informar), residente e domiciliado(a) à (rua), nº (informar) - (bairro), na cidade de (município) - (UF), declaro que não farei uso do benefício do vale-transporte, desde já isentando a empresa de seu pagamento.

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)
(nome)

Agendamento de exame admissional

Para que o empregado consiga o atestado de exame admissional, é interessante que você já deixe uma data agendada com a empresa responsável pelo exame e informe o funcionário no primeiro dia de trabalho, ou até mesmo antes, para que não exista demora para obter esse documento da checklist.

Lembrando que o exame admissional deve ser feito em até 15 dia após a data de contratação e que testes de gravidez, HIV e esterilidade são proibidos!

Fazem parte desse tipo exame: testes simples, como de batimentos cardíacos e pressão arterial, para avaliar o quadro clínico do funcionário, ou mesmo questionários sobre histórico de doenças na família.

Também podem ser realizados exames ligados à função que o funcionário vai exercer, como de audição ou visão, por exemplo.

E se a admissão puder ser digital?

Graças à Medida Provisória nº 2200-2/2001, a admissão digital pode ser realizada eletronicamente sem o risco da empresa sofrer processos trabalhistas. Os funcionários só precisam fazer uma assinatura eletrônica, garantindo a veracidade dos documentos.

Esse formato também agiliza todo o processo, reduz custos e dá autonomia para o funcionário, que passa a ser protagonista na hora de preencher e enviar os formulários e documentos necessários, deixando mais tempo para o RH cuidar do que realmente importa: as pessoas.

Muito antes da pandemia chegar e do home office se popularizar, a Coalize já sabia da importância de otimizar processos do dia a dia do RH e oferecê-los de forma digital, facilitando a vida de empregadores e funcionários.

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