Tudo que uma Ficha de Registro do Empregado precisa ter

Ficha registro empregado

Você sabia que, segundo o artigo 41 da CLT, ter uma ficha de registro do empregado é obrigatório?

Além disso, ela precisa estar sempre atualizada e ter uma ordem sequencial. Porém, não veja esse fato apenas como uma obrigação. É ótimo dispor de um histórico do profissional para ter sempre em mãos todas as informações pessoais e profissionais dele.

Quando alguém solicitar ou se você precisar de algum dado de maneira urgente - como o telefone da pessoa que deve ser contatada em caso de emergência, por exemplo - vai estar tudo bem fácil de encontrar.

O que a ficha de registro do empregado deve conter?

Seguindo a CLT, o registro pode ser feito tanto em livros, fichas ou sistema eletrônico. Independentemente do formato escolhido, o importante é conhecer as informações obrigatórias:

o número e série da CTPS ou Número de Inscrição do Trabalhador, para identificar o funcionário;
data de admissão e demissão, quando ocorrer;
cargo ou função;
remuneração e forma de pagamento;
local e horário de trabalho;
identificação da conta PIS/PASEP.

Além disso, também são obrigatórias as atualizações.

Quando devo atualizar a ficha de registro do empregado?

Ter todas as informações necessárias registradas e atualizadas protege a sua empresa caso ocorra alguma fiscalização ou processo trabalhista, pois é a comprovação de que você está cumprindo a lei.

Por isso, tão importante quanto criar a ficha de registro corretamente no momento da admissão, é mantê-la atualizada.

Informe todas as concessões de férias. Cada vez que o funcionário tirar as férias, é preciso anotar na ficha. Toda alteração de função ou cargo também deve ser informada, bem como mudança salarial, garantindo que a atividade exercida é o mesma que aparece na ficha.

Acidentes de trabalho também devem ser informados: descreva da forma mais completa possível o ocorrido, com data, local, causa e data da alta. Esse tipo de acontecimento pode envolver auxílio-acidente ou doença, aposentadoria por invalidez ou reabilitação e você precisa ter tudo registrado.

Outras informações importantes de atualizar são:

qualquer alteração relacionada ao nome do empregado, seja por decisão judicial ou adição de sobrenome do cônjuge;
data de nascimento, porque um erro nesse dado pode impedir que o empregado saque seu FGTS ou entre com o pedido de algum benefício previdenciário;
a data de admissão errada pode resultar em processos trabalhistas, pois os cálculos da rescisão também estarão errados, bem como o valor do FGTS;
o endereço, pois a Caixa envia para o endereço cadastrado na ficha de registro do empregado as correspondências referentes ao saldo do FGTS;
e o número do PIS: essa informação errada por tornar o vínculo trabalhista inexistente, trazendo muitos problemas para você.

E como funciona o sistema eletrônico?

Como citamos anteriormente, essa é uma opção possível para a ficha de registro do empregado. Porém, é preciso observar o artigo 4 da Portaria MTE 41/07 – TRT, que estabelece o seguinte:

que se mantenha um registro individual para cada empregado;
que se mantenha o registro original, individualizado por empregado, acrescentando as atualizações, quando for necessário.
que permita o acesso da fiscalização trabalhista às informações, quando desejar, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

Se a empresa estiver usando um livro ou ficha, ao migrar para um sistema eletrônico, deve fazer um termo de encerramento do livro de registro, para comprovar que essa modificação aconteceu, e todos os dados físicos devem ser repassados para o novo formato.

Afinal, é preciso manter a ordem sequencial, conforme cada funcionário foi sendo admitido.

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