Tudo que uma Ficha de Registro do Empregado precisa ter

Ter uma ficha de registro do empregado dá segurança diante dos deveres trabalhistas, além de ajudar na organização. Saiba como criar uma sem esquecer nada!

Ficha registro empregado

Você sabia que, segundo o artigo 41 da CLT, ter uma ficha de registro do empregado é obrigatório?

Além disso, ela precisa estar sempre atualizada e ter uma ordem sequencial. Porém, não veja esse fato apenas como uma obrigação. É ótimo dispor de um histórico do profissional para ter sempre em mãos todas as informações pessoais e profissionais dele.

Quando alguém solicitar ou se você precisar de algum dado de maneira urgente - como o telefone da pessoa que deve ser contatada em caso de emergência, por exemplo - vai estar tudo bem fácil de encontrar.

O que a ficha de registro do empregado deve conter?

Seguindo a CLT, o registro pode ser feito tanto em livros, fichas ou sistema eletrônico. Independentemente do formato escolhido, o importante é conhecer as informações obrigatórias:

  • o número e série da CTPS ou Número de Inscrição do Trabalhador, para identificar o funcionário;
  • data de admissão e demissão, quando ocorrer;
  • cargo ou função;
  • remuneração e forma de pagamento;
  • local e horário de trabalho;
  • identificação da conta PIS/PASEP.

Além disso, também são obrigatórias as atualizações.

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Quando devo atualizar a ficha de registro do empregado?

Ter todas as informações necessárias registradas e atualizadas protege a sua empresa caso ocorra alguma fiscalização ou processo trabalhista, pois é a comprovação de que você está cumprindo a lei.

Por isso, tão importante quanto criar a ficha de registro corretamente no momento da admissão, é mantê-la atualizada.

Informe todas as concessões de férias. Cada vez que o funcionário tirar as férias, é preciso anotar na ficha. Toda alteração de função ou cargo também deve ser informada, bem como mudança salarial, garantindo que a atividade exercida é o mesma que aparece na ficha.

Acidentes de trabalho também devem ser informados: descreva da forma mais completa possível o ocorrido, com data, local, causa e data da alta. Esse tipo de acontecimento pode envolver auxílio-acidente ou doença, aposentadoria por invalidez ou reabilitação e você precisa ter tudo registrado.

Outras informações importantes de atualizar são:

  • qualquer alteração relacionada ao nome do empregado, seja por decisão judicial ou adição de sobrenome do cônjuge;
  • data de nascimento, porque um erro nesse dado pode impedir que o empregado saque seu FGTS ou entre com o pedido de algum benefício previdenciário;
  • a data de admissão errada pode resultar em processos trabalhistas, pois os cálculos da rescisão também estarão errados, bem como o valor do FGTS;
  • o endereço, pois a Caixa envia para o endereço cadastrado na ficha de registro do empregado as correspondências referentes ao saldo do FGTS;
  • e o número do PIS: essa informação errada por tornar o vínculo trabalhista inexistente, trazendo muitos problemas para você.

E como funciona o sistema eletrônico?

Como citamos anteriormente, essa é uma opção possível para a ficha de registro do empregado. Porém, é preciso observar o artigo 4 da Portaria MTE 41/07 – TRT, que estabelece o seguinte:

  • que se mantenha um registro individual para cada empregado;
  • que se mantenha o registro original, individualizado por empregado, acrescentando as atualizações, quando for necessário.
  • que permita o acesso da fiscalização trabalhista às informações, quando desejar, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

Se a empresa estiver usando um livro ou ficha, ao migrar para um sistema eletrônico, deve fazer um termo de encerramento do livro de registro, para comprovar que essa modificação aconteceu, e todos os dados físicos devem ser repassados para o novo formato.

Afinal, é preciso manter a ordem sequencial, conforme cada funcionário foi sendo admitido.

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