O termo conciliação bancária pode parecer oriundo do mundo jurídico, não é? Mas não se deixe enganar pela sua semelhança terminológica. O termo, ao contrário do que pode parecer, é empregado e utilizado pela gestão financeira, no mundo empresarial.
A conciliação bancária é, de fato, um processo que auxilia o gestor a comparar o extrato bancário das contas da empresa com as informações financeiras internas do negócio.
Isto é, consiste em comparar as movimentações financeiras efetivamente realizadas e o levantamento feito internamente pela empresa em um determinado período, para checar, por exemplo, se os recebíveis foram disponibilizados de acordo com as previsões.
Assim, pode-se dizer que o objetivo de realizar a conciliação bancária é checar as informações financeiras de um negócio. Dessa forma, o gestor compara despesas, recebimentos e saldo disponível, podendo conferir se o trabalho foi realizado de maneira correta e se houve ou não divergências no período analisado.
Quais são os benefícios de realizar uma conciliação bancária?
Com a prática desta estratégia, a empresa poderá:
- Monitorar o dinheiro das vendas via cartões e boletos;
- Descobrir fraudes internas e possíveis inconsistências;
- Reduzir a taxa de erros;
- Comunicar-se melhor com a contabilidade da empresa;
- Melhorar a tomada decisões, a partir da leitura correta das finanças;
- Planejar o orçamento do negócio.
Como você pôde perceber, bater as informações dos dois lados da moeda - a previsão interna da empresa e a saída e chegada do dinheiro, no negócio - possibilita aumentar a precisão do fluxo de caixa, ao mesmo tempo em que mostra ao gestor as necessidades financeiras da empresa, auxiliando na gestão empresarial como um todo.
Como fazer a conciliação bancária?
Agora que você entendeu o que é e para que serve a conciliação bancária do negócio, que tal aprender a estabelecer o processo em sua empresa?
Veja o passo a passo para poder instituir a conciliação e beneficiar a saúde financeira do seu negócio:
1. Crie o hábito de registrar todas as movimentações financeiras
O primeiro passo é criar uma cultura de prestação de contas na sua empresa.
É importante que todas as transações do negócio sejam anotadas e, para que isso aconteça, faz-se necessário habituar a equipe do setor financeiro, principalmente, a registrar quaisquer movimentações financeiras: entrada, saída, saldo disponível. Inclusive as entradas e saídas de pagamentos que ainda serão efetuados. Combinado?
Instituir a cultura do registro é a base para estabelecer a conciliação bancária do seu negócio.
2. Estabeleça uma rotina de registros
Este passo acontece conjuntamente com o anterior. Ou seja, uma vez que há a criação do hábito, e até mesmo para reforçá-lo, é preciso denominar quando e quantas vezes sua empresa fará os registros.
O setor responsável poderá registrar diariamente, mensalmente e, até mesmo, semestralmente. No entanto, o recomendado é realizar o controle diariamente, pois, dessa maneira, o resultado da conciliação bancária poderá alcançar a exatidão esperada.
O ideal é não deixar passar nada pelos registros, pois este registro será o controle interno da empresa.
3. Respeite os prazos
Faz parte da organização e controle do caixa de uma empresa respeitar prazos. Isto mostra, também, uma cultura ética e inteligente da gestão financeira.
Anotar os prazos e dar atenção à análise dos detalhes, demonstra a maturidade do negócio, e seus reflexos positivos na conciliação bancária são notáveis.
Respeitar prazos é, também, uma estratégia financeira, pois, ao prestar atenção às datas, a empresa evita ser multada e, como consequência, reduz custos.
4. Escolha uma ferramenta para abrigar sua conciliação bancária
Antes de realizá-la efetivamente, é necessário escolher uma ferramenta para o cruzamento das informações.
Sim, para instituir a conciliação bancária é recomendável escolher uma ferramenta parceira, que pode ser a elaboração de uma planilha ou utilizar um aplicativo.
Não é nada prático se perder em meio às papeladas, recibos, contracheques, comprovantes e extratos e não saber por onde começar, certo?
A organização dos registros é parte fundamental para o êxito da conciliação bancária. Escolher uma ferramenta para abrigar informações facilitará, e muito, o processo de comparação.
5. Compare as informações
Com o controle interno em mãos, é hora de verificar os valores encontrados com os saldos e extratos bancários. Este é o momento em que a conciliação realmente começa, onde você colocará seu levantamento interno ao lado das transações bancárias, para ver se seus registros e previsões estão batendo com as movimentações realizadas pelas contas da empresa.
6. Corrija - imediatamente - as divergências encontradas
Agora que você criou e estabeleceu uma cultura de registros, escolheu a ferramenta e comparou as informações, é necessário corrigir quaisquer divergências encontradas no balanço realizado.
Caso encontre algo não saudável para o desenvolvimento do negócio, é de sua responsabilidade agir para que o erro não volte a acontecer.
A importância da organização financeira
Fazer a conciliação bancária conferirá mais controle e ajudará na tomada de decisões estratégicas. A organização financeira que a comparação proporciona às empresas pode tirá-las de uma possível enrascada, inclusive, da falência.
E você? Irá implantar a conciliação bancária em seu negócio? Agora que você já sabe como aplicá-la em sua empresa, não há desculpa para não organizar as finanças e evitar desperdícios e mal entendidos.
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