A tecnologia de ponto deve ser adotada por empresas de todos os portes, pois é acessível, segura, versátil e tem o poder de revolucionar a gestão de pessoas. Seu controle de jornada parece ultrapassado? Então, é provável que ele esteja.
Por sorte, você pode mudar isso até o fim desta leitura!
Bater ponto com a ajuda da tecnologia é o novo normal, e quem não se adequa às demandas do mercado acaba perdendo tempo e dinheiro empenhando energia e recursos em processos que poderiam ser automatizados. Justamente por isso, o chamado ponto eletrônico se tornou uma opção interessante para qualquer negócio, independentemente do tamanho.
Apesar de que, pela lei, todo empregador com mais de 20 funcionários tem a obrigação de registrar e monitorar a jornada de trabalho de seus colaboradores, seja de forma manual, mecânica ou eletrônica, a recomendação não vale só para eles.
Conheça como funciona um sistema de ponto eletrônico e os inúmeros benefícios que a tecnologia voltada à gestão de pessoas pode trazer! Não é você que vai ficar de fora dessa, né?
O que é um sistema de ponto eletrônico?
O sistema de ponto eletrônico nada mais é do que um software que permite que o registro do horário de trabalho de um funcionário seja feito por meio de um equipamento eletrônico (relógio, computador, tablet e até mesmo celular).
Ele pode ser definido como uma solução digital que resolve seus problemas com marcações indevidas de ponto e acúmulo de tarefas na hora de fechar a folha de pagamento de seus colaboradores no final do mês. Ou você não está familiarizado(a) com esse tipo de dor de cabeça?
As tecnologias de registro e marcação de ponto são ferramentas para uma gestão moderna, segura e sustentável, na qual o livro ponto e recibos de papel são substituídos por dados em nuvem, que ficam disponíveis para o gestor assim que as horas dos colaboradores forem registradas.
E a tecnologia de ponto é permitida por lei?
Sim! Atualmente, a Portaria 671 é a responsável por garantir os direitos e deveres da empresa e do funcionário quando o assunto é controle de ponto, assim como é responsabilidade dela certificar que os dados hospedados eletronicamente permaneçam seguros.
O Registrador Eletrônico de Ponto (REP), portanto, é compatível com as necessidades das empresas Brasil afora e com os direitos do trabalhador, uma vez que seu uso é regulamentado por essa lei e só pode funcionar dentro dos padrões estipulados por ela.
Quais as regras da tecnologia de ponto?
Dentre as regras trazidas pela Portaria 671, os funcionários não podem alterar ou deletar seus registros e devem ter acesso ao comprovante de cada marcação (seja ele impresso ou digital). Além disso, a empresa não pode impedir que a marcação de ponto seja realizada.
Outras normativas específicas de implementação e o uso de um sistema eletrônico podem variar de acordo com as normas internas da empresa e, principalmente, com o tipo de REP escolhido, por isso, antes de contratar um, descubra quais são os tipos de pontos para marcação da jornada de sua equipe.
Quais são os tipos de controle de ponto com tecnologia?
Foi você quem pediu uma explicação rápida sobre os tipos de ponto atrelados à tecnologia? Fique, agora, com as definições do REP-C, REP-A e REP-P: as categorias de registradores disponíveis no mercado!
- REP-C: é o registrador de ponto convencional, que fica na parede da empresa, geralmente na entrada do estabelecimento, imprimindo um comprovante de registro assim que o funcionário marca sua presença.
- REP-A: é o registrador de ponto alternativo, que permite que o controle de ponto seja feito de forma mais flexível, através do computador, tablet ou celular. Ele opera de modo autônomo, sem a necessidade de conexão direta com sistemas externos, armazenando os dados internamente até que sejam recuperados e tratados.
- REP-P: é um registrador via programa de computador, que, apesar de muito parecido com o REP-A, armazena os dados de registro externamente, geralmente em clouds (as nuvens).
Para tornar sua empresa mais tecnológica e contar com o maior número de benefícios na hora de investir, o indicado é apostar em um REP-A ou REP-P. São eles que estão otimizando o dia a dia dos colaboradores e transformando o mercado de gestão de pessoas.
Quais são as vantagens da automatização de ponto na empresa? 12 benefícios imperdíveis
Rotina de trabalho descomplicada, fraudes e erros evitados, redução de custos, possibilidade de controle de jornada de trabalho de funcionários em regime remoto ou híbrido, registro de informações em tempo real e facilidade no fechamento da folha de pagamento são apenas algumas vantagens da automatização do ponto.
Confira a lista completa!
1. Descomplica a rotina de trabalho
Além de “falar a língua” de gerações mais novas, a automatização do registro de jornada descomplica a rotina da equipe já que, em vez de ir até o relógio de ponto e pegar um “congestionamento” na hora de pico (intervalo e saída, por exemplo), o funcionário acessa o ponto diretamente pelo computador ou celular.
Sem falar na otimização do trabalho dos profissionais de Recursos Humanos e da contabilidade da empresa, que terão acesso às informações organizadas e separadas por categoria, ideais para ajudar a equipe a fechar a folha ponto e a folha de pagamento do restante dos funcionários.
Além disso, o ponto automatizado é fácil de usar graças à sua interface intuitiva!
2. Evita fraudes e erros comuns no registro
Adotar a tecnologia ajudar você a evitar que outra pessoa bata o ponto em nome do funcionário ou que o registro da carga horária seja feito incorretamente, com marcação de horas extras indevidas ou sem a menção de atrasos e faltas que deveriam ser registradas.
O registro de ponto via REP-A ou REP-P é intransferível, feito diariamente e no momento exato da entrada, intervalo e saída do funcionário, sem a possibilidade de rasura ou correção indevida dos dados informados.
3. Segurança das informações registradas
Os dados registrados no ponto eletrônico são armazenados de forma segura, seja no próprio sistema de ponto ou em um espaço na nuvem, impedindo que pessoas não autorizadas possam modificar as informações.
E, aliás, no registro online, uma camada de segurança extra é adicionada: a criptografia.
Provavelmente, você conhece esse termo pelo WhatsApp ou outras redes sociais que precisam garantir que os dados de seus usuários não vazem.
A criptografia é uma forma de codificar mensagens, embaralhando seu conteúdo e tornando-o indecifrável, impedindo que os dados do sistema sejam alterados por terceiros e comprometam a segurança da empresa e seus colaboradores.
4. Baixa manutenção e custos reduzidos
Com exceção do REP-C, que exige uma manutenção frequente de seus relógios de ponto, as tecnologias de controle de jornada são mais baratas e fáceis de serem manuseadas, especialmente se dispositivos móveis forem incorporados na rotina de ponto.
Com a liberdade de fazer o controle de horas através do computador, tablet ou celular, o investimento em equipamentos físicos é evitado, e todo o processo de registro se torna intuitivo, então, se essa for uma alternativa viável para o negócio não pense duas vezes!
Tudo isso facilita o processo de monitoramento das horas, facilita o fechamento de ponto e reduz a chance de erros ou fraudes que possam levar a ações trabalhistas que custariam ainda mais ao financeiro do seu negócio.
5. Possibilidade do uso do próprio celular para bater o ponto
O que pode ser mais conveniente do que usar o próprio celular para bater ponto? Com a ajuda da geolocalização e de um recurso chamado de cerca virtual, você determina de qual região o funcionário pode registrar sua jornada e, ainda por cima, capricha na experiência do colaborador (employee experience).
Sua empresa está pronta para entregar a experiência que os seus colaboradores esperam? Ou você prefere continuar se apegar ao passado?
6. Possibilidade de controle do trabalho de funcionário no formato remoto ou híbrido
Assumiu de vez o formato de trabalho híbrido ou resolveu dar uma chance ao remoto? O ponto eletrônico digital acomoda diversos formatos de trabalho, permitindo que a carga horária do profissional seja registrada de casa, sem que seu salário seja comprometido no final do mês, justamente por causa dos outros dois benefícios mencionados acima!
A tecnologia no registro e marcação de ponto permite que funcionários e gestores ganhem mobilidade em sua rotina de trabalho. O que alinha a empresa às novas tendências do mercado e ao jogo de cintura exigido por ele.
7. Registro de informações em tempo real
Quer acompanhar a jornada de trabalho, as horas extras ou as faltas de determinado funcionário em tempo real? Um sistema de ponto digital agrupa as informações de registro do profissional e as disponibiliza para você!
Outro benefício trazido pela sincronização de informações em tempo real é que a solicitação de horas extras pode ser enviada ao gestor, que pode aceitar ou recusar o pedido, instantaneamente.
8. Múltiplas formas de marcação de ponto
Em vez de ficar restritas ao crachá ou cartão magnético, as tecnologias de ponto mais avançadas oferecem múltiplas formas de marcação. O colaborador esqueceu o crachá? O cartão apresentou problemas? O registro de jornada pode (e deve!) acontecer mesmo assim.
Biometria, reconhecimento facial, senha e geolocalização são maneiras modernas de evitar problemas desse tipo, sem falar na segurança adicional trazida por elas.
9. Fechamento rápido da folha de pagamento
Com as funcionalidades de registro, sincronização em tempo real e tratamento de ponto, você consegue fechar a folha de pagamento em poucos minutos e dar adeus às burocracias de final de mês!
Faltas e atrasos são descontados da folha, assim como as horas extras são calculadas e incluídas no documento – ou enviadas ao banco de horas, se esse for o caso.
10. Relatórios e gestão de documentos online
Outra vantagem do ponto inteligente são os relatórios de espelho de ponto gerados de forma automática, sem que você precise se debruçar sobre a papelada. Eles trazem dados como:
- inconsistências no ponto;
- número de faltas e atrasos;
- horas extras; e
- banco de horas atualizado.
Já pensou em como o agrupamento dessas informações podem ser úteis para alinhar os próximos 30 dias com sua equipe? Atestados também entram na “dança” da otimização, já que dá para recebê-los e armazená-los online, em um só lugar.
11. Assinatura eletrônica da folha de ponto
Elimine de vez o uso de papel e o acúmulo de documentos no escritório, economize recursos de impressão e envio de folhas por terceiros, otimize o tempo da gestão e dos profissionais que trabalham remotamente com a distribuição virtual e a assinatura eletrônica da folha de ponto.
Você disponibiliza os documentos online, diretamente pela plataforma de controle de ponto utilizada e os recebe de volta assinados do mesmo modo! É prático para você e também para toda a sua equipe, que não precisa ir até sua sala só para assinar alguns papéis rotineiros.
12. Registro offline sem problemas
E se o funcionário ficar sem acesso à internet? E se minha empresa passar por um período de instabilidade na rede? Sem problemas: uma vez que o ponto é batido, suas informações são armazenadas e sincronizadas assim que o dispositivo for conectado novamente ao Wi-Fi.
Em outras palavras, basta que a empresa utilize uma tecnologia de registro e marcação de ponto que permita a gestão offline de jornada.
Sistemas assim são regulamentados pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) desde 2009, então, não espere mais nem um instante: modernize suas operações gastando pouco, deixe que um sistema de ponto eletrônico se ocupe com processos burocráticos e repetitivos, e permita que as pessoas do seu negócio façam o que sabem de melhor: cuidar da experiência de outros seres humanos!
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