Falta de comunicação pode ser um grande problema para uma equipe. Se parte do grupo não sabe direito quais os objetivos estratégicos ou qual tarefa deve ser desenvolvida primeiro, a produtividade da empresa pode ser prejudicada.
O quadro de gestão à vista é uma ferramenta desenvolvida para solucionar esses problemas e ainda engajar a equipe.
O que é um quadro de gestão à vista
Vamos pensar, primeiro, no significado de “à vista”, que é “diante dos olhos”.
Dessa forma, podemos dizer que, a grosso modo, um quadro ou mural de gestão à vista é uma forma de colocar informações importantes da gestão, em um local de alta visibilidade.
Esse quadro serve para desenvolver a consciência situacional do trabalho da equipe e influenciar diretamente no comportamento e nas ações dos colaboradores.
Isso ocorre, porque ele deve conter dados para verificação do andamento do trabalho em relação às metas, de modo que se atualizem diante de cada tarefa feita.
Nesse quadro pode ser apresentado, também, os indicadores de desempenho da equipe.
Assim, cada funcionário tem a noção clara do que deve fazer e como suas ações impactam diretamente nos resultados da equipe.
As vantagens de um quadro de gestão à vista
Essa é uma ferramenta que serve para motivar e engajar os colaboradores, além de organizar o trabalho diário, colocando o grupo todo em prol de um mesmo objetivo.
A ideia é conscientizar a equipe dos resultados e do trabalho que fazem diariamente. E, com isso, levar cada membro a se comprometer melhor com as suas atividades.
Com um painel de gestão à vista, o funcionário recebe um feedback instantâneo de como o seu trabalho é importante para gerar resultados e alcançar o objetivo final do grupo.
Além disso, enxergar os dados de forma ampla favorece para a tomada de decisões assertivas.
Como fazer um quadro de gestão à vista
1. Mostre só o que realmente importa e faz sentido para a equipe
Um quadro cheio de informações desnecessárias pode confundir e atrapalhar na realização das tarefas.
2. Saiba exatamente quais são os objetivos e as metas
O quadro só irá funcionar se tiver um foco claro, por isso certifique-se de que os objetivos estratégicos estão bem delimitados.
3. Organize por relevância
Organize as tarefas por ordem de urgência, assim, cada funcionário saberá o que deve priorizar e realizar antes.
4. Cuidado com os indicadores de desempenho
Nem todo indicador KPI é relevante e interessante que a sua equipe tenha conhecimento, escolha os indicadores certos. Aqueles que têm uma relação direta com as atividades do grupo e que podem ser motivadores são os mais indicados.
5. Escolha qual interface usar
Você pode utilizar aplicativos e softwares para computadores, smartphones, tablets ou mesmo uma TV ou utilizar um quadro feito à mão. O importante é que fique bem localizado e atenda às necessidades da sua equipe.
6. Atualize sempre
Um painel de gestão à vista deve estar sempre atualizado, senão, não funcionará. Os feedbacks das atividades devem ser imediatos, por isso, se for mais prático, deixe que os próprios funcionários atualizem o quadro.
Exemplo de Ferramentas para o quadro de gestão
Kanban
O Kanban é uma técnica japonesa que utiliza cartões coloridos em um mural, para orientar a realização de tarefas.
Essa ferramenta permite um controle detalhado da produção da equipe, com informações de quais tarefas precisam ser feitas, quais estão sendo realizadas e quais já estão concluídas.
Pode ser feito num quadro ou num mural, com cartões ou post-its, porém, também, já se encontra em versões digitais. Normalmente, é composto pelas seguintes colunas: "Para fazer"; "Fazendo" e "Feito".
Dashboards - Painéis de Controle
Essa ferramenta engloba informações sobre os indicadores de desempenho e performance e as métricas para alcançar os objetivos.
Deve ser feita a partir de gráficos e tabelas e atualizada em tempo real, para que os funcionários monitorem os dados durante o processo.
O dashboard ajuda na tomada de decisões, a partir das informações, além de motivar a equipe com uma competição saudável. Esse painel funciona melhor feito por meios digitais.
Qual delas devo usar na minha empresa?
As duas ferramentas podem ser utilizadas juntas, já que se completam. Uma otimiza e organiza as tarefas, a outra apresenta os indicadores e as métricas para alcançar as metas.
Você pode contar, também, com um software de gestão empresarial para facilitar na implementação do seu quadro de gestão à vista.
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