Um bom relatório de jornada é aquele documento unificado que reúne cinco indicadores centrais capazes de indicar como o tempo de um funcionário ou de uma equipe está sendo usado dentro de uma empresa.
Esses indicadores são:
- Atrasos e saídas antecipadas
- Faltas e absenteísmo
- Horas extras
- Saldo de banco de horas
- Intervalos
Cada número aponta uma ação, como contratar, ajustar a escala, cortar hora extra ou corrigir uma marcação antes que ela vire passivo, então, poder enxergá-los de forma mais assertiva, com certeza, ajuda nas decisões de gestores, líderes e RH ou Departamento Pessoal.
Quer ter um melhor controle dos dados por aí? Ao longo do artigo, você os entende de forma mais detalhada, aprenda a acompanhá-los e interpretá-los e até entende como transformá-los em argumento na hora que precisar!
Atenção para diferenciar relatório de jornada e espelho de ponto
Antes de analisar indicadores, você precisa saber: relatório de jornada e espelho de ponto não são a mesma coisa. Os dois se complementam, mas o espelho garante transparência e validade legal, enquanto o relatório transforma as marcações de horários em dados a serem interpretados pelos gestores.
- Relatório de jornada: consolida os indicadores da equipe em um período determinado
- Espelho de ponto: é o registro individual de entradas e saídas de um colaborador
O primeiro ajuda a melhorar a gestão de pessoas. O segundo é feito para conferência e assinatura.
Na prática, o espelho de ponto responde “o que este funcionário marcou?”, já o relatório de jornada responde “como anda a jornada de toda a equipe e onde estão os desvios?”.
5 indicadores para acompanhar no relatório de jornada: lista essencial
Ao fazer ou extrair de um software de RH aquilo que é chamado de relatório de jornada, um gestor precisa ter, em mãos, registros de atrasos e saídas antecipadas, faltas e absenteísmo, horas extras, saldo de banco de horas e intervalos (intrajornada).
Juntos, esses cinco indicadores essenciais mostram custos, riscos trabalhistas e índice de produtividade de uma equipe.
1. Atrasos e saídas antecipadas
Medem quanto tempo a equipe deixa de cumprir da jornada prevista; apontam comportamentos repetidos ou recorrentes que podem gerar problemas de escala, de deslocamento ou de gestão.
Quando o indicador se concentra sempre nos mesmos dias ou nas mesmas pessoas, a conversa deixa de ser sobre disciplina e passa a ser sobre planejamento: talvez o horário de entrada não caiba na rotina real daquele grupo.
2. Faltas e absenteísmo
Se o percentual de ausências (faltas, atrasos e saídas antecipadas) sobre o total de horas que deveriam ser trabalhadas por um time ou um colaborador está muito alto, o termômetro do absenteísmo acende um sinal de alerta.
Geralmente, ele indica sobrecarga ou de clima organizacional ruim, mas não necessariamente.
Um absenteísmo alto e espalhado costuma “pedir” investigação de causa. Lembre-se disso.
3. Horas extras
As horas extras mostram o tempo trabalhado além da jornada contratada, e é aí que o custo da equipe aparece antes mesmo do fechamento da folha de pagamento.
Não à toa, acompanhar esse indicador durante o mês – preferencialmente com ajuda de tecnologias específicas de registro de ponto eletrônico – pode evitar surpresas.
Aquela hora extra específica em picos de demanda é esperada, mas horas extras recorrentes e no mesmo setor costumam ser sinal de escalas mal dimensionadas ou de um time enxuto demais para a operação.
4. Saldo de banco de horas
Mais um indicador essencial para relatórios de jornada, o saldo de banco de horas e, portanto, a diferença acumulada entre as horas que o colaborador deve e as que trabalhou a mais, dentro do acordo firmado, mostra quem está no crédito e quem está no débito com a instituição.
Acompanhar esse saldo ao longo do mês evita dois problemas caros: horas que vencem sem compensação e viram pagamento e débitos que crescem sem ninguém notar.
5. Intervalos intrajornada
Por último, mas não menos importante, o indicador de intervalos intrajornada é o que mais gera passivo trabalhista quando ignorado.
Essa pausa obrigatória para refeição e descanso dentro da jornada de trabalho de cada dia, se não registrada ou realizada abaixo do mínimo, pode gerar pagamento de indenização.
O intervalo incompleto precisa aparecer no relatório e ser corrigido na hora, preferencialmente.
→ Percebe como cada indicador aponta uma ação concreta no fim das contas?
Dicas de como usar KPIs de relatório de jornada na gestão de pessoas
Transforme a sua unificação de indicadores em pauta de gestão e não só de conferência, associando cada número a uma possível decisão. Experimente:
- Para hora extra recorrente, revisar a escala ou avaliar uma contratação
- Para absenteísmo alto, investigar a causa (clima, sobrecarga, saúde) antes de tratar como indisciplina
- Para atrasos concentrados, repensar horário de entrada, rota ou turno daquele grupo
- Para saldo de banco de horas estourado, programar a compensação antes do vencimento para não virar pagamento
- Para intervalos não cumpridos, se possível, ajustar a escala que esteja impedindo a pausa
Um relatório de jornada não é obrigatório por Lei, diferentemente do registro dentro do que rege a CLT e outras normativas trabalhistas, mas é altamente indicado e utilizado em diversas empresas ao redor do Brasil.
Por que fazer e usar relatório de jornada?
Embora não seja obrigatório por si só, esse documento facilita fechamento da folha de pagamento, conferência das marcações, auditorias internas e comprovação de jornada perante fiscalização ou frente à Justiça do Trabalho, o que justifica sua ampla utilização.
Mas não pense que fazê-lo vai ser mais uma etapa na rotina corrida do RH! Na prática, o relatório de jornada pode ser gerado pelo sistema de controle de ponto implementado na empresa, de forma totalmente automatizada.
“Como gerar relatório de jornada na minha empresa?”
Em vez de se agarrar à planilhas que dependem de digitação manual (e de correr riscos sérios de erros e retrabalho), a dica principal para você melhorar a sua gestão a partir de agora é usar um sistema de registro e controle de ponto que apure jornadas automaticamente e faça a geração do documento também de forma automatizada.
Com a solução certa, sua empresa chega ao fim do mês sem sustos: todas as marcações são acompanhadas em tempo real, os erros aparecem imediatamente e sempre é tempo de corrigi-los.
Sem contar que, nas melhores opções do mercado, existem até alertas de inconsistências!
Boas tecnologias não apenas permitem registros de diversas formas, como calculam horas extras, faltas e saldo de banco de horas conforme as marcações entram e integram as informações de cada colaborador à contabilidade das organizações, transformando o que seria um fechamento manual numa simples conferência.
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