Como organizar uma equipe de trabalho motivada e eficiente

Estruturar os processos e deveres de um time pode ser desafiador, mas resulta em mais efetividade para a empresa. Este artigo explica como organizar uma equipe de trabalho da melhor maneira possível. Leia mais!

Três pessoas olhando o conteúdo de um notebook sobre uma mesa. Na parede atrás as pessoas muitos gráficos e informações estratégicas

Precisa entender como organizar uma equipe de trabalho de forma eficiente e assertiva? Comece conhecendo o potencial e as limitações de cada funcionário e estude como trabalhá-los da melhor maneira dentro da empresa a favor do desempenho coletivo e individual.

Montar um “dream team” – o famoso time dos sonhos – pode parecer difícil e, muitas vezes, até impossível de se conseguir, já que, em meio a tantos perfis e habilidades diferentes no mercado de trabalho, saber o que fazer para escolher os melhores talvez não seja tão simples.

Preze pelo alinhamento de visões e valores e, fora isso, não se preocupe: neste artigo, você descobre tudo o que é necessário na hora de agrupar profissionais e deixá-los verdadeiramente prontos para encarar qualquer desafio! Continue a leitura.

Qual a importância da organização de equipe?

Especificamente em ambientes corporativos (ou até mesmo fora deles se a ideia for manter seu pessoal trabalhando de forma híbrida ou à distância), a organização da equipe serve para promover uma cultura organizacional forte e diminuir a rotatividade dos funcionários.

Além disso, ela amplia a colaboração entre as pessoas.

Um time organizado e, consequentemente, unido, consegue trabalhar com mais sinergia, engajamento, produtividade e eficiência, proporcionando melhores resultados para a empresa e a garantia de mais satisfação profissional para quem está envolvido nele.

E, para organizar tudo direitinho, quem se responsabiliza pela gestão desse time precisa, antes de qualquer coisa, saber como coordená-lo.

Como coordenar uma equipe?

Conheça o potencial de cada colaborador e saiba qual é a melhor demanda para direcionar a cada um se quiser acertar em cheio na coordenação da equipe. Além disso, incentive o chamado “lifelong learning”, ou seja, o aprendizado contínuo, contribuindo com a melhora das habilidades dos funcionários a longo prazo também.

Seu papel é saber como explorar as capacidades dos componentes da equipe e treiná-los para que todos possam atingir o máximo do seu potencial, levando a produtividade da empresa a patamares altamente elevados. E mais: com base nisso tudo, organize atividades antes de distribuí-las!

Como organizar as atividades de uma equipe? São 5 passos até o resultado

Definir prioridades, criar uma estrutura para o time, montar um cronograma estratégico, acompanhar o progresso dos funcionários individualmente e se comunicar com o grupo constantemente são as principais regras de organização no trabalho que gestores e empresas em busca de maior produtividade e sucesso devem seguir.

Descubra adiante como cada uma dessas etapas funciona.

1. Defina prioridades

Sempre haverá várias coisas a serem feitas, e a melhor forma de organizar cada uma das entregas é definindo e elencando quais são mais importantes e quais não são, quais são mais urgentes e quais podem esperar.

Outro artigo publicado no blog da Coalize explica o que é time tracking e mostra de que maneira fazer essa distribuição da melhor forma!

Use técnicas de produtividade para as suas definições também. Elas serão uma mão na roda quando houver muitas coisas acumuladas e que precisem ser encaminhadas rapidamente: se todos tiverem as prioridades alinhadas, fica mais fácil se unir – ou até se distribuir corretamente! – para concluir as demandas dentro prazo previsto.

2. Crie uma estrutura para a equipe

Uma estrutura organizacional é essencial para você conseguir selecionar lideranças e pessoas que serão responsáveis por cada frente de trabalho, e só com ela dá pra garantir que ninguém vai ficar sobrecarregado e que todos saberão o seu papel nas entregas que precisam ser realizadas.

Existem vários modelos que você pode seguir e um ótimo exemplo é a estrutura matricial.

3. Monte um cronograma estratégico

Montar um cronograma com o passo a passo de tudo o que deve ser feito ajuda muito a garantir a organização e que as coisas sejam entregues no prazo, sem que ninguém tenha trabalho em excesso.

Vale, principalmente, para tarefas que exigem várias etapas até serem concluídas!

O cronograma ainda ajuda na hora de alinhar as expectativas com quem espera pela conclusão das demandas, como os clientes da empresa, e com os donos da corporação e a alta liderança, além de permitir muito mais constância nas atualizações sobre o andamento de todos os projetos.

Com prioridades definidas, uma estrutura criada e um cronograma estratégico devidamente traçado, acompanhar o progresso dos funcionários se torna mais simples também. Inclusive, este é outro passo da organização da equipe!

4. Acompanhe o progresso dos funcionários

Para a organização fluir dentro do planejado, você precisa acompanhar o dia a dia de trabalho dos colaboradores, não apenas com a intenção de garantir que tudo aconteça o mais próximo possível do planejado, mas pensando em interferir quando algum ponto sinalizar baixa produtividade e, ao mesmo tempo, incentivar o progresso individual e coletivo.

5. Comunique-se constantemente com o time

Muitas coisas podem acontecer no decorrer dos processos: os planejamentos podem mudar, e imprevistos podem ocorrer, por isso, faz parte da organização manter uma comunicação constante com o time, algo fundamental para todo mundo conseguir se adequar a qualquer novidade que apareça.

Uma vez tendo sua equipe organizada, você e todos os componentes vão precisar trabalhar para melhorar ainda mais o trabalho feito a várias mãos!

Como melhorar o trabalho em equipe?

Para melhorar o trabalho em equipe na sua empresa, existem algumas ações que podem ser muito úteis no dia a dia e que, certamente, farão a diferença:

  • reconhecer grandes feitos;
  • fazer acompanhamentos recorrentes para saber como as coisas estão indo;
  • ouvir a opinião e as ideias de todos os funcionários;
  • adotar estratégias para melhorar o clima organizacional;
  • proporcionar um ambiente de trabalho leve e acolhedor; e
  • promover interação do time fora do escritório também.

O sucesso está diretamente associado à gestão de tempo no trabalho, ao contentamento dos colaboradores e equilíbrio de suas vidas pessoais e profissionais e ao bom relacionamento da equipe. E que tal umas dicas extras?

Dicas de organização no trabalho para você colocar em prática o quanto antes

Filtrar as demandas adequadamente, abraçar a diversidade, dar feedbacks, solucionar problemas da melhor forma possível e tratar as metas com clareza são as principais estratégias de organização de equipes para você colocar em prática a partir de já – ou melhor, logo depois que encerrar a leitura deste artigo.

Saiba filtrar as demandas

Em meio à correria do dia a dia de trabalho, muitas tarefas podem chegar até você ou à pessoa responsável por executá-las de um jeito “atropelado”, sem muitas explicações, sem o devido alinhamento etc.

Saiba filtrar as demandas, certifique-se de assumir apenas aquelas que lhe cabem e de transmitir as outras para quem estiver mais apto a resolvê. Passe as demandas para os funcionários somente quando conseguir saber exatamente quais são elas e dentro de que prazo todas precisam ser realizadas.

Transmita apenas as informações necessárias para cada colaborador, assim, os riscos de erros são menores e ninguém fica com coisa demais martelando na cabeça.

Busque construir uma equipe diversa

Pessoas diversas em uma mesma equipe trazem ideias diferentes umas das outras e podem contribuir de várias formas no que diz respeito à organização.

Quanto mais diversificado for o seu time, mais sugestões variadas e inovadoras virão, muitas delas capazes de ajudar o fluxo de trabalho a acontecer cada vez melhor, principalmente em se tratando de colaboradores com perfis e experiências totalmente distintos.

Ninguém quer uma equipe que concorda com tudo, em todos os casos, e que fica travada em termos de inovação, né? Pelo menos, ninguém deveria querer! Quem discute e discorda de forma saudável costuma chegar em um “denominador comum” muito positivo para a produtividade.

Dê feedbacks aos colaboradores

Dar feedbacks construtivos é ótimo para que o time saiba o que está fazendo da forma certa, o que deve evitar ou melhorar e o que pode começar a colocar em prática.

Os feedbacks, ou seja, retornos sobre como anda o trabalho, são uma troca rica entre líderes e liderados nas quais ambos podem apresentar suas impressões sobre o trabalho diário. Aliás, mostre abertura para ouvir nesses momentos também!

Críticas construtivas devem ser sempre bem-vindas, desde que feitas de forma cordial, segura e sem que haja a exposição de ninguém. De quebra, os feedbacks contribuem para a solução de problemas de forma justa.

Saiba resolver os problemas da forma mais justa possível

É comum ver atritos acontecendo ao longo do trabalho, inclusive como um possível resultado da construção de um time diverso, mas, apesar deles, saiba que a sua função na busca por uma organização eficiente da sua equipe é ajudar na solução dos problemas da forma mais justa possível.

Quando algo acontecer, não se esqueça de observar os dois lados envolvidos e entender o ponto de cada um e, só então, ajude os colaboradores na escolha do melhor caminho possível. Para isso, aqui vai uma dica de ouro: não discuta pessoas, debata ideias.

Tenha clareza em relação às metas

Pensando que pode ser que nem todos estejam a par dos objetivos estratégicos da empresa, não deixe de comunicar cada meta de maneira clara e esclarecer dúvidas sobre as etapas dos processos voltados para alcançá-las.

Dentro da organização da equipe, é fundamental considerar a importância de que todos saibam quais são os objetivos a serem buscados e como podem contribuir para cada conquista coletiva. Cabe, ainda, tratar com clareza também as metas pessoais de cada um dentro da companhia.

Considere as dicas trazidas no decorrer deste artigo uma boa parte do caminho rumo ao sucesso e encerre a leitura com a certeza de que, agora, você pode deixar seu time mais motivado e eficiente no dia a dia!

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