As versões de registro de ponto mais modernas utilizadas pelas empresas já estão devidamente regulamentadas pelas leis trabalhistas e portarias emitidas pelo Ministério do Trabalho. Até mesmo o controle de ponto pelo celular é legal.
Para o gestor que, com razão, quer ficar por dentro desse assunto, explicamos em detalhes neste artigo a validade das plataformas digitais destinadas ao monitoramento de jornadas e como funciona o uso smartphones e marcação por geolocalização.
E, se você está planejando investir em novas tecnologias, listamos as principais vantagens que utilizar o ponto digital agrega, tanto para o setor de Recursos Humanos quanto para o caixa da sua empresa. Boa leitura!
Controle de ponto pelo celular é legal?
O Ministério do Trabalho, através da Portaria 671 de 8 de novembro de 2021, regulamentou o uso do Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, o chamado REP-P, além dos modelos convencionais (REP-C) e dos que usam software de computadores (REP-A).
O REP-P entrega um controle de ponto eficiente, permitindo que o colaborador registre os horários de entrada, saída e até intervalos de modo online, em qualquer dispositivo com acesso à internet, como smartphones, laptops e tablets.
Como a marcação de ponto é pauta frequente de diversas ações trabalhistas, é normal que os gestores tenham certa cautela em adotar sistemas novos para realizar o procedimento, principalmente quando pensam na legalidade desses modelos inovadores.
Para não deixar dúvidas, vamos analisar mais de perto o que dizem as normativas sobre o tema. Veja a seguir.
O que diz a lei sobre o registro de ponto pelo celular?
A Portaria 671, do Ministério do Trabalho, autoriza a marcação de ponto por aplicativos em smartphones, determinando as regras para o registro e o tratamento, além das normas técnicas que comprovam os dados e garantem a transparência necessária para sua fiscalização.
Ela estabelece vários critérios jurídicos e técnicos sobre Carteira de Trabalho e Previdência Social, contrato, registro e jornadas de trabalho, sistemas de registro e entidades sindicais e regula todos os modelos digitais de registro de ponto em definitivo.
É um texto que substitui outras duas portarias do Ministério do Trabalho: a Portaria 1510 de 2009, que regulamentava o uso dos relógios eletrônicos de ponto para registrar a jornada de trabalho, e a 373 de 2011, feita para regulamentação dos meios digitais de controle e tratamento de jornada.
Especificamente sobre o REP-P – registro por smartphones e similares – a Portaria 671 determina que:
- a versão eletrônica do Comprovante de Registro de Ponto deve ser arquivada em PDF e assinada eletronicamente com as qualificações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BRASIL), segundo a Lei 14.063/2020;
- o trabalhador tenha acesso ao comprovante eletrônico do registro a cada marcação, sem necessidade de autorização prévia, sendo que esses comprovantes devem estar disponíveis para extração em até 48 horas;
- todos os sistemas devem disponibilizar a extração dos arquivos em formato AFD (Arquivo Fonte de Dados), enviados diretamente ao Auditor Fiscal do Trabalho competente para avaliação das jornadas das empresas.
Já deu para perceber a importância dessa portaria, certo? Ela já foi ligeiramente refinada pela Portaria 1486, de 2022, que trouxe alguns detalhes técnicos ao controle digital, para garantir mais transparência entre as empresas e o Ministério do Trabalho e também entre empresas e colaboradores.
Para aplicar modelos digitais de registro de ponto na empresa, como o controle de ponto pelo celular, é essencial conhecer bem as portarias normativas, então, pesquise-as mais a fundo.
E claro que um gestor dedicado como você não deixaria passar nada e deve querer saber também como funciona esse controle para além das leis. Vamos explicar!
Como funciona o controle de ponto pelo celular?
A marcação de ponto no app do smartphone é feita por login e senha individuais fornecidos a cada colaborador através do sistema escolhido pela empresa, tornando possível o registro dos horários de entrada, intervalos e saída, sempre em locais predefinidos.
Depois de escolher o sistema de ponto eletrônico para celular que melhor se encaixa na realidade da sua empresa, gestores devem repassar ao setor de RH a função de orientar os funcionários sobre como utilizá-lo.
Geralmente, o passo a passo é o seguinte:
- Todos os trabalhadores devem fazer o download do aplicativo em seus próprios aparelhos celulares, tablets ou similares. Depois, chegará o momento do cadastro.
- Cada colaborador precisa fazer seu cadastro individualmente na plataforma.
- É necessário ativar também o serviço de geolocalização do aparelho para realizar os registros.
- Nos horários determinados, como entrada, pausas e saída da jornada de trabalho, o funcionário deve registrar o ponto via app, confirmar e enviar os dados.
O serviço de localização do aparelho é que fará a identificação, o registro e o lugar (endereço ou bairro, por exemplo) adequado para fazer a marcação determinada pela empresa.
Somente essa possibilidade de usar a geolocalização do aparelho para um monitoramento perfeito até mesmo da jornada de quem trabalha externamente ou em home office já é uma grande vantagem em relação aos modelos tradicionais, mas os benefícios não param por aí. Tem mais para contar!
Quais são as vantagens do controle de ponto pelo celular?
A empresa que investe num registro de ponto moderno, como o controle de ponto pelo celular, já sai ganhando na redução dos custos de manutenção de aparelhos físicos, torna a tarefa mais prática e segura tanto para funcionários quanto para o RH e consegue controlar melhor até as jornadas externas.
O desenvolvimento de novas tecnologias para gestão empresarial está em alta nos ambientes corporativos e a constante atualização das leis que regulam essas tecnologias é a maior prova desse fenômeno.
Confira abaixo as vantagens que entrar nessa onda de inovação vai trazer para a gestão do seu negócio.
Ótimo custo-benefício
Os modelos físicos de marcação de ponto estão sujeitos ao desgaste e demandam gastos com manutenção para serem mantidos em condições confiáveis de uso.
O registro pelo celular dispensa esses gastos, pois é uma ferramenta digital. Seu aplicativo deve ser feito para rodar em qualquer smartphone com acesso à internet.
Segurança para o tratamento de ponto
Os métodos de controles de ponto digitais, quando desenvolvidos e implementados por empresas especializadas, guardam os dados das empresas e dos colaboradores em nuvem, o que garante segurança extra na proteção dessas informações.
Outros sistemas podem sofrer algum tipo de avaria que atrapalhe a compilação desses dados, prejudicando serviços essenciais como o pagamento de horas extras devidas.
Imagine o transtorno jurídico que um problema desse nível causaria? Contar com um arquivo digital é uma excelente estratégia para não ficar na mão na hora de fazer o tratamento de ponto.
Sem falar que os softwares mais modernos podem fazer esses processos de maneira automatizada, alinhados com a folha de pagamento dos funcionários!
Mapeamento estratégico dos dados
A vantagem da automatização dos processos vai mais além. Os desenvolvedores dos softwares de controle de ponto digitais têm trabalhado constantemente para aprimorar as ferramentas, agregando mais funções para revolucionar a gestão de Recursos Humanos.
Existem modelos capazes de entregar serviços como mapeamento completo das rotinas administrativas da empresa, gerenciar banco de horas, apontar índices de absenteísmo e até guiar decisões de direcionamento de recursos, dependendo do tamanho da empresa.
Praticidade na marcação e no acesso à informação
Pensando em tornar a vida do colaborador mais simples, o registro pelo celular tem a vantagem de utilizar uma plataforma comum a todos, com uma interface simples e que pode ser acessada em qualquer lugar.
Até por uma questão de determinação legal, os funcionários conseguem acessar seus registros de horas no próprio celular, de um jeito prático e transparente.
Nos casos de empresas que contam com banco de horas, essa transparência é um bônus para que os trabalhadores possam solicitar folgas com antecedência ou recuperar horas perdidas, evitando descontos em folha.
Redução de erros
Um sistema digital também minimiza a incidência de erros na marcação de ponto por parte dos colaboradores. Problemas como falha de leitura na biometria, travamento do cartão de ponto e marcação dupla deixam de existir quando se faz a escolha do app.
Essa redução de falhas também se nota no setor de RH na hora de computar todos os dados.
O esforço para fazer espelho de ponto manualmente, sem falhas, é sobre-humano e, dependendo do tamanho da empresa e do quadro de funcionários, um erro acaba sendo inevitável. Nós sabemos o quanto pode custar juridicamente esse tipo de falha.
É o controle perfeito para jornadas externas e home office
Outra enorme vantagem do controle de ponto por celular é fazer a marcação de ponto dos funcionários que têm jornadas externas à empresa ou trabalham em home office.
Jornadas assim são mais difíceis de computar em sistemas tradicionais, mas, com a marcação de ponto por geolocalização, tudo se resolve em um clique.
Enfim, não faltam motivos para aderir de vez à marcação de ponto pelo celular.
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