Engana-se quem pensa que não: um contrato digital feito para um novo colaborador de uma empresa brasileira tem validade jurídica, sim, especialmente se a contratante utiliza uma plataforma de RH adequada para o processo de admissão como um todo.
O que perde força no sentido de validade jurídica é aquele tipo de contrato em PDF, cuja assinatura não passa de uma imagem copiada e colada no documento, sem mecanismos que permitam verificar adequadamente quem assinou ou preservar evidências da assinatura, mas não é sobre ele que você vai ler no decorrer deste artigo.
Aqui, você descobre o que garante a validade e a rastreabilidade de um contrato digital, quais informações ele deve reunir e como funciona a assinatura nesse formato. E conclui se a tecnologia usada hoje pela sua empresa realmente simplifica a contratação ou só transferiu a papelada para o ambiente digital!
O que é um contrato digital de colaborador?
O contrato digital é aquele documento assinado tanto por contratante quanto por contratado através de um meio eletrônico – e igualmente armazenado. Ele tem validade jurídica quando feito através de uma tecnologia com recursos que permitem à empresa identificar quem assinou, registrar a manifestação de vontade e preservar evidências de sua integridade.
Não confunda esse tipo de contrato com aquele documento em PDF que recebe uma assinatura “CTRL C, CTRL V”: uma imagem de assinatura colada no arquivo, sozinha, não oferece os mesmos mecanismos de autenticação e rastreabilidade de uma assinatura eletrônica ou digital.
Tampouco confunda-o com o registro da contratação na Carteira de Trabalho Digital, pois esse é o documento digital que permite ao trabalhador acompanhar as informações do seu vínculo registradas pelo empregador via eSocial, e não o instrumento que reúne todas as condições acordadas no contrato.
Como fazer um contrato digital com validade jurídica?
O segredo para adequar sua empresa às normativas válidas atualmente no ambiente trabalhista é utilizar, na admissão de novos colaboradores, soluções digitais que permitam identificar os signatários, registrar a concordância das partes e preservar a integridade do documento e as evidências relacionadas à assinatura.
Você pode escolher entre coletar assinaturas eletrônicas – feitas via plataformas eletrônicas com identificação de signatário – ou assinaturas digitais – que utilizam mecanismos criptográficos para autenticação e integridade. A sua decisão vai depender de qual método de autenticação é adequado ao documento, ao nível de segurança desejado e à tecnologia adotada pela sua empresa.
O certificado digital ICP-Brasil não é obrigatório para um novo colaborador da sua empresa assinar o contrato que vocês vão firmar, porém,a empresa deve escolher um método capaz de identificar o signatário e manter evidências da assinatura.
→ Na Coalize, por exemplo, a assinatura digital de contratos é autenticada pelo gov.br e integrada à gestão dos documentos do RH, permitindo acompanhar o status das assinaturas e manter o histórico do processo no mesmo ambiente.
Outros detalhes sobre essa solução virão um pouco mais adiante.
Quais as vantagens de um contrato com assinatura digital?
Mais do que a redução de trabalho manual, a economia financeira e a minimização das já comuns confusões de arquivos encontrados em diferentes canais de comunicação, para o RH e a gestão de uma empresa, o ganho da admissão com assinatura digital também está em agilidade e padronização.
Surpreenda-se com as principais vantagens listadas adiante!
- Assinatura à distância
- Redução de preenchimentos repetitivos
- Rastreabilidade garantida (trilha de auditoria)
- Centralização e integração de informações
- Facilidade de consulta
- Conclusão rápida do processo completo de admissão
Só cuidado, pois não adianta ter a tecnologia certa e um processo ágil se o documento estiver incompleto! Além de se atentar à forma como o contrato é assinado e armazenado, sua empresa precisa garantir que ele reúna as informações adequadas à contratação.
9 informações obrigatórias para o contrato digital de um colaborador
O conjunto mínimo de dados que costuma sustentar um contrato de colaborador inclui:
- Identificação completa das partes
- Função e descrição das atividades
- Remuneração, forma e data de pagamento
- Jornada, escala e local de trabalho, incluindo trabalho remoto
- Prazo (experiência, determinado ou indeterminado)
- Benefícios concedidos e suas condições
- Confidencialidade e uso de equipamentos da empresa
- Regras específicas sobre uso de dados ou recursos da empresa, quando aplicáveis
- Prazo e condições específicas do vínculo, quando aplicáveis
→ Use essa lista como um ponto de partida, sempre lembrando de que convenção coletiva, atividade, condições da contratação e tipo de vínculo mudam o que é obrigatório.
E saiba que a mesma lista não deve ser simplesmente replicada para qualquer tipo de vínculo, inclusive porque estagiários, prestadores PJ e trabalhadores terceirizados estão sujeitos a relações e exigências próprias.
De qualquer forma, se a sua empresa lida com diferentes contratos e contratações ao longo do mês, fazer todas essas adaptações manualmente pode devolver ao RH justamente o retrabalho que a digitalização deveria eliminar.
É agora que a escolha da plataforma de admissão faz muita diferença.
Qual a melhor plataforma para contrato digital de colaborador?
A melhor plataforma para contrato digital é aquela que resolve mais do que a assinatura isolada de um documento, permitindo que o RH crie e personalize contratos, associe cada arquivo ao colaborador, acompanhe assinaturas e mantenha documentos organizados no mesmo ambiente, como a Coalize.
Com a Coalize, você:
- Cria contratos personalizados do zero ou a partir de modelos já existentes
- Edita os campos do contrato de acordo com as informações de cada colaborador
- Vincula contratos e outros documentos diretamente ao cadastro do colaborador
- Coleta assinaturas digitais com autenticação pelo gov.br
- Acompanha documentos assinados e pendentes durante o processo
- Centraliza contratos e documentos admissionais no mesmo ambiente
- Acompanha o andamento da admissão sem depender de arquivos espalhados entre e-mails, pastas e outras ferramentas
Suas assinaturas não ficam dependentes de trocas de arquivos por e-mail ou da circulação manual de documentos, o risco de contestações diminui e a rastreabilidade fica garantida.
E você tira o contrato de um fluxo isolado e coloca essa etapa dentro do mesmo processo digital usado para admitir e organizar os documentos do novo colaborador!
Antes de ir, olha só que fácil usar a solução.
Como fazer contrato digital via Coalize? Passo a passo rápido
A admissão digital via Coalize é simples:
- Acesse a área de administrador para criar um novo contrato de admissão em instantes
- Escolha o template que será utilizado naquela contratação e aponte para qual colaborador o sistema deverá enviar o contrato
- Acompanhe o processo de recebimento e assinatura do documento pela própria plataforma
- Se precisar se comunicar com o funcionário, faça todos os contatos através da Coalize, centralizando a troca de informações
- Colete a assinatura digital do arquivo, receba-o e armazene-o em nuvem também através da tecnologia
→ A Coalize oferece assinatura digital com autenticação pelo gov.br, além de recursos para acompanhar documentos assinados e pendentes. Assim, contrato, assinatura e demais documentos deixam de circular separadamente entre e-mails, aplicativos e pastas e passam a integrar o mesmo processo.
Faça um teste grátis na próxima contratação! Aproveite e explore os outros recursos de gestão de pessoas disponíveis na plataforma.
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