Atualmente, muitas empresas brasileiras optam pela admissão digital de novos colaboradores, principalmente se puderem fazê-la através de um sistema que ofereça também a assinatura digital de documentos. Isso é válido por Lei.
A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 garante presunção de veracidade aos documentos eletrônicos assinados com certificação ICP-Brasil, mas também admite outros meios de comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos, desde que os mesmos sejam aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o documento for apresentado.
Mas, na prática, o que é essencial diferenciar é o uso de uma tecnologia adequada daquela assinatura registrada num documento em PDF.
Quanto mais robustos forem os mecanismos usados para identificar quem assinou, registrar o aceite e preservar a integridade do documento, melhores serão as evidências disponíveis caso a contratação seja questionada posteriormente.
Neste artigo, você encontra as dicas necessárias para garantir um fluxo completo no mesmo sistema, descobre como manter seu negócio adequado à legislação e pondera, com fatos, se a troca do manual para o digital realmente compensa. Leia até o fim!
Como funciona a admissão digital nas empresas brasileiras?
O contrato digital não substitui o registro da admissão no eSocial, mas faz parte do mesmo fluxo: enquanto a assinatura formaliza o documento entre as partes, o RH também precisa transmitir as informações da contratação ao sistema do governo dentro dos prazos aplicáveis.
Para fazer tudo certo na sua empresa, você precisará seguir algumas etapas essenciais:
- Cadastro do novo colaborador
- Definição de documentos, exames e atestados que serão pedidos
- Envio dos arquivos pelo colaborador, preferencialmente online (via plataforma de admissão digital)
- Conferência dos arquivos por parte do RH e novas solicitações, também via sistema, se necessário
- Geração do contrato a partir da plataforma e de maneira rápida e automatizada
- Coleta de assinatura digital das duas partes, preferencialmente através do mesmos sistema
- Arquivamento das informações e integração dos dados tanto para eSocial quanto para fechamento de folha etc.
“E por que a integração de admissão digital e assinatura digital em um mesmo fluxo parece tão importante?”. Pois, com ela, nenhum arquivo se perde na exportação ou em outra ferramenta, nem mesmo é necessário conferir a mesma informação mais de uma vez.
Quais as vantagens de integrar admissão e assinatura digital?
Entre os benefícios da admissão digital para empresas, principalmente quando integrada à assinatura digital de documentos, destacam-se:
- Menos retrabalho – Os dados coletados na admissão podem seguir para a geração do contrato, evitando redigitação e conferências repetidas
- Menos cobranças – O RH acompanha documentos e pendências pelo sistema, sem depender de várias conversas por e-mail ou mensagem
- Mais agilidade – Documentos, conferência, contrato e assinatura avançam dentro do mesmo fluxo
- Menos papel e custos associados – Diminuem as necessidades de impressão, armazenamento físico, correio e motoboy
- Mais facilidade em contratações remotas – O colaborador consegue enviar documentos e avançar na admissão sem precisar comparecer à empresa apenas para entregar papéis
- Documentos centralizados – Contratos e demais arquivos permanecem disponíveis online para consulta posterior pelo RH
Bom, né? Siga em frente para uma notícia ainda melhor!
Assinatura digital tem validade jurídica na admissão de funcionários?
Sim. Um contrato de trabalho pode ser firmado com assinatura digital, algo garantido pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, havendo certificação ICP-Brasil nos registros, mas também sendo comprovadas a autoria e a integridade dos documentos por outros meios, desde que aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o registro for apresentado.
Só tome cuidado com assinaturas manuais “inseridas” em PDFs: esse tipo de marcação pode trazer problemas para a sua empresa, pois não é robusto o suficiente.
Garanta que você tenha um mecanismo capaz de apontar quem assinou, registrar o aceite e preservar a integridade de cada documento, a exemplo de uma plataforma privada capaz de integrar admissão e assinatura digital num mesmo fluxo, trazendo vantagens como as que você conferiu anteriormente.
Para salvar! Lista de documentos que podem ser assinados digitalmente
Entre assinatura digital (ICP-Brasil) e eletrônica, por exemplo, a escolha do tipo adequado depende do documento, da finalidade e do nível de segurança necessário. De qualquer forma, contando com uma assinatura digital de verdade, disponibilizada numa plataforma de RH, como a da Coalize, você pode resolver contratos, holerites e até espelhos de ponto.
Apenas alguns documentos do processo admissional podem seguir requisitos próprios de emissão e disponibilização, como o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), por isso, acima de tudo, lembre-se: a digitalização do fluxo deve respeitar as exigências específicas de cada um.
E, voltando à Coalize, na admissão, a plataforma também permite criar um contrato novo ou usar um modelo já existente, personalizar as informações do colaborador e gerar o documento depois que a documentação necessária for entregue. Você sabia?
Por que a Coalize é a melhor plataforma para admissão digital com assinatura?
A solução de admissão digital da Coalize é uma alternativa completa para:
- Evitar o risco de ficar sem evidências de quem assinou qualquer documento
- Reduzir arquivos espalhados em diferentes canais de comunicação
- Manter informações de admissões organizadas para consultas futuras
- Visualizar toda a comunicação com novos contratados, incluindo anexos
- Identificar imediatamente o que está pendente de registro para o início do novo funcionário em sua função
- Acelerar a geração de contratos, criando-os do zero ou usando modelos prontos
- Adicionar formulários e documentos específicos ao processo de admissão
- Dentre outros
Sem contar que, com a Coalize, no dia a dia, sua empresa garante assinatura digital de contratos, holerites e espelhos de ponto, ampliando a digitalização para outras rotinas da gestão de pessoas!
Essa integração tende a compensar principalmente quando a admissão manual começa a consumir tempo com cobranças, preenchimento repetido de informações, impressão, acompanhamento de assinaturas e procura por arquivos.
O volume de contratações importa, mas não é o único fator: admissões remotas, equipes em diferentes localidades e muitos documentos por contratação também aumentam o ganho de centralizar o processo.
Não espere o retrabalho aumentar para mudar. Solicite uma demonstração da solução de admissão digital da Coalize e comprove os benefícios por conta própria!
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