Quem nunca recebeu documentos de colaboradores e acabou perdendo a papelada na bagunça do dia a dia? Se aconteceu com você, será que você pensou “nossa, seria bom se tudo fosse enviado pelo computador!”?. Saiba que receber um atestado digital é muito simples: basta usar uma plataforma de gestão de RH, como a da Coalize!
Nesse tipo de solução online, o colaborador anexa a foto ou o PDF do atestado pela web ou por aplicativo, e o responsável do setor recebe uma notificação com o arquivo já vinculado ao cadastro da pessoa e ao dia da falta.
O RH deixa de depender de WhatsApp, e-mail ou papel solto na mesa, a organização e o armazenamento das informações acontece com segurança em nuvem e, no fechamento da folha, tudo já está reunido para não haver divergências.
A tecnologia pode ser o canal único e integrado que faltava para você minimizar retrabalhos e riscos, então, continue a leitura para entender exatamente como ela funciona, como adotá-la e o que fazer ao implementar.
Atestado digital ajuda na rotina do RH?
Com certeza! Desde que enviado, organizado e armazenado através de uma plataforma específica de gestão de pessoas.
Não basta que o atestado chegue por canais soltos – WhatsApp pessoal, e-mail, foto no celular de um gestor, etc.: é preciso que ele esteja atrelado ao colaborador e ao dia da ausência, e só tecnologias específicas permitem isso.
Com uma solução de registro de ponto e controle de jornada, o RH das empresas sabe:
- Exatamente onde está cada documento
- Quem enviou e quem recebeu
- Por que um atestado foi compartilhado
- Quando o envio aconteceu
E, no fechamento da folha de pagamento, o cálculo fica mais fácil e assertivo. Sem contar que o risco jurídico diminui, pois, com o comprovante arquivado e ligado à data, fica mais fácil demonstrar que a ausência foi abonada corretamente.
Como receber atestado digital sem erros?
Por uma plataforma online como a da Coalize – que também funciona via app –, basta o colaborador fazer seu login individual, anexar a foto ou o PDF do atestado, informar a data da ausência e enviar.
O RH recebe uma notificação com o documento já vinculado ao cadastro daquela pessoa, garantindo a organização da “papelada” num fluxo que elimina canais paralelos e muitas das ações manuais do processo.
Enfim, o envio é curto e feito pelo próprio funcionário, o que tira essa tarefa da mesa do RH.
Passo a passo do envio de atestados via Coalize
- O colaborador abre o aplicativo de ponto no computador ou celular
- Então, basta selecionar a opção “enviar atestado” e escolher a data da ausência
- Em seguida, é fundamental anexar a foto ou o PDF do documento (com dados do médico legíveis)
- O colaborador confirma o envio, e o arquivo sai do celular ou computador diretamente para o perfil que está cadastrado na plataforma de gestão de pessoas
- Em tempo real, o RH recebe uma notificação de recebimento de atestado com as informações de quem enviou, qual documento e data de ausência
Então, o setor do colaborador consegue tratar o documento no dia em que chega, além de centralizá-lo junto com registro de jornada.
“Recebi um atestado digital, mas ainda preciso validá-lo. E agora?”
Confira:
- Nome do paciente vs. nome do colaborador
- Legibilidade
- Dados do médico
- Assinatura com número de registro do médico
- Data de elaboração e envio
- Período de afastamento
Lembre-se: a Classificação Internacional de Doenças (CID) não é obrigatória e só pode constar com autorização do colaborador, para preservar o sigilo médico.
Finalmente, mantenha o arquivo vinculado ao colaborador na sua plataforma de gestão de pessoas,arquivando-o em nuvem pelo prazo mínimo determinado por Lei.
Com tudo integrado, o fluxo se fecha sozinho. Principalmente se a solução tecnológica adotada por você oferecer outros recursos complementares, como o de assinatura digital.
Dúvida frequente: atestado digital equivale a abono automático?
Não. O atestado transforma uma falta em falta justificada, levando ao abono e, portanto, evitando qualquer desconto na folha de pagamento do colaborador e a marcação da ausência como falta injustificada no espelho de ponto.
A justificativa vira abono quando o atestado válido é recebido, conferido e lançado no dia correto e antes do fechamento. Enquanto isso não acontece, o sistema tende a tratar a ausência como falta comum.
Tudo certo agora?
Atestado organizado é fechamento sem susto!
No fim das contas, o que muda com o atestado digital não é só o formato do envio, é o que ele evita: papel perdido, WhatsApp sem rastro e falta que vira desconto por falta de comprovação a tempo.
Quando o atestado nasce vinculado ao colaborador e ao dia certo, o RH chega ao fechamento sabendo exatamente o que foi abonado e por quê, sem precisar caçar documento de última hora.
É esse tipo de organização que uma plataforma de gestão de ponto e pessoas, como a da Coalize, entrega desde o envio até o abono no espelho, juntando atestado, jornada e folha no mesmo lugar. Antecipe-se ao seu próximo fechamento e conheça melhor esses recursos.
Solicite online um teste da plataforma.
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