A admissão sem papel nas empresas substitui o fluxo físico de trocas de informações e documentos por etapas digitais. Ela envolve coleta, conferência, formalização e armazenamento de tudo o que é necessário para uma contratação, não à toa, também podemos chamá-la de “admissão digital” ou “admissão online”.
Na prática, quando o processo acontece sem papel, um novo colaborador envia informações e documentos pelo celular ou computador ao RH da empresa, enquanto um responsável pela contratação acompanha o que chegou, identifica pendências e mantém o processo organizado.
E, com uma plataforma que centraliza essas etapas, também é possível que a empresa integre contratos, assinaturas digitais e o armazenamento da documentação e das informações.
Este artigo explica em detalhes e ajuda você a entender como fazer o processo em apenas alguns passos, além de trazer respostas completas para as dúvidas mais comuns sobre o tema. Continue lendo!
Qual a diferença entre admissão digital e admissão com papel?
Entre uma admissão que usa papel e uma admissão feita de forma digital, a mudança aparece na maneira como dados, documentos, pendências e formalizações percorrem o processo até o fim.
Na primeira alternativa, o RH da empresa que contrata um novo colaborador pode solicitar documentos por mensagem, receber arquivos por e-mail, conferir informações manualmente, cobrar o que falta, preparar documentos e organizar o arquivo final em diferentes lugares.
Agora, na segunda, tudo acontece digitalmente, e o processo geralmente é centralizado em um sistema de gestão de pessoas. Entre os benefícios da admissão digital para o RH aparecem, então, a organização em alto nível e o compliance adequado.
Como fazer admissão sem papel? Passo a passo
Algumas etapas são essenciais para uma admissão sem papel, entre elas: o RH define a lista de documentos, abre a solicitação para o novo colaborador, recebe os arquivos pelo aplicativo, confere os dados e agenda o exame admissional, gera o contrato a partir de um modelo e coleta a assinatura eletrônica, arquivando tudo no cadastro.
Separamos um passo a passo para você seguir como um roteiro, se quiser, preferencialmente usando uma plataforma de admissão digital. Confira!
1. Siga a LGPD à risca
Isso quer dizer: para o presente e o futuro, defina, hoje, como os dados pessoais dos novos colaboradores serão coletados, acessados, armazenados e protegidos.
Esse cuidado aparece como primeiro passo porque a admissão sem papel começa pela organização das informações, e não pela escolha da ferramenta.
Leve em conta que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece, entre seus princípios, o da necessidade, aquele que diz o tratamento deve se limitar aos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação à finalidade informada, por isso, cada informação solicitada durante a admissão deve ter uma finalidade relacionada ao processo e uma justificativa adequada para o tratamento.
E lembre-se de que seu cuidado precisa ser ainda maior quando houver dados pessoais sensíveis, categoria que inclui, por exemplo, dados referentes à saúde.
A empresa também deve considerar quem terá acesso às informações e quais medidas serão adotadas para protegê-las.
2. Defina a lista de documentos necessários
Escreva uma lista de documentos que o RH precisa solicitar ao novo contratado e faça isso antes mesmo de abrir a vaga. Ainda, separe o que é obrigatório para todo mundo do que muda por cargo.
Podem fazer parte de uma admissão digital, conforme as características de cada contratação:
- Nome completo
- CPF
- Data de nascimento
- Endereço
- Contato
- Dados Bancários
- Informações relacionadas à Carteira de Trabalho Digital*
- Comprovantes de escolaridade ou qualificação profissional
- Informações e documentos relacionados a dependentes
- Documentos relacionados à saúde ocupacional
Mas essa lista não deve ser tratada como um checklist universal e antes de solicitar qualquer informação, o RH precisa verificar se ela é realmente necessária para aquela contratação.
*Obs.: na maioria das contratações, não é necessário receber a Carteira de Trabalho física, e o CPF é suficiente para identificação do trabalhador, pois as informações prestadas pelo empregador ao eSocial alimentam a Carteira de Trabalho Digital.
Assim, as antigas anotações em papel ficam substituídas pelas informações enviadas eletronicamente.
3. Defina quem confere os documentos recebidos
Determine também quem será responsável por conferir os dados e documentos compartilhados pelo futuro colaborador. Essa divisão evita que uma pendência fique esperando porque ninguém sabe quem deveria validá-la.
O RH ou DP pode centralizar a conferência dos dados cadastrais e da documentação necessária ao processo admissional; o gestor da área pode validar informações relacionadas à função e às condições da contratação; e a contabilidade, quando participa do processo, pode receber ou conferir os dados de que precisa para cumprir as rotinas sob sua responsabilidade.
A divisão exata varia conforme a estrutura da empresa. O importante é que cada item tenha um responsável definido e que o RH consiga acompanhar o andamento do processo como um todo.
4. Abra a solicitação de documentação para o colaborador
Com a lista pronta, abra a solicitação de documentação no sistema de admissão digital, e o colaborador recebe o acesso com tudo o que precisa enviar, item por item. Todos conseguem visualizar o que já foi entregue e o que ainda falta, e as cobranças por WhatsApp não precisam mais existir.
5. Receba os documentos via sistema
O colaborador fotografa ou anexa cada arquivo pelo celular ou computador, sem precisar ir até a empresa, e cada documento entra no sistema de admissão já vinculado ao cadastro certo.
Certifique-se de que todos os itens estejam devidamente recebidos e organizados.
6. Confira os dados e agende o exame admissional
Confira nome, documento, dados bancários e endereço enquanto ainda dá tempo de corrigir. Se algo estiver ilegível ou incompleto, devolva pelo próprio sistema em vez de abrir uma nova conversa com o novo funcionário.
Lembre-se de, nessa etapa, programar o exame admissional conforme as exigências de saúde ocupacional aplicáveis e seguindo as Normas Regulamentadoras válidas no momento.
7. Gere o contrato do novo colaborador
Criando um documento do zero ou usando um modelo com campos editáveis disponibilizado pelo próprio sistema de admissão online, gere o contrato do novo colaborador com os dados previamente conferidos e todas as informações preenchidas.
Compartilhe-o com o funcionário para coletar sua assinatura digital.
8. Colete a assinatura e arquive o contrato
Finalmente, receba o contrato devidamente assinado sem a necessidade de gastar com impressão, motoboy ou Correios: no sistema de admissão, assim que o funcionário conclui o registro, o documento fica arquivado em seu cadastro junto com as outras informações compartilhadas.
9. Informe a admissão no eSocial dentro do prazo aplicável
Por último, mas não menos importante, garanta que o RH faça o registro da admissão no eSocial – e dentro do prazo correspondente ao tipo de vínculo e ao evento utilizado.
Para empregados, a regra geral do evento S-2200 é o envio até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços. Quando a empresa utiliza o evento S-2190, de registro preliminar, as informações podem ser complementadas posteriormente conforme as regras e os prazos do eSocial.
→ Digitalizar a coleta ajuda também nessa etapa, afinal, quanto antes os dados chegam e são conferidos, mais tempo o RH tem para corrigir pendências antes do início das atividades.
Perceba que uma admissão realmente sem papel não depende apenas de receber documentos online. O processo envolve coleta, conferência, acompanhamento de pendências, saúde ocupacional, contrato, assinatura, armazenamento e envio das informações necessárias aos sistemas oficiais.
É justamente por conectar essas etapas que a escolha da tecnologia faz diferença: em vez de apenas substituir a pasta física por arquivos digitais espalhados, o sistema de admissão deve ajudar o RH a conduzir o processo do início ao fim.
Qual o melhor sistema de admissão digital? [ATUALIZADO!]
O melhor sistema de admissão digital é aquele que não apenas recebe documentos online, mas ajuda a empresa a conduzir e centralizar as diferentes etapas da contratação.
Na hora de escolher, observe se a ferramenta permite:
- Solicitar dados e documentos diretamente ao futuro colaborador
- Acompanhar entregas e pendências durante todo o processo
- Organizar exames e atestados relacionados à admissão
- Preparar ou vincular contratos sem depender de controles paralelos
- Coletar assinaturas digitais dentro do fluxo
- Armazenar os documentos no cadastro correto, facilitando o acesso posterior
E considere a experiência de quem está sendo contratado, afinal, quanto mais simples for enviar informações, acompanhar solicitações e assinar documentos pelo celular, por exemplo, menor a necessidade de recorrer a e-mails, mensagens e deslocamentos durante a admissão!
Por que usar a Coalize para fazer admissão sem papel?
A plataforma de admissão digital da Coalize centraliza solicitação e compartilhamento de dados e documentos, acompanhamento das etapas, organização de exames e atestados, contratos e assinatura incorporada ao fluxo, ajudando você e o seu RH a não depender mais de planilhas, e-mails, WhatsApp e controles paralelos para concluir uma contratação.
Com ela, você realmente vai além de trocar o papel por arquivos no computador, e conecta tudo num mesmo sistema e num mesmo processo, inclusive economizando tempo e dinheiro!
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