Quando uma comunicação do Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) vale como recebida pela sua empresa mesmo que ninguém a tenha aberto, ocorre a chamada “ciência tácita”.
Essa ciência se consuma automaticamente no primeiro dia útil após 15 dias corridos da disponibilização da mensagem na caixa postal, então, de forma resumida, tanto faz se alguém entrou no sistema: uma vez feita a comunicação e vencidos os 15 dias, a mesma dada como entregue e a fiscalização segue o seu curso.
Tenha cuidado se a consulta à caixa postal do DET não está na rotina por aí! Sem ela, você pode enfrentar problemas de prazos, afinal, o DET não cobra atenção como um e-mail, não aparece na agenda do mês e, em muitas empresas, sequer tem uma pessoa formalmente encarregada por monitorá-lo.
Entenda mais sobre a ciência tácita durante a leitura deste artigo.
O que é a ciência tácita no DET?
A chamada “ciência tácita” no Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) é o reconhecimento automático de que a empresa tomou conhecimento de uma comunicação. Ela existe sem que ninguém tenha aberto a comunicação apenas porque o prazo de consulta correu até o fim.
Dada a ciência tácita, portanto, a mensagem registrada na caixa postal do DET passa a valer como recebida e tem o mesmo efeito de uma leitura.
Ao disponibilizar a comunicação na caixa postal, portanto, a fiscalização cumpriu a sua parte. A partir daí, é a empresa que precisa agir.
Mais sobre o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) e o acompanhamento de sua caixa postal
Além de entender a ciência tácita do DET, é importante que você compreenda exatamente a funcionalidade deste espaço digital: o Domicílio Eletrônico Trabalhista é o canal oficial de comunicação eletrônica trabalhista entre a Inspeção do Trabalho e as empresas brasileiras.
Através deste canal, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) envia atos administrativos, comunicações relacionadas a ações fiscais, intimações e avisos. O DET se aplica a todos os sujeitos à Inspeção do Trabalho, tenham ou não empregados, incluindo pessoas jurídicas e pessoas físicas empregadoras, como empregadores domésticos, além dos MEIs.
Por isso, vale tratá-lo como parte das obrigações trabalhistas que precisam estar sempre em dia, ao lado, por exemplo, dos envios mensais e do recolhimento de encargos.
O que é “ciência expressa” no DET?
Enquanto a ciência tácita de uma comunicação é aquela que acontece mesmo sem acesso ao sistema – o prazo de consulta se esgota e a mensagem é dada por recebida –, a ciência expressa acontece quando alguém da empresa abre a comunicação no DET e o sistema registra data, hora e usuário do acesso.
Ambas têm a mesma validade e, para fins de fiscalização, ambas produzem o mesmo efeito.
A diferença entre ciências tácita e expressa está do lado da empresa: na primeira, o prazo da notificação começa a correr sem que ninguém saiba que ela existe. Na segunda, o responsável pela consulta ao DET dentro da organização sabe o que foi recebido e qual o tempo para resposta.
Quantos dias tem o prazo de ciência tácita no DET?
O prazo de ciência tácita no DET é de 15 dias corridos, contados da disponibilização da comunicação na caixa postal. Passado esse tempo, ela se consuma automaticamente no primeiro dia útil seguinte.
Cabe enfatizar que os dias, nesse caso, são corridos e não úteis, ou seja, finais de semana e feriados contam: uma comunicação disponibilizada numa sexta-feira não ganha tempo extra por causa do fim de semana, e um feriado prolongado no meio do período não empurra a contagem para frente.
O que acontece com quem não acessa caixa postal do DET?
Se uma empresa não acessa a caixa postal do DET, ela não deixa de ser notificada, mas perde tempo para “reagir” às comunicações. Isso pode desencadear na ausência do envio de documentos ou esclarecimentos ou na descoberta atrasada de um procedimento de fiscalização.
A ciência tácita não gera multa ou auto de infração automáticos, porém o descumprimento das obrigações comunicadas pode trazer prejuízos trabalhistas e financeiros.
→ Incluir a verificação do DET como hábito e considerá-la parte do compliance trabalhista no departamento pessoal evita todo o problema, sem dúvidas.
Como consultar o DET e de quanto em quanto tempo?
Especialistas em gestão de pessoas nas empresas recomendam a consulta à caixa postal do DET, pelo menos, semanalmente. Para fazê-la, a melhor dica é organizar as rotinas do departamento pessoal de forma a ter um responsável nomeado dentro da empresa, além de um dia sempre fixado no calendário.
Aqui está o passo a passo da consulta:
- Nomeie um titular responsável pelo acompanhamento e um substituto
- Garanta a autenticação via gov.br para que o acesso aconteça sem problemas
- Para acesso por procurador autorizado, obtenha o documento disponibilizado no Sistema de Procuração Eletrônica (SPE)
- Confirme se titular e substituto conseguem acessar o perfil da empresa no DET; não substitua a atuação dessas pessoas pela do procurador e vice-versa
- Oriente o responsável a acessar a caixa postal semanalmente e conferir as mensagens recebidas com atenção especial às não lidas
- Sempre que uma comunicação for aberta, garanta a verificação de conteúdo, tipo, data, forma e data da ciência e abrangência
- Identifique imediatamente o que precisa ser feito
- Garanta ações adequadas e continuidade da rotina de checagem, mantendo a conferência da caixa postal como compromisso recorrente no calendário
Nada deve interromper o acompanhamento à caixa postal do DET – nem mesmo afastamentos, desligamentos ou períodos mais atarefados do RH.
Registre todas as consultas ao DET para evitar perda de informações
Uma vez sabendo exatamente o que fazer, lembre-se de registrar cada consulta ao Domicílio Eletrônico Trabalhista com data, responsável e o que foi encontrado (ou “nada encontrado”). Além disso, baixe os comprovantes e as comunicações recebidas e guarde-os junto dos documentos trabalhistas da empresa.
Esse histórico mostra que a rotina de acessos existe e funciona e sustenta a versão da empresa quando há questionamentos por parte de uma fiscalização.
Por último, mas não menos importante, se quiser garantir respostas mais rápidas e assertivas às notificações do DET, centralize contratos, atestados, espelhos de ponto e outros documentos – preferencialmente com assinatura digital – numa plataforma de gestão de RH e departamento pessoal que todos possam acessar por computador ou celular.
Economize tempo e dinheiro e aumente a confiabilidade dos processos por aí.
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