A assinatura digital é uma excelente ferramenta para o RH operacional das empresas, pois traz economia de tempo e dinheiro tanto no que diz respeito a holerites quanto no registro do espelho de ponto, em avisos de férias, no encaminhamento de advertências, dentre outros.
Ela também serve para contratos, mas só isso não basta: um contrato é assinado uma vez por contratação, enquanto outros documentos igualmente importantes fazem parte de rotinas diárias, semanais e mensais e merecem máxima atenção.
Numa empresa com 60 funcionários, apenas dois tipos diferentes de documento podem representar 120 arquivos para disponibilizar, organizar e armazenar a cada fechamento, pensa só!
Se é no volume que a conta muda, este artigo traz informações interessantes para você.
O que é e como funciona a assinatura digital para RH?
A assinatura digital nada mais é do que a formalização de documentos em um ambiente online, feita com o cuidado de preservar evidências capazes de ajudar a comprovar quem assinou e garantir que cada arquivo permaneça íntegro depois dos registros.
No dia a dia operacional, ela elimina etapas como imprimir, entregar, recolher e voltar a arquivar documentos que já nasceram digitais.
Mas não a confunda com assinatura eletrônica ou digitalizada!
A primeira, diferentemente da digital propriamente dita, não utiliza recursos criptográficos e certificados digitais. Resumidamente, é mais simples. A segunda, equivale a assinatura manuscrita em papel que depois foi escaneada é digitalizada.
De acordo com a legislação, assinaturas eletrônicas podem ser simples ou avançadas, enquanto assinatura digital é “qualificada”, ou seja, sempre utiliza certificado digital ICP-Brasil.
A assinatura digital tem validade legal? O RH precisa de ICP-Brasil para fazê-la?
Tanto assinaturas digitais quanto eletrônicas têm validade legal, desde que seja possível comprovar sua autoria e integridade e sejam observadas as exigências aplicáveis a cada documento e processo. O certificado ICP-Brasil não é obrigatório por regra geral, porém, as assinaturas digitais o contém.
Isso justifica, por exemplo, o fato de muitas empresas optarem pelo uso de plataformas de admissão e assinaturas digitais, mas que abranjam também outros processos dos Recursos Humanos, como a gestão de jornadas.
Afinal, para o RH operacional, não basta conseguir assinar um arquivo: o ganho aparece quando geração, envio, acompanhamento, armazenamento e consulta deixam de acontecer em ferramentas e etapas separadas.
E, quanto mais desses processos estiverem integrados, menor tendem a ser o trabalho manual e a falta de organização.
Quais documentos de RH podem receber assinatura digital?
Economizam tempo do RH operacional as assinaturas digitais em documentos que combinam recorrência, volume, urgência ou dificuldade de coleta: holerite, espelho de ponto, documentos ligados à férias, políticas internas e termos, advertências, contratos e aditivos.
A prioridade de gestores e líderes, portanto, não deve ser simplesmente “digitalizar tudo”, mas identificar quais fluxos hoje consomem mais tempo com geração, envio, acompanhamento de pendências e armazenamento.
E, especificamente no caso de rescisão, vale redobrar o cuidado com as evidências geradas pela assinatura e observar as exigências aplicáveis ao desligamento e eventuais normas coletivas.
O quadro adiante detalha a rotina dos outros “arquivos”.
| Rotina/documento | Recorrência típica | Importância da assinatura digital |
|---|---|---|
| Holerite | mensal | distribuição, acompanhamento e armazenamento |
| Espelho de ponto | mensal | disponibilização, registro do fluxo e organização |
| Férias | conforme programação | envio e acompanhamento dos documentos |
| Políticas internas e termos | eventual ou em lote | distribuição para vários colaboradores e controle de pendências |
| Advertências | eventual | formalização e rastreabilidade do processo |
| Contratos e aditivos | por contratação ou alteração | envio remoto e centralização no cadastro do colaborador |
| Documentos de desligamento | por desligamento | circulação, organização e preservação das evidências do processo |
Com a assinatura digital, fica até mais fácil para o RH otimizar a distribuição de holerite em massa!
Sem contar que uma plataforma de assinatura digital com outros recursos de gestão de pessoas ainda permite às empresas centralizar a geração e emissão do espelho de ponto, minimizar problemas com documentos que travam por ausências e até simplificar admissões.
Por onde começar a assinatura digital no RH operacional?
Para digitalizar, faça o seguinte:
1. Mapeie os requisitos de cada fluxo
Considere legislação aplicável, normas coletivas, risco e necessidade de comprovação de autoria e integridade e coloque no papel como cada documento circula hoje: quem gera, quem envia, quem precisa assinar, como o RH acompanha pendências e onde o arquivo fica armazenado depois.
Assim, você enxerga não apenas o que pode ser digitalizado, mas onde estão os gargalos que realmente consomem tempo.
2. Defina o tipo de assinatura que você vai usar
Avalie as características do documento, as regras que se aplicam a ele e quais evidências serão necessárias caso a assinatura precise ser comprovada no futuro.
Considere também como o signatário será identificado e como a plataforma escolhida para a digitalização preservará a integridade do arquivo.
Na dúvida, não escolha apenas pela facilidade de clicar em “assinar”: entenda o que fica registrado depois do clique.
3. Escolha a plataforma a ser implementada na sua empresa
Dê preferência a uma solução de assinatura digital para RH que seja integrada ao ponto e aos documentos dos colaboradores.
Faça isso porque cada troca de sistema pode criar uma nova tarefa manual: se o setor precisa baixar o documento de uma ferramenta, subir em outra para colher a assinatura e depois devolvê-lo ao cadastro do funcionário, parte do ganho de digitalizar o processo vai embora no caminho.
4. Oriente os funcionários sobre a novidade
Explique como o novo processo funciona, onde a pessoa receberá os documentos, como fará a assinatura e o que deve fazer se encontrar alguma informação incorreta.
Uma orientação curta antes da implantação pode evitar uma sequência de dúvidas individuais depois. E lembre-se: digitalizar deve facilitar também a vida de quem assina, não apenas a de quem envia.
5. Rode um mês-piloto com holerite e espelho de ponto
Comece as mudanças pelas rotinas recorrentes do seu RH e monitore o tempo gasto pelo departamento para disponibilizar os documentos, localizar pendências e organizar os arquivos depois.
Um piloto vai lhe ajudar no alinhamento com os funcionários e, mais do que na descoberta de “se a assinatura digital funciona”, vai lhe mostrar como ela deixa o fechamento mais simples para quem opera o processo.
6. Ao mesmo tempo, padronize arquivamento e trilha de auditoria
Aproveite e defina, desde o início, onde cada documento assinado será armazenado, quem poderá acessá-lo e quais evidências da assinatura precisam permanecer vinculadas ao processo.
7. Amplie a digitalização para outros processos
Depois de validar o primeiro fluxo, avance para os processos em que a empresa identificou mais urgência, volume ou dificuldade de coleta. Férias, políticas internas, termos, admissões e documentos de desligamento podem entrar nessa sequência conforme a realidade do negócio.
Você vai perceber que suas decisões valeram à pena logo depois do piloto, comparando o tempo gasto com envio, cobrança de pendências e arquivamento. Apenas certifique-se de fazer a escolha certa da solução utilizada!
O que avaliar para escolher plataforma de assinatura digital para RH?
Na hora da sua decisão, analise, pelo menos, se a plataforma preferida tem:
- Trilha de auditoria com data, hora e identificação de quem assinou, guardada junto com o arquivo e não em um relatório à parte
- Métodos de autenticação e evidências disponíveis, para que o RH saiba como o signatário é identificado e quais registros ficam associados ao documento
- Integração com ponto, folha e gestão de documentos de modo que o holerite e o espelho de ponto nasçam dentro do sistema em vez de serem carregados manualmente
- Armazenamento por colaborador com controle de acesso, para achar o documento certo quando ele for cobrado anos depois
- Modelo de cobrança compatível com o volume, considerando quantos documentos e colaboradores passam pelo fluxo todos os meses
Perceba que a melhor escolha para o seu RH não é a da ferramenta que “insere” uma assinatura num PDF, mas que reduz etapas e desperdício de recursos.
Compare opções olhando para a rotina completa do setor, da geração do documento à consultas posteriores, passando por envio, autenticação, acompanhamento das pendências, armazenamento etc.
Se várias tarefas continuam manuais, não adianta!
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Em vez de pensar apenas só na coleta de assinaturas, inclusive, o RH vai conseguir visualizar um fluxo completo:
✓ Gerar documentos
✓ Disponibilizá-los aos colaboradores
✓ Acompanhar o que ainda está pendente
✓ Manter as informações organizadas em um só ambiente
E economizar trabalho (tempo e dinheiro) de verdade!
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