7 ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho

Aumentar a produtividade e o desempenho dos seus colaboradores não é uma tarefa difícil. Com as ferramentas gerenciais certas, tudo fica mais simples.

Ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho

O tempo é democrático e saber como elaborar uma boa gestão do tempo, focando na produtividade e no desempenho dos colaboradores, é fundamental.

Com a ajuda de ferramentas gerenciais, fica mais fácil manter a organização dos projetos e demais obrigações, otimizando e melhorando a gestão de qualidade e produtividade.

Confira abaixo as sete melhores ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho que selecionamos.

1.  Lista de Tarefas

Montar uma planilha bem detalhada ou utilizar um sistema ou software que auxilie a organizar as tarefas por fazer, vai gerar economia do tempo que seria gasto delegando tarefas para os colaboradores.

Além do que é uma ótima maneira para fazer a gestão de produtividade da empresa. Com esta lista, você pode distribuir as tarefas mais importantes e as que têm menos urgência para serem concluídas.

Montar uma lista individual para cada funcionário demoraria muito e, por isso, o interessante é você explicar em uma única planilha.

É possível enviar um modelo pronto, através do e-mail, e solicitar para que cada líder entregue-a nas primeiras horas de trabalho, preenchida com todos os projetos que devem ser cumpridos no dia, como no exemplo abaixo:

Exemplo lista de tarefas

2.  Gestão de Projetos

A gestão de projetos está voltada para solucionar problemas que atrapalham a execução e atrasam a entrega dos produtos.

Utilizando uma tabela que originalmente se chama 5W2H, é possível fazer um plano de ação para a empresa.

Com essa ferramenta, é possível encontrar os erros e as pessoas que estão "por trás” destes atrasos, fazendo com que a gestão de desenvolvimento de produtos seja mais efetiva na hora de detectar o erro e encontrar o mais rápido possível a solução.

A tabela é bem simples e pode ser muito útil, veja:

5W2H

  • What? O que ? (Nome do projeto)
  • Who? Quem ? (Quem está executando)
  • Why? Por que ? (O motivo do atraso)
  • Where? Onde ? (Qual setor é o responsável pelo projeto)
  • When? Quando ? (Data de Início e Data Final da execução)
  • How? Como ? (Como precisa ser feito e como pode ser entregue mais rápido)
  • How Much? Quanto ?(Até a data do preenchimento da planilha, quantos porcento do projeto está concluído).

Ferramenta 5W2H

Preenchida corretamente, pelo menos uma vez por semana, é possível manter um controle do desempenho individual de cada funcionário e entender melhor em qual fase está cada produto.

Vale lembrar que estas tabelas também servem como indicadores de desempenho, porque permitem monitorar as atividades da empresa e pontuar os erros e acertos que a gestão de qualidade e produtividade está alcançando.

3.  Gestão de Produtividade

A ferramenta gerencial denominada Ciclo de Deming, surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, e foi a base para ajudar os japoneses que queriam reerguer suas empresas.

Vinculada à gestão de tempo e produtividade, esse método é composto por quatro princípios básicos eficientes, como dispostos abaixo:

Organizar

Estude sobre os projetos e estipule uma ordem de urgência para a conclusão de cada um, organizando as metas e os objetivos que devem ser alcançados pelas equipes.

Realizar

É preciso cobrar a realização dos colaboradores a quem as metas e os planos de produtividade foram destinados.

Fiscalizar

Realizadas as funções, é preciso fiscalizar e conferir se cada projeto foi entregue de acordo com as datas corretas, cumprindo, portanto, os objetivos.

Fazer funcionar

É preciso treinar as equipes para que deem continuidade a todos os outros princípios citados anteriormente, mantendo o funcionamento correto e na ordem esperada.

Para que essa ferramenta gerencial funcione bem, é necessário que os colaboradores entendam como esse processo ocorre, memorizando as quatro funções e seguindo esta ordem, que ajudará e - muito - toda a gestão de produtividade.

4.  Reuniões e Encontros

Algumas medidas devem ser tomadas para que as reuniões ou os encontros sejam considerados ferramentas gerenciais focadas na produtividade e no desempenho dos colaboradores.

Para uma maior efetividade das reuniões, como ferramentas, tenha em mãos alguns dados e informações importantes para auxiliar e conduzir o caminho o qual o encontro deve ser percorrido.

Por exemplo, obtenha dados como:

  • o cronograma de tudo que será discutido e abordado na reunião;
  • avaliação de desempenho empresarial, a fim de mostrar os erros e os problemas que impediram a concretização dos objetivos. Apresente a solução na hora.

Outros pontos importantes para que a reunião seja produtiva:

  • começar e terminar o encontro no horário estipulado;
  • certificar de que o local escolhido é apropriado e confortável para todos;
  • confirmar a presença de todos os envolvidos; e
  • garantir que todo o conteúdo do cronograma seja cumprido.

Após a realização da reunião, uma ata deve ser preenchida e o documento deve conter as informações, conforme o exemplo:

Exemplo ata reunião mensal

5.  Atividades relacionadas à administração

Chamada de ABM, este gerenciador trabalha baseado nas atividades administrativas, o que significa que os administradores da empresa devem se reunir para conferir todas as planilhas de gastos e lucros.

O objetivo é trabalhar em cima dos preços dos produtos e recalcular os valores para que a produção possa ser barateada sem perder a qualidade.

A ferramenta também permite avaliar os novos projetos e redefinir a forma de produzir, para otimizar o tempo de gestão e de desenvolvimento de novas tarefas.

Devem ser criadas estratégias possíveis e que atendam todas as necessidades dos setores, sempre focando na gestão de qualidade e no baixo custo.

6.  Terceirização

Assim como a ferramenta gerencial anterior, esta também visa a redução de custos, porém sem diminuir a quantidade da produção.

Serve para que a empresa diminua apenas o custo operacional, avaliando se fica mais barato contratar pessoal e serviços para a produção de algumas partes do produto.

Desta forma, a empresa consegue não ter custo com máquinas nem com contratações desnecessárias para algo que não gere tanto rendimento, possibilitando, então, investir um capital maior em algo que realmente traga benefícios e aumente o lucro, a produtividade e a qualidade do serviço.

7.  Missão e Visão

Nesta última opção, a intenção está em gerenciar seus administradores sem a necessidade planilhas, planos, listas ou tabelas.

Aqui, os colaboradores e administradores seguem os objetivos e as metas da empresa, orientando seus pensamentos baseados na missão e na visão, que servirão de guia para todas as suas atitudes.

Podemos destacar também, que gerenciar os colaboradores em função da Missão/Visão da empresa, motiva-os a seguirem os valores e a pensarem sempre em soluções que atendam todas as necessidades de produtividade e desenvolvimento.

Se a ferramenta gerencial foi escolhida corretamente para suprir as necessidades e executada sem erros, a produtividade, desempenho e o desenvolvimento da empresa seguirão o percurso correto.

Acompanhe o melhor conteúdo sobre
gestão de Recursos Humanos!

Deixe seu e-mail e receba conteúdo para aumentar o seu desempenho na gestão de pessoas!

O que você achou do post?

0 Respostas

Deixe seu comentário