O tempo é democrático e saber como elaborar uma boa gestão do tempo, focando na produtividade e no desempenho dos colaboradores, é fundamental.
Com a ajuda de ferramentas gerenciais, fica mais fácil manter a organização dos projetos e demais obrigações, otimizando e melhorando a gestão de qualidade e produtividade.
Confira abaixo as sete melhores ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho que selecionamos.
1. Lista de Tarefas
Montar uma planilha bem detalhada ou utilizar um sistema ou software que auxilie a organizar as tarefas por fazer, vai gerar economia do tempo que seria gasto delegando tarefas para os colaboradores.
Além do que é uma ótima maneira para fazer a gestão de produtividade da empresa. Com esta lista, você pode distribuir as tarefas mais importantes e as que têm menos urgência para serem concluídas.
Montar uma lista individual para cada funcionário demoraria muito e, por isso, o interessante é você explicar em uma única planilha.
É possível enviar um modelo pronto, através do e-mail, e solicitar para que cada líder entregue-a nas primeiras horas de trabalho, preenchida com todos os projetos que devem ser cumpridos no dia, como no exemplo abaixo:
2. Gestão de Projetos
A gestão de projetos está voltada para solucionar problemas que atrapalham a execução e atrasam a entrega dos produtos.
Utilizando uma tabela que originalmente se chama 5W2H, é possível fazer um plano de ação para a empresa.
Com essa ferramenta, é possível encontrar os erros e as pessoas que estão "por trás” destes atrasos, fazendo com que a gestão de desenvolvimento de produtos seja mais efetiva na hora de detectar o erro e encontrar o mais rápido possível a solução.
A tabela é bem simples e pode ser muito útil, veja:
5W2H
- What? O que ? (Nome do projeto)
- Who? Quem ? (Quem está executando)
- Why? Por que ? (O motivo do atraso)
- Where? Onde ? (Qual setor é o responsável pelo projeto)
- When? Quando ? (Data de Início e Data Final da execução)
- How? Como ? (Como precisa ser feito e como pode ser entregue mais rápido)
- How Much? Quanto ?(Até a data do preenchimento da planilha, quantos porcento do projeto está concluído).
Preenchida corretamente, pelo menos uma vez por semana, é possível manter um controle do desempenho individual de cada funcionário e entender melhor em qual fase está cada produto.
Vale lembrar que estas tabelas também servem como indicadores de desempenho, porque permitem monitorar as atividades da empresa e pontuar os erros e acertos que a gestão de qualidade e produtividade está alcançando.
3. Gestão de Produtividade
A ferramenta gerencial denominada Ciclo de Deming, surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, e foi a base para ajudar os japoneses que queriam reerguer suas empresas.
Vinculada à gestão de tempo e produtividade, esse método é composto por quatro princípios básicos eficientes, como dispostos abaixo:
Organizar
Estude sobre os projetos e estipule uma ordem de urgência para a conclusão de cada um, organizando as metas e os objetivos que devem ser alcançados pelas equipes.
Realizar
É preciso cobrar a realização dos colaboradores a quem as metas e os planos de produtividade foram destinados.
Fiscalizar
Realizadas as funções, é preciso fiscalizar e conferir se cada projeto foi entregue de acordo com as datas corretas, cumprindo, portanto, os objetivos.
Fazer funcionar
É preciso treinar as equipes para que deem continuidade a todos os outros princípios citados anteriormente, mantendo o funcionamento correto e na ordem esperada.
Para que essa ferramenta gerencial funcione bem, é necessário que os colaboradores entendam como esse processo ocorre, memorizando as quatro funções e seguindo esta ordem, que ajudará e - muito - toda a gestão de produtividade.
4. Reuniões e Encontros
Algumas medidas devem ser tomadas para que as reuniões ou os encontros sejam considerados ferramentas gerenciais focadas na produtividade e no desempenho dos colaboradores.
Para uma maior efetividade das reuniões, como ferramentas, tenha em mãos alguns dados e informações importantes para auxiliar e conduzir o caminho o qual o encontro deve ser percorrido.
Por exemplo, obtenha dados como:
- o cronograma de tudo que será discutido e abordado na reunião;
- avaliação de desempenho empresarial, a fim de mostrar os erros e os problemas que impediram a concretização dos objetivos. Apresente a solução na hora.
Outros pontos importantes para que a reunião seja produtiva:
- começar e terminar o encontro no horário estipulado;
- certificar de que o local escolhido é apropriado e confortável para todos;
- confirmar a presença de todos os envolvidos; e
- garantir que todo o conteúdo do cronograma seja cumprido.
Após a realização da reunião, uma ata deve ser preenchida e o documento deve conter as informações, conforme o exemplo:
5. Atividades relacionadas à administração
Chamada de ABM, este gerenciador trabalha baseado nas atividades administrativas, o que significa que os administradores da empresa devem se reunir para conferir todas as planilhas de gastos e lucros.
O objetivo é trabalhar em cima dos preços dos produtos e recalcular os valores para que a produção possa ser barateada sem perder a qualidade.
A ferramenta também permite avaliar os novos projetos e redefinir a forma de produzir, para otimizar o tempo de gestão e de desenvolvimento de novas tarefas.
Devem ser criadas estratégias possíveis e que atendam todas as necessidades dos setores, sempre focando na gestão de qualidade e no baixo custo.
6. Terceirização
Assim como a ferramenta gerencial anterior, esta também visa a redução de custos, porém sem diminuir a quantidade da produção.
Serve para que a empresa diminua apenas o custo operacional, avaliando se fica mais barato contratar pessoal e serviços para a produção de algumas partes do produto.
Desta forma, a empresa consegue não ter custo com máquinas nem com contratações desnecessárias para algo que não gere tanto rendimento, possibilitando, então, investir um capital maior em algo que realmente traga benefícios e aumente o lucro, a produtividade e a qualidade do serviço.
7. Missão e Visão
Nesta última opção, a intenção está em gerenciar seus administradores sem a necessidade planilhas, planos, listas ou tabelas.
Aqui, os colaboradores e administradores seguem os objetivos e as metas da empresa, orientando seus pensamentos baseados na missão e na visão, que servirão de guia para todas as suas atitudes.
Podemos destacar também, que gerenciar os colaboradores em função da Missão/Visão da empresa, motiva-os a seguirem os valores e a pensarem sempre em soluções que atendam todas as necessidades de produtividade e desenvolvimento.
Se a ferramenta gerencial foi escolhida corretamente para suprir as necessidades e executada sem erros, a produtividade, desempenho e o desenvolvimento da empresa seguirão o percurso correto.
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