Conheça 7 tipos de reunião empresarial

A primeira coisa a se pensar é: o que é uma reunião empresarial? Um bom planejamento de reunião empresarial, ou seja, para reunir um grupo de pessoas e discutir alguns assuntos referente ao funcionamento da empresa e manter tudo alinhado, é preciso entender mais sobre essa prática.

Quaisquer assuntos concernentes a todos os setores da empresa podem ser pauta de reunião, como fechar uma parceria, por exemplo. É recomendado que sempre se tenha uma lista com pautas para serem discutidas ao longo da reunião, assim, aquele tempo é aproveitado da melhor forma.

Essas pautas precisam ser postas por ordem de prioridade e é indicado que não se acumule muitos assuntos em uma mesma conferência, para não ficar muito longa e os participantes não se dispersarem.

É bem provável que em algum momento você já tenha sido convocado para uma conferência, seja como participante ou condutor. Nesses momentos, é comum se questionar qual o melhor tipo e como planejar uma reunião empresarial.

Para saber isso, vamos conhecer os tipos de reunião!

1.  Reunião de treinamento

É feita para treinar os novos funcionários da empresa, mostrando o funcionamento, a organização e tudo que está presente no dia a dia da empresa. Pode ser feita, também, com funcionários que já estão há um tempo no cargo, para ficarem atualizados, principalmente quando há alguma mudança operacional.

Além disso, se algum funcionário mudar de cargo, também pode participar dessa conferência.

2.  Reunião de informação

Essa modalidade é utilizada sempre que há alguma informação para ser passada, sem necessidade de uma discussão para resolver algum problema e achar alguma solução.

É apenas informativa, por exemplo, para contar alguma mudança operacional na empresa ou até mesmo alguma nova regra que entrará em vigor.

3.  Reunião para tomada de decisões e novas diretrizes

Essas duas modalidades são bem parecidas porque em ambas há uma necessidade de resolver algum tipo de problema de forma prática.

Para o encontro de tomada de decisões é importante que os participantes sejam interessados diretamente pelo assunto, pois serão apresentados dados, estatísticas e os problemas que precisam ser resolvidos.

Assim, todos os participantes podem contribuir com ideias, essas soluções são momentâneas, geralmente destinadas apenas para aquele contratempo em específico. É uma das reuniões mais frequentes nas empresas.

A conferência de novas diretrizes também tem o intuito de resolver problemas, mas de uma forma mais definitiva, evitando futuras complicações parecidas, motivo pelo qual há a formulação de novas diretrizes.

4.  Reunião criativa ou brainstorming

Esse encontro também é bem recorrente, pois é nele que se discutem ideias para novos projetos, serviços ou produtos e até mesmo soluções para algum contratempo de forma mais criativa.

Como um dos objetivos é a imaginação e criação, essas conferências têm o caráter um pouco mais informal do que as outras reuniões.

5.  Reunião de avaliação ou feedback

Nessas convenções, é possível identificar os pontos positivos e negativos em relação a um determinado assunto, pois é aqui que se tem o feedback dos serviços prestados pela empresa e pelos funcionários.

É importante que sejam estabelecidos os critérios que foram avaliados e que as críticas, positivas e negativas, sejam passadas de forma construtiva para que sempre ocorra uma melhora.

6.  Reunião de acompanhamento ou follow up

Esses encontros visam acompanhar algum processo, como o andamento de algum projeto ou serviço, de modo que é possível ter uma ideia de quanto tempo levará aquela operação ou processo, se está dentro do prazo e se os recursos estão sendo aplicados conforme o planejamento.

7.  Reunião de desenvolvimento de projeto

Uma das mais frequentes, é sempre realizada quando há algum projeto para ser desenvolvido, geralmente algum projeto que foi pensado na reunião criativa.

São discutidos pontos importantes e imprescindíveis para a realização do projeto, sempre incluindo diferentes pontos de vistas e chegando à melhor conclusão. É nessa reunião que também são definidas as funções de cada um para que o projeto funcione bem.

Leia também: Como fazer uma reunião produtiva

O que é uma ata de reunião?

Nada mais é do que um registro com os principais assuntos e decisões que foram discutidos durante o encontro, sendo considerada uma forma de relatório oficial.

É o registro de tudo que foi dito, para acompanhamento dos pontos discutidos. É quando as ideias viram informações, tornando-se realidade.

Entretanto, um relatório de reunião empresarial é diferente da ata, pois ele não é um documento oficial, apesar de ser mais detalhado, contendo informações a mais, como algum dado de estatística, um relato de algum desentendimento ou exaltação de algum funcionário.

Ao início do encontro, a primeira coisa a se fazer é determinar a pessoa responsável pela ata, para que ela seja produzida ao longo da sessão.

Para ajudar você ainda mais na hora de registrar os principais pontos discutidos em um em uma conferência, elaboramos um modelo de ata.

Modelo de ata de reunião

É comum que todos que estavam presentes assinem a ata, e é o mais indicado, porém, também pode ser que apenas o presidente e secretário a assinem.

Agora que você já sabe as diferentes modalidades e já sabe elaborar a sua própria ata, para não restar nenhuma dúvida em como organizar uma reunião empresarial, é preciso ter em mente que elas podem ocorrer de modo remoto ou presencial.

Mas lembre-se que, em ambos os casos, é preciso que os participantes sejam convocados com antecedência, informando horário e local - se for online, informar a plataforma utilizada, seguida do link para acesso.

Agora você está pronto para organizar uma reunião empresarial sem ocorrer nenhum problema. Para mais assuntos relacionados aos Recursos Humanos, continue navegando pelo blog da Coalize.