“Tempo é dinheiro”. Com certeza você já deve ter ouvido este ditado popularmente conhecido, não é mesmo? Pois é, infelizmente, no mundo empresarial, o bordão alcança proporções maiores e é seu dever como gestor agir estrategicamente para evitar este desperdício de tempo.
Por isso, ao definir uma pauta de reunião é imprescindível gerir o tempo que será destinado a mesma, da melhor maneira possível. Se isso não acontecer, o tempo investido não compensará e aquela hora mal utilizada reverberá na improdutividade do negócio e na falta de solução dos problemas pela qual a reunião foi marcada.
Em outras palavras, fazer reuniões de “qualquer jeito”, sem um planejamento prévio, causa danos a curto, médio e longo prazo. Sem contar na desmotivação coletiva causada pela sensação de tempo mal gasto.
No entanto, lidar com tantas consequências, por conta da desorganização empresarial, deixou de ser algo culturalmente aceito, certo?
Por esse motivo, trouxemos alguns tópicos para te ajudar a realizar reuniões produtivas com seus funcionários, valorizando, portanto, o tempo de todos dentro da empresa. Veja:
Tenha uma pauta de reunião definida
Se convocou o pessoal para uma reunião, alguma coisa precisa ser discutida e alinhada, certo? Por isso, tenha em mente que, ao entrar na sala de reuniões, você deve ter um objetivo específico para ter marcado esse momento com a sua equipe.
Não esqueça dele, durante a reunião, e tente sair de lá com as respostas almejadas, em mãos.
Mande a pauta, antecipadamente, para os participantes
Não basta apenas o mediador da reunião, nesse caso você, ter acesso ao tema da reunião: todos os envolvidos devem ter consciência do assunto a ser tratada, para terem a chance de se preparem, adequadamente. Dessa maneira, o tempo de todos será otimizado e a reunião poderá gerar melhores resultados.
Sabemos que, por vezes, podem surgir assuntos não programados - e até mesmo reuniões feitas de última hora, por tratarem de assuntos urgentes. No entanto, é crucial ter um roteiro do que deve ser discutido e resolvido, durante as reuniões. Especialmente naquelas que puderem ser marcadas com antecedência.
Estipule um horário de início e término - e cumpra
É necessário estabelecer o tempo de reunião e não ultrapassá-lo: 30 minutos, 45 minutos ou 1 hora?Para que isso aconteça, tente não levantar questões não programadas para o momento. Contudo, anote-as e tente encaixá-las ao final da reunião, ou até mesmo programe outra reunião para o assunto.
Às vezes, um assunto ou problema, inevitavelmente, estão atrelados a outro. É preciso, sim, atentar-se para eles, mas no momento apropriado.
É provável, também, que seja preciso - educadamente - direcionar o ritmo da conversa para o objetivo da reunião. Dessa forma, é preciso evitar conversas paralelas e impertinentes para a pauta em questão.
Uma dica é dividir o tempo da reunião pela quantidade de assuntos a serem discutidos, assim, nenhum tema será deixado de lado e a gestão de tempo será, realmente, posta em prática.
Além disso, há pesquisas que afirmam que reuniões com 1 hora de duração, raramente, cumprem com seu objetivo e, talvez, esse tempo padrão não seja efetivamente produtivo. É preciso encontrar certa flexibilidade, dentro da programação.
Delegue funções a partir das soluções apresentadas
Nos últimos minutos de reunião, entregue a alguns membros da equipe a responsabilidade para a anotação e realização das soluções apresentadas durante a pauta de reunião, comprometendo-os a trazer respostas para as perguntas e direcionamentos feitos na reunião posterior.
Assim, os combinados levantados durante a pauta serão - efetivamente - colocados em prática, possibilitando a criação de um plano de ação.
Registre uma ata de reunião
Para fechar o encontro, “amarrando as pontas”, é recomendável registrar uma ata, anotando nela dados como:
- Pauta;
- Data;
- Horário;
- Mediador;
- Participantes e decisões tomadas;
- Responsáveis para pôr em prática o plano de ação.
A ata de reunião tem, ainda, a função de dar continuidade às próximas reuniões, otimizando, por consequência, o tempo da reunião seguinte, deixando-a também mais produtiva.
Dica: utilize espaços alternativos para reuniões
Sabe aquela andança pelo corredor? Aquele tempo ocioso entre uma tarefa e outra? Aproveite para realizar reuniões curtas.
Como dito no tópico anterior, disponibilizar de um tempo maior para realizar reuniões, não é garantia de resoluções para os conflitos do negócio. Por isso, aproveite para encaixar em momentos ociosos algumas pautas urgentes que podem ser resolvidas entre poucas pessoas.
Por fim, saiba que estes tópicos podem ser seguidos como um modelo de pauta para reunião, pois, eles possuem a função de organizar e gerir o seu tempo e o da sua equipe, deixando-os mais produtivos e significativos.
Que tal aproveitá-los na próxima reunião e ver seu tempo - dentro do negócio - sendo valorizado?
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