Ambiente de trabalho: o poder da comunicação e sua importância

A comunicação no trabalho é fundamental para obter bons resultados e a falha neste sistema pode acarretar problemas administrativos.

Importância ambiente de trabalho

Desde que o mundo é mundo, a comunicação é a principal forma de diálogo entre as pessoas, seja através de imagens, palavras, sinais ou sons. O que realmente importa é que a mensagem transmitida seja recebida de forma correta.

Não importa a situação, precisamos nos comunicar. Seja para pedir um lanche em um restaurante ou para “jogar conversa fora” com um amigo, usar a interlocução é o único caminho para conquistar o que desejamos.

E claro que no ambiente de trabalho não seria diferente, pois a comunicação auxilia a empresa de uma forma geral e é impossível estabelecer metas aos seus colaboradores sem que você se comunique diretamente com eles.

Esta conversação não precisa necessariamente ser “cara a cara”, uma vez que os comunicados podem ser transmitidos através de outros meios como, por exemplo:

  • e-mails;
  • chats internos; e
  • telefone.

O importante é que o diálogo seja claro para que o receptor receba a mensagem e a interprete da forma correta, gerando assim o resultado desejado.

Mas você sabe qual a importância da comunicação no ambiente de trabalho? E quais são os motivos que fazem do diálogo o grande responsável pelos ganhos empresariais?

Para que não restem mais dúvidas nós trouxemos os benefícios que uma boa comunicação pode oferecer.

Vantagens de uma comunicação eficiente no trabalho

Vale ressaltar aqui que, manter uma via aberta de comunicação eficiente não significa exagerar na quantidade de informação, porque quando um colaborador é exposto a uma quantidade desnecessária de conteúdo, ele pode acabar sentindo-se desmotivado.

Por outro lado, quando ocorre troca de informação necessária e tudo o que é repassado aos colaboradores é interpretado de forma correta, os resultados são:

  • soluções mais eficientes;
  • ideias novas e lucrativas;
  • estratégias cumpridas dentro do prazo;
  • conhecimento compartilhado; e
  • informação de qualidade, por exemplo.

Lembrando sempre que é preciso ser objetivo, para que os seus ouvintes consigam compreender aquilo que é falado, fechando as portas para eventuais falhas.

Falha na comunicação

Uma pesquisa realizada com 300 empresas pelo PMI (Project Management Institute Brasil), afirma que 75% das organizações que participaram da pesquisa, em média, definiram que a fraca comunicação no ambiente de trabalho foi o principal motivo do fracasso em várias atividades internas.

Por isso, ou seja, para que o fracasso não prejudique a empresa, existe a necessidade de manter sempre uma boa conversa, o que inclui:

  • apontar os erros, de maneira cordial e individual;
  • trocar ideias para achar soluções; e
  • obter a certeza de que aquilo que foi dito, foi realmente entendido.

Um bom exemplo de falha na comunicação entre o líder e o colaborador é o retrabalho, pois, no momento em que o gestor avalia o produto desenvolvido pelo funcionário e percebe que aquilo que foi entregue em nada confere com o que foi solicitado, nota-se que a mensagem passada pelo emissor não foi recebida de forma correta.

Esta falha pode ser associada à falta de objetividade, à forma como foi explicada, ao uso da linguagem ou, em alguns casos, à falta de interesse em ouvir o que o outro tem a dizer.

Porém, a incomunicação nunca ocorre somente por erro exclusivo do líder.

Isso porque, dentro de uma empresa, o diálogo deve ser um caminho de mão dupla, em que o líder se comunica com o colaborador, que abre espaço para ouvir e, claro, também para oferecer sua opinião.

Cuidados com a comunicação no ambiente de trabalho

Para que não aconteçam falhas no sistema de interação com seus colaboradores, nós listamos alguns cuidados básicos que você precisa ter em relação a comunicação e o seu capital humano.

Use o canal mais adequado

O melhor meio de comunicação, se a sua equipe não trabalha remotamente, sempre será o presencial, porém, quando sua empresa possui uma determinada quantidade de funcionários, pode ser que esta tática fique um pouco impraticável.

Por isso, optar por outros meios de manter o diálogo pode ser o método mais eficaz. Por exemplo, quando houver a necessidade de agendar uma reunião, o e-mail pode ser uma ótima opção.

Aliás, em empresas cujas equipes trabalham remotamente, o e-mail e outros meios eletrônicos e/ou digitais de comunicação, são os mais eficientes - e é só questão de conseguir um que melhor se adeque às necessidades da empresa.

Para marcar aquele happy hour após o expediente ou mesmo um encontro com toda a equipe (especialmente as equipes que não tem encontros frequentes), pode-se usar o chat interno da empresa, se existir, já que o assunto é mais informal.

Seja um bom ouvinte

Como citado anteriormente, o caminho da conversação necessita de bons ouvintes, afinal de contas, só é possível falar quando existe alguém para ouvir, certo?

E para que isso ocorra, o gestor deve estar atento ao exemplo que oferece para os seus funcionários.

Valorizar as opiniões recebidas, responder sempre de forma completa, demonstrar interesse naquilo que está ouvindo e não interromper quando o colaborador estiver concluindo uma ideia são características fundamentais de um bom ouvinte.

Estas características, quando demonstradas pelo gestor, permitem com que um caminho de mão dupla seja estabelecido, de forma que o colaborador percebe que é ouvido e, consequentemente, torna-se ele mesmo um bom ouvinte, também.

Linguagem correta

Não basta falar de qualquer jeito, é preciso saber quais as palavras usar e em qual momento aplicar cada tipo de linguagem.

Por exemplo, não parece nada animador receber um convite para um jantar quando quem convida acaba usando uma linguagem totalmente formal, com vocabulário complicado.

Do mesmo modo que uma reunião com o objetivo de definir projetos e o futuro da empresa não terá seriedade se o líder utilizar de palavrões ou gírias para se comunicar.

Outra dica importante é cuidar das palavras negativas, pois podem ser mal interpretadas, causando desconfortos e até mesmo quebrando elos de uma comunicação eficiente.

Percebe que a comunicação é a ponte que conecta os funcionários, colegas, gestores e líderes de uma mesma empresa?

Porém, este diálogo deve-se estender para além dos colegas diretos, já que a conversa faz parte também da relação entre os demais funcionários e os clientes.

O colaborador deve saber como se comunicar de forma simples e competente com o cliente, também, sabendo explicar sobre os produtos, sobre a empresa, caso seja necessário.

A empresa deve treinar seus empregados para que saibam manter um diálogo produtivo e que gere bons resultados, engajando a equipe através da aprendizagem.

Afinal, de nada adianta um profissional capacitado, habilidoso e competente se, no momento em que ele precisar explicar seu trabalho ou o seu produto, acaba não conseguindo manter uma boa comunicação, deixando dúvidas perante o cliente ou chefe.

Para finalizar, entenda as diferenças entre os três tipos de comunicação existentes em uma empresa e que juntas podem aumentar a produtividade, o desenvolvimento e, principalmente, a rentabilidade.

3 pontos importantes da comunicação

1.  Comunicação interna - Líderes e colaboradores

Promove o diálogo interno entre os colaboradores e seus líderes. Seja de maneira mais formal ou de maneira mais descontraída.

O intuito desta comunicação é definir as metas, objetivos e planos futuros, assim como explicar a missão, a visão e os valores da empresa.

Quando esta ponte é executada de forma ativa, a produção e o desenvolvimento aumentam tanto em quantidade quanto em qualidade.

2.  Comunicação mercadológica - Empresa e clientes

O objetivo é vender ou melhorar o produto/serviço que está sendo comercializado, para cativar clientes, e pode ser desenvolvida através do marketing, propaganda e venda pessoal, por exemplo.

Esta comunicação faz ligação entre a empresa, seus consumidores em potencial, futuros clientes e outras organizações, já que o objetivo principal desse diálogo é promover o que a empresa oferece, aumentando a lucratividade.

3.  Comunicação institucional - Empresa e imprensa

Voltada exclusivamente para auxiliar a empresa com a comunicação direta com a imprensa, afinal de contas, já dizia o ditado popular: “quem não é visto, não é lembrado”. Você não concorda?

Esta diretriz tende a gerenciar o diálogo empresarial em relação à imprensa, aos colaboradores, clientes e à sociedade como um todo, criando uma imagem positiva da organização, para que o produto oferecido seja conhecido e bem comercializado.

Por fim, podemos afirmar que manter a boa comunicação em todos os níveis numa corporação faz toda a diferença, desde a produção, venda e até a entrega do serviço.

Assim como também melhora o clima organizacional e estimula os colaboradores em relação às suas profissões e aos seus líderes.

Por isso, comunique-se!

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