O que causa baixa produtividade no trabalho e como agir?

A baixa produtividade no trabalho pode acontecer por uma série de fatores, como a falta de planejamento ou de incentivo por parte da empresa, problemas de comunicação interna e sobrecarga. Dificuldade para dormir e sedentarismo, apesar de serem questões pessoais de cada colaborador, também têm um efeito negativo no ânimo e na capacidade produtiva.

As empresas até podem notificar um empregado que não esteja realizando suas atividades como deveria e partir direto para a gestão burocrática da questão, mas a melhor solução é sempre buscar entender quais os motivos que estão levando a um baixo rendimento.

Uma vez compreendidas as causas, cabe a quem contrata e às lideranças tentar ajudar como for possível.

Para solucionar a baixa produtividade, não tem muito segredo: boas práticas de organização e conduta são o caminho e contribuem com o desempenho individual e coletivo no ambiente de trabalho.

Ficou interessado(a) em saber mais? Vamos nos aprofundar em todos esses assuntos neste artigo! Continue a leitura.

O que é produtividade no trabalho?

Ser produtivo significa ter capacidade de atender a uma demanda específica de produção, então, a produtividade no trabalho nada mais é do que a medida de quanto uma pessoa ou uma equipe executou “de tarefas” e dos resultados obtidos através delas.

Se estivéssemos falando de uma fábrica, por exemplo, poderíamos considerar que, quanto maior a quantidade de itens fabricados, maior a produtividade. Só que não podemos dizer o mesmo quando estamos falando do trabalho realizado por seres humanos.

Ser um colaborador produtivo não envolve apenas fazer mais em menos tempo, mas também leva em consideração a qualidade do que está sendo feito e a sua relevância.

Um trabalhador produtivo realiza seu serviço com qualidade, economizando recursos da empresa, organizando prioridades, solucionando problemas e buscando sempre se aprimorar.

O que causa a falta de produtividade?

Uma noite de sono ruim, não praticar exercícios e ter atitudes negativas são algumas causas da baixa de produtividade e que partem diretamente do colaborador. As empresas também podem afetar negativamente o desempenho dos funcionários por falta de incentivos, má comunicação interna, sobrecarga e falta de planejamento.

Alguns desses fatores têm um impacto mais imediato no desempenho, principalmente os que são individuais, como não dormir bem ou estar doente. Outros, como a falta de incentivo e a sobrecarga, fazem a produtividade diminuir aos poucos.

Entenda melhor cada um nos tópicos abaixo.

Privação de sono

Quem já passou a noite em claro e foi trabalhar no outro dia sabe bem como isso é ruim e o quanto o expediente acaba não rendendo nada.

O sono é uma parte fundamental do ciclo da nossa vida e do nosso organismo e dormir não serve somente para recarregar as energias, mas também para fixar o que aprendemos e melhorar nosso controle emocional.

Dormir mal, em contrapartida, afeta diretamente a nossa memória, nosso nível de alerta e a capacidade que temos de tomar decisões e resolver problemas – todos pontos muito importantes para qualquer trabalhador, independentemente da função exercida.

Não praticar exercícios

Que praticar exercícios faz bem para a saúde todo mundo sabe, mas nem sempre é fácil levantar junto com o sol ou até antes dele e ir para academia ou correr meia hora pelo menos. Da mesma maneira, não é fácil fazer isso depois de um longo dia de trabalho.

Só que, às vezes, nós não nos damos conta de que o exercício ou o combate ao sedentarismo nos ajudam a combater o cansaço, aumentando nossa capacidade física e mental. Atividades físicas também são fundamentais para diminuir o estresse e produzir endorfina, um hormônio que ajuda o corpo a desencadear sensações de felicidade e alegria.

Ausência de incentivos

A falta de incentivos por parte da empresa é uma das maiores causas da baixa produtividade e, pior do que isso, muitas vezes é causa de demissões sem que os gestores sequer percebam o motivo.

Os incentivos podem ter relação com a remuneração, mas não necessariamente. Quando falamos sobre eles, podemos incluir na lista, entre outras coisas, novas oportunidades de crescimento profissional, treinamentos e formações.

É claro que a possibilidade de ter benefícios, como plano de saúde, vale para cultura e lazer, vale-alimentação ou refeição, aparece como um dos incentivos mais comuns para trabalhadores brasileiros, tanto quanto o reconhecimento por meio de uma promoção ou aumento do salário.

Eles também são muito bem-vindos, porém, o segredo talvez esteja na busca por estratégias diferentes para a melhora do clima organizacional.

Profissionais que se sentem desvalorizados não têm a mesma motivação para trabalhar e, muitas vezes, acabam por estagnar no seu rendimento ou até apresentar uma piora. Em casos mais graves, pode acontecer o chamado “quiet quitting” – quando o empregado faz o mínimo durante o trabalho como uma maneira de mostrar descontentamento.

Má comunicação interna

A forma com que as informações circulam dentro do ambiente de trabalho também pode contribuir com a queda de produtividade e fazer com que tarefas sejam repassadas para as pessoas erradas ou contendo poucas informações ou através de meios inadequados que afetam o humor de uma equipe inteira e gerar atrasos e atritos!

Imagine que um projeto está sendo executado e uma alteração precisa ser feita com urgência. O pedido é enviado para a pessoa responsável por meio de um e-mail, mas ele é mal escrito ou não possui o título correto – pior ainda se a pessoa não entende a demanda ou nem abre a mensagem!

Às vezes, o e-mail nem seria a maneira mais indicada para fazer esse pedido tão emergencial.

Aí, surge um atraso que gera outro e depois outro, ninguém consegue conversar direito e, assim, a produtividade acaba diminuindo. Por esses e outros motivos é que a comunicação empresarial é tão importante.

Sobrecarga

Empresas que exigem de seus profissionais mais atividades do que as que se encaixam em um limite de tarefas saudável para trabalho acabam os sobrecarregando.

Além disso, estabelecer prazos muito curtos ou metas quase impossíveis de atingir também faz com que os colaboradores se sintam com coisas demais a fazer, já que eles precisam de um esforço muito maior para alcançar seus objetivos.

Esse tipo de prática afeta diretamente a saúde dos trabalhadores, fazendo com que eles se sintam desmotivados, cansados e até gerando problemas mais graves como a Síndrome de Burnout.

Falta de planejamento

Esse é um fator que afeta tanto a produtividade individual quanto a da empresa como um todo. Algumas vezes, a falta de planejamento é “culpa” do próprio trabalhador e outras – a maioria – não ou não somente.

Planejar significa definir todas as etapas de um projeto ou um processo, quais profissionais vão ser responsáveis por ele e quais os objetivos precisam ser atingidos através dele, então, se o planejamento não é claro ou nem sequer existe, as atividades vão ser feitas de um jeito desorganizado.

Sem priorizar o que é importante e sem nenhuma ordem.

Isso acaba gerando retrabalho (quando uma certa tarefa precisa ser executada novamente) e fazendo com que a empresa toda perca tempo, e por consequência, capacidade produtiva.

Agora… E se mesmo quando a empresa incentiva seus colaboradores, tem uma boa comunicação, um bom planejamento e distribui bem as funções a produtividade continua baixa? É o caso de advertência? Vamos ver o que pode ser feito!

Empresa pode dar advertência por baixa produtividade?

Sim, é permitido que a empresa aplique uma advertência por baixa produtividade caso o funcionário não esteja cumprindo com os seus deveres, mas essa advertência não pode ser feita de qualquer maneira.

Antes de tudo, ela precisa ser proporcional ao erro de conduta e, portanto, não pode ser exagerada ou desmedida e começar acontecendo verbalmente.

No caso da baixa produtividade, o ideal é, mais do que advertir, conversar com o profissional em particular e tentar entender quais os motivos para a queda no seu desempenho.

Essa é uma ótima oportunidade para que a empresa demonstre o seu interesse com o bem-estar de cada colaborador, ajudando-os no que for possível.

Em caso de reincidência, ou seja, quando o mesmo trabalhador apresentar problemas de desempenho mais de uma vez, os gestores podem emitir uma advertência por escrito ou até mesmo providenciar uma suspensão.

Se nada disso adiantar, o empregador pode demitir o funcionário por justa causa, alegando que ele não tem interesse em cumprir com as suas obrigações. Apenas lembre-se: para não gerar transtornos como ações trabalhistas, o setor de RH precisa dar o aval para a demissão.

Aliás, cabe ao Departamento Pessoal estar sempre atento e orientar líderes para que ajam da maneira mais correta, seguindo a legislação.

Anote algumas dicas para enfrentar a situação com maestria!

Como ser mais produtivo no trabalho? 4 dicas importantes

As principais dicas de como ser mais produtivo no trabalho envolvem manter uma rotina saudável, aprender a dizer não, utilizar a “técnica pomodoro” de gerenciamento de tempo e definir metas claras.

Aumentar a produtividade dos funcionários é um objetivo constante das empresas, que tem como principal responsabilidade oferecer um ambiente de trabalho saudável e que promova o bem-estar de todos. Se a sua organização já investe nisso e o processo de melhora precisa ser individual, confira a seguir as sugestões que preparamos.

1.  Mantenha uma rotina saudável

Já falamos lá em cima que a qualidade do sono e a prática de exercícios podem afetar muito a produtividade e elas representam alguns pontos principais de uma rotina saudável, mas não os únicos.

Para ter um cotidiano pleno, qualquer profissional deve:

• se alimentar de forma equilibrada e com o mínimo de ingredientes industrializados ou comida fast food;
• evitar ficar muito tempo no celular, principalmente ao acordar e antes de dormir;
• beber água durante todo o dia;
• ter uma boa relação com as pessoas ao redor; e
• fazer pausas durante o trabalho para esticar ou alongar o corpo.

Tudo isso vai relaxar a mente e diminuir o estresse, deixando o organismo preparado para a lida com as situações do dia a dia.

2.  Aprenda a dizer “não”

É importante saber negar um pedido quando você já está lotado de trabalho. A sobrecarga é um dos motivos que levam a queda da produtividade e só pode ser combatida se o profissional, independentemente do setor de atuação, conseguir dizer “não” para certas demandas – quando for para evitar sobrecarga e não por preguiça!

O pior cenário possível é acabar aceitando mais do que se consegue fazer e não dar conta do recado, estressando e atrapalhando a si mesmo e aos outros, então, coloque o “não” ou o “podemos conversar sobre essa demanda em outro momento?” no seu vocabulário!

3.  Utilize a técnica “pomodoro” de gerenciamento de tempo

Essa é uma técnica bastante conhecida e utilizada principalmente por estudantes. Ela foi criada pelo universitário Francesco Cirillo, em 1988, porque ele queria gerenciar melhor os seus estudos.

A “pomodoro” leva esse nome pois Francesco usou um cronômetro de cozinha para contar o tempo de cada lição e aprendizado e o cronômetro tinha, justamente, o formato de um “pomodoro” – tomate em italiano.

Para aplicar a técnica, basta dividir o tempo dedicado à realização de uma tarefa em pequenos intervalos, mais ou menos assim:

• primeiro, você escolhe a tarefa que será realizada;
• depois, aciona o cronômetro marcando 25 minutos e foca no trabalho durante esse tempo;
• ao fim do primeiro período, você faz uma pausa de cinco minutos para descansar; e
• terminando o intervalo, repete os 25 minutos de trabalho e outros cinco de pausa por mais quatro vezes.

Isso tudo vai dar um total de duas horas trabalhadas e, quando você chegar lá, poderá fazer uma pausa mais longa, de 30 minutos.

O processo pode ser repetido até você completar um objetivo e também dá para contabilizar quantos intervalos de 25 minutos forem necessários para realizar cada tarefa, acompanhando o seu desempenho.

Cada intervalo de 25 minutos equivale ao que ficou conhecido como 1 pomodoro, justamente por causa do nome da técnica!

E, é claro: o método pode ser utilizado não só durante o trabalho, mas também nas atividades domésticas. Você vai ver o número de pomodoros cair conforme a definição de metas for ficando mais clara.

4.  Defina metas claras

As metas podem ser uma ferramenta poderosa para a sua produtividade, mas, se forem mal feitas, acabam atrapalhando mais do que ajudando. O ideal para a produtividade é definir metas curtas e fáceis de serem alcançadas, junto com outras maiores e com objetivos de longo prazo.

Sem mencionar que todas precisam ser realistas!

Se você tem um grande projeto para entregar, separe-o em pequenas metas que vão, progressivamente, ajudando a chegar mais perto do objetivo final.

Esse progresso em pequenos passos mantém a motivação em alta, já que fica mais fácil visualizar o trabalho sendo concluído.

Além de tudo, metas melhoram a nossa organização e, consequentemente, nossa agilidade – temas que virão em seguida neste artigo, acompanhados por mais dicas.

Como ser organizado no trabalho?

Responder a essa pergunta também significa responder a outro questionamento bastante comum: “como ser ágil no trabalho”, afinal, uma coisa leva à outra! Experimente criar uma lista de tarefas, manter seu espaço arrumado, planejar-se com antecedência e evitar a procrastinação. Vai ser um bom começo!

É assim que conseguimos realizar qualquer trabalho de maneira mais eficiente, evitando atrasos e erros.

Crie uma lista de tarefas

A lista de tarefas é um item essencial para quem quer se manter organizado, ainda mais se você for uma pessoa mais esquecida.

Você pode organizar listas diferentes para atividades diferentes, sempre colocando tudo em ordem de prioridade para fazer o mais importante primeiro.

Mantenha os checklists sempre atualizados, anotando uma demanda nova assim que ela chega e evitando deixar qualquer coisa passar.

Mantenha seu espaço organizado

A organização do ambiente de trabalho é tão fundamental quanto a das atividades em si: saber onde está cada documento, ferramenta ou informação economiza tempo porque ajuda na realização das tarefas mais rapidamente.

Sem contar que um espaço organizado é mais funcional, né?

Planeje-se

O planejamento, feito da forma mais antecipada possível, pode ser aliado às outras técnicas de melhora da produtividade e de organização que já citamos, principalmente ao cuidado com as metas e à elaboração das listas de tarefas.

A parte boa de planejar afazeres com antecedência é conseguir ter uma visão mais ampla de tudo que precisa ser feito e de quanto tempo vai levar cada coisa.

Ao fazer isso, você consegue organizar melhor as atividades, definir o que é prioridade, entender o que pode ser feito rapidamente e o que exigirá uma dedicação e concentração maiores.

Evite a procrastinação

“Uma olhadinha no celular não mata ninguém”, disse a pessoa que ficou 30 minutos rolando o feed do Instagram e nem percebeu.

O ato de estar sempre se distraindo com uma coisa aqui e ali e de não fazer o que é pedido ou necessário é chamado de “procrastinação” e, como no exemplo, vem tendo cada vez mais relação com o uso dos aparelhos celulares, grandes responsáveis pela perda de tempo, apesar de ferramentas indispensáveis na nossa vida e no trabalho.

Se for possível, mantenha ativas apenas as notificações dos principais aplicativos, como os de mensagem, e, mesmo precisando deles, silencie grupos que não sejam prioridade para que os “apitos” não fiquem distraindo você durante o dia.

Abriu o WhatsApp Web e respondeu quem precisava de você ou atendeu uma demanda? Feche-o por alguns (vários!) minutos antes de abri-lo novamente. Talvez seja até uma boa ideia somente retornar a ele quando a tarefa em progresso estiver concluída! ✅

Se você não consegue deixar de dar uma olhadinha nas redes sociais, utilize o método pomodoro que citamos lá pra cima e gaste seus 5 minutinhos de intervalo para isso. Vai ajudar bastante no desempenho, pode apostar.

Conta pra gente: gostou das dicas? Esperamos que elas sejam o ponto de partida para uma vida profissional mais produtiva, feliz e recompensadora e que você continue nos visitando! Boa sorte.