Manter um controle de ponto eficiente é a chave para o bom andamento de uma empresa e para protegê-la contra ações trabalhistas. No dia a dia, isso também funciona para verificar o cumprimento das jornadas de trabalho e garantir pagamento ou compensação corretos de horas extras.
Todas essas tarefas podem sobrecarregar o departamento de RH e, com o volume de informações e registros de horários, a depender do tamanho do quadro de funcionários e da existência de diferentes escalas, erros podem acontecer.
Sabendo que esses pequenos dilemas resultam em problemas com a Justiça e causam prejuízos financeiros, vamos esclarecer para você como conseguir a eficiência do controle na sua empresa.
Além disso, trouxemos recomendações de como escolher o sistema ideal para conseguir uma gestão dos registros de horas verdadeiramente eficiente para seu negócio.
O que é um sistema de controle de ponto?
O controle de ponto é um instrumento que registra a jornada de trabalho do funcionário, marcando horários de entrada e saída no seu local de trabalho, abastecendo o RH de informações sobre faltas, atrasos e horas extras trabalhadas.
Existem várias formas de registro de ponto. Entre elas:
- manual, com preenchimento de um livro ou uma planilha de ponto;
- mecânica, em relógio de ponto cartográfico;
- eletrônica, em relógio eletrônico, com cartão ou biometria; e
- digital, por aplicativo de ponto instalado em computadores ou smartphones.
Os dois primeiros meios têm a vantagem de custar pouco, mas são pouco seguros e geram um grande volume de papel, dificultando o trabalho dos envolvidos com o processo de controle de horas extras.
Os dois últimos podem ter um custo de implementação mais alto, mas facilitam o momento de acessar e computar as informações, reduzem o tempo despendido pelo colaborador ao fazer seus registros e garantem dados mais exatos.
Eles também se destacam por oferecer maior segurança contra tentativas de burlar as marcações.
Só preste atenção antes de escolher o seu formato preferido: todo e qualquer sistema de registro aplicado em uma empresa precisa estar 100% de acordo com a legislação. Você conhece essa lei e sabe quais são os pontos que merecem cuidado? Continue a leitura!
Qual a lei que regula o controle de ponto?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) traz, no seu artigo 74, a obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho para empresas com mais de 20 funcionários.
A medida vale tanto para quem trabalha no local quanto para quem presta serviços externamente, como entregadores, motoristas ou vendedores – e inclui colaboradores híbridos ou remotos também.
Outra legislação que regulamenta controle de ponto é a portaria nº 671, emitida pelo Ministério Público do Trabalho (MPT) em 2021.
Vale dizer que ela foi alterada através da portaria nº 1486 do MPT, que passou a ter validade no mês de junho de 2022.
Os dois documentos determinam, entre outras coisas, como a empresa deve registrar e tratar as informações da jornada dos seus colaboradores e exigem a adequação das organizações de todo o país.
Para se adequar o quanto antes, a nossa recomendação é que a sua empresa adote um sistema digital mais eficiente do que todos os outros. Optar por esse caminho trará vários outros benefícios igualmente importantes. Pode acreditar!
Por que o controle de ponto eficiente é crucial para o sucesso da sua empresa?
O controle de ponto digital verdadeiramente eficiente garante dados mais precisos e ajuda a prevenir erros e evitar fraudes, protegendo a empresa e os colaboradores.
Esse sistema apresenta vantagens muito claras quando comparado, por exemplo, com os recursos mecânicos e manuais, o que tem levado as empresas a aderirem à novas tecnologias para implementá-lo, abandonando os modelos tradicionais cada vez mais ultrapassados.
Confira os principais benefícios em mais detalhes nos tópicos que seguem.
Garante a precisão e a integridade dos dados
Registros eletrônicos e digitais permitem que os dados de entrada, saída e intervalos de cada colaborador fiquem salvos na memória do aparelho, na rede de dados da empresa ou em nuvem.
Essas formas de controle garantem a transmissão de informações de maneira mais precisa e segura e ajudam os gestores e líderes de RH a terem certeza de que nenhum dos dados registrados serão alterados.
O registro é feito por equipamentos ou em plataformas com a devida padronização e certificação dos órgãos definidos pelas portarias do MPT.
Previne erros humanos
Um registro de ponto eficiente e digital, como você já viu neste artigo, é feito de forma automatizada e, por essa razão, diminui a possibilidade de falhas que geram prejuízos à empresa e aos colaboradores.
Ao utilizá-lo, uma organização tem a garantia de que a quantidade de registros feitos de forma enganada pelos colaboradores diminuirá bastante. Em paralelo, responsáveis por fechar a folha de pagamento ao fim do mês também cometerão menos deslizes.
No RH e departamento financeiro, lidar manualmente com o volume de informações gerados pelos meios tradicionais de controle de ponto é a receita perfeita para que erros aconteçam. A gente sabe!
Evita fraudes
Outro problema comum dos métodos menos modernos e eficientes é a possibilidade de fraude, que ocorre quando um colaborador marca o ponto para um colega – para ocultar uma falta ou um atraso – ou faz o próprio registro antes do horário combinado, por exemplo.
A chance de uma fraude cai drasticamente quando a empresa opta por um sistema que usa biometria ou geolocalização. Vale experimentar.
Protege a empresa de prejuízos com ações trabalhistas
Poder contar com a segurança e transparência dos registros garante à sua empresa que ela consiga evitar prejuízos com ações trabalhistas ou até eliminar totalmente qualquer problema desse tipo.
Os dados recolhidos por um sistema de controle eficiente são usados para que todos consigam respeitar os limites de carga horária e servem como base certeira para fazer eventuais descontos na folha de pagamento por atrasos e faltas não justificadas.
Eles também ajudam no pagamento exato de horas extras, reduzindo gastos adicionais para a empresa e deixando o trabalhador mais tranquilo e confiante.
Reduz gastos desnecessários da empresa
Além de tudo, a redução de volume de trabalho dos gestores, a maior segurança jurídica e o fechamento preciso de folha de ponto proporcionados por um controle que funcione de verdade permitem que as empresas diminuam:
- a quantidade gasta de dinheiro todos os meses; e
- o tempo que suas lideranças e gestores dedicam para todos os processos burocráticos de análise dos registros e contabilidade de pagamentos.
Em outras palavras, esse é um investimento que se paga em pouco tempo. Basta fazer a sua escolha com bastante cuidado e ponderando cada detalhe para implementar o seu sistema sem errar e, depois, usufruir dos benefícios!
Erros comuns ao implementar o controle de ponto e como evitá-los
Os principais erros na implementação do controle da jornada têm a ver com falta de treinamento e esclarecimento de dúvidas por parte da empresa em relação aos seus funcionários. Eles podem acontecer, mas também dá para evitá-los.
Vamos entender quais são e o melhor caminho para que se repitam o mínimo possível?
Marcações incorretas dos horários
Um dos problemas mais comuns na adaptação dos colaboradores ao novo sistema é o erro ou a ausência de marcações. Ele acontece, geralmente, por causa de um desses fatos:
- colaborador não marca hora extra;
- colaborador faz um registro seguido do outro (marcação dupla);
- colaborador esquece de marcar a entrada, algum intervalo ou a saída; ou
- gestor ou líder não marca faltas.
Para eliminar esse tipo de problema, é preciso comunicação e engajamento entre gestores, líderes e colaboradores, num esforço conjunto para compreender o sistema, evitando prejuízos aos trabalhadores e processos trabalhistas movidos contra a empresa.
Erro no cálculo das horas extras
Outro erro comum em empresas que estão começando a implementar sistemas de ponto aparece na hora de fechar folhas de pagamento e no cálculo de horas extras.
Devido ao grande volume de dados e à falta de expertise do responsável por administrá-los em relação ao sistema, há uma probabilidade considerável de problemas assim acontecerem.
Além de ser completamente injusto com o trabalhador, um erro como esse pode custar caro se o colaborador decidir acionar a Justiça. Daí a nossa insistência em contar com um sistema digital, que faz tratamento de dados por conta própria, entendeu?
Automatizando o processo, você resolve esse obstáculo com segurança e ainda alivia o trabalho do RH!
Perda das informações
Este é um dos erros mais graves e com mais consequências negativas para o RH e acontece quando um sistema que não é confiável é escolhido para ser implementado em uma empresa ou quando a sua implementação ainda está acontecendo, mas sem que seja seguido o devido processo.
Um apagão de dados tem altas chances de se transformar numa tempestade de processos trabalhistas, resultando em prejuízo enorme ao caixa da empresa, além de acabar completamente com a confiança dos colaboradores na marca que eles representam.
Por isso, o gestor precisa fazer uma pesquisa aprofundada, comparar alternativas e ter paciência na hora de colocar o novo sistema para funcionar.
Para a escolha ficar mais fácil, trouxemos algumas dicas a serem seguidas por quem quer evitar a maioria dos obstáculos – senão todos eles!
Como escolher o sistema de controle de ponto ideal para sua empresa?
Confira a seguir o passo a passo para escolher o sistema ideal para sua empresa.
1. Estude os modelos disponíveis
Primeiramente, pesquise todas as alternativas de controle do horário de funcionários que sejam mais modernas e estejam disponíveis no mercado. Estude seus recursos e suas possibilidades.
Depois, verifique quais estão em conformidade com a CLT e as determinações do Ministério do Trabalho e investigue também a reputação da empresa desenvolvedora de cada uma.
2. Considere todas as jornadas de trabalho
Com as suas alternativas de ferramentas em mãos, será preciso observar se o modelo escolhido se adequa a todo o tipo de jornada e às escalas realizadas por todos os colaboradores da sua empresa.
Atenção, especialmente, para jornadas de trabalho flexíveis ou escalas que fujam das tradicionais.
3. Verifique se o sistema escolhido permite registro remoto
Trabalhadores em home office ou que cumprem sua jornada externamente, por exemplo, não comparecem no local de trabalho todos os dias e precisam registrar seus horários de expediente.
Mesmo sem estarem fisicamente presentes na empresa, eles precisam ser incluídos na adoção do novo sistema.
Se você tem pessoas assim trabalhando para a sua organização ou se oficializou um regime de trabalho híbrido – alguns dias em casa e outros no escritório – precisa escolher um sistema que permita a marcação de ponto à distância.
4. Considere a facilidade no acesso dos dados
Outro aspecto importante para considerar na hora de escolher o modelo adequado, é a facilidade com que o colaborador consegue acessar as informações sobre a própria jornada de trabalho.
Quanto mais fácil e transparente o acompanhamento dos registros, mais a empresa se mostra interessada em melhorar o clima organizacional e maiores as chances de todo mundo se sentir confiante para aderir tranquilamente ao novo sistema.
Escolheu? Então, bora implementar, garantir sucesso das mudanças e fazer valer a sua decisão!
Como implementar um controle de ponto eficiente?
A implementação de uma ferramenta eficiente só depende de você: primeiro, na hora de escolher qual o sistema que vai utilizar e, segundo, na hora de ser transparente com os seus colaboradores sobre os motivos da novidade e a maneira que ela vai impactar no dia a dia.
Portanto:
- opte pela modernidade, mas preocupe-se com a ideia de que ela precisa ser adequada às necessidades do seu negócio;
- conheça as leis que regem os sistemas de controle de ponto;
- reúna lideranças e ensine todas elas sobre a novidade, depois cobre para que repassem o conhecimento aos seus respectivos times;
- entenda detalhadamente o funcionamento do sistema escolhido antes de transmitir informações sobre ele para qualquer pessoa;
- certifique-se que seus colaboradores saibam operá-lo sem dificuldades e tire dúvidas; e
- conte com o atendimento pós-vendas dos profissionais responsáveis por fornecer a tecnologia para você.
Para garantir o sucesso da sua decisão, aproveite a oportunidade para fazer mudanças na cultura organizacional, priorizando ainda mais os direitos trabalhistas dos colaboradores.
Eles vão perceber a sua preocupação com o assunto quando você oferecer um sistema descomplicado e que permita acesso claro às informações registradas. Pode ter certeza!
O que é preciso para garantir o sucesso do controle de ponto eficiente em sua empresa?
Dá para dizer que a questão fundamental para ter sucesso na implementação de um sistema eficiente é não abrir mão da transparência, garantindo que todos entendam os novos processos e tenham suas dúvidas solucionadas.
Além de tudo, um sistema bom de verdade deixa os funcionários felizes porque eles sabem exatamente quantas horas extras terão para receber ou o quanto seus atrasos e faltas impactaram no salário no fim do mês.
A participação de todos na consolidação das mudanças é outro passo para um desfecho sensacional e agora você já sabe tudo o que precisa fazer, basta começar.
Pare de correr riscos desnecessários e de gerar demandas extras para seu RH: escolha uma empresa especialista em gestão digital de Recursos Humanos e que ofereça o melhor ponto eletrônico para o seu empreendimento.
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