O registro de ponto eletrônico é uma forma moderna de fiscalizar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. O sistema pode substituir o livro-ponto ou o registro em cartão, por exemplo, e facilita os processos do financeiro e do RH.
Nele, o ponto é batido pelo colaborador quando ele aproxima um cartão magnético da máquina ou catraca, apresenta sua biometria ou acessa um aplicativo ou plataforma por meio do celular ou computador.
A ferramenta tem maior precisão e proporciona mais conveniência ao time encarregado de gerenciar as horas da equipe, além de garantir mais segurança tanto para a empresa quanto para os funcionários, pois os dados armazenados não podem ser alterados ou excluídos.
Gostou da ideia e está estudando contar com os benefícios do sistema na sua empresa? Então, será necessário obter informações mais detalhadas sobre a ferramenta para decidir qual escolher, assim como descobrir o que a lei diz sobre o tema.
Confere só o conteúdo super bacana deste artigo para tirar todas as suas dúvidas!
O que é o registro de ponto eletrônico?
Registro de ponto eletrônico é um sistema utilizado por empresas atualmente para registrar e controlar a jornada de trabalho dos funcionários. Em vez do tradicional registro manual em um livro de ponto ou numa folha de frequência, o registro eletrônico utiliza tecnologia.
Ele pode ser realizado através de dispositivos biométricos, cartões de proximidade, reconhecimento facial ou até mesmo aplicativos para PCs, tablets ou celulares.
O mecanismo registra, com precisão, os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores, assim como outras informações relevantes, permitindo um controle mais eficiente da rotina dos trabalhadores.
Além disso, traz benefícios como:
- redução de erros e fraudes;
- automação dos cálculos de tempo extra ou negativo de prestação de serviços por cada pessoa;
- facilidade de acesso aos dados; e
- geração de relatórios completos para tomadas de decisão mais assertivas.
Assim como o registro de ponto manual, a implementação e utilização dessa ferramenta mais moderna também está sujeita a regulamentações e legislações específicas. Você vai ler sobre elas mais adiante neste artigo.
Outro ponto importante: existem diferentes modalidades de ponto eletrônico. Continue lendo para conhecê-las!
Modalidades de ponto eletrônico
A Portaria 671, que é responsável pela regulamentação de temas relacionados à legislação trabalhista, permite e regulamenta três diferentes modalidades de ponto eletrônico: REP-C, REP-A e REP-P.
REP-C
O Relógio ou Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) é o modelo mais tradicional e extremamente utilizado. Ele consiste em um registrador físico (equipamento de registro), instalado nas paredes das empresas juntamente com um programa de tratamento de registros de ponto que vai no computador do pessoal do RH.
Seu uso é relativamente simples, já que esse modelo apenas permite realizar o registro e, em seguida, fornece um comprovante da marcação impresso ao colaborador.
Para fazer o controle correto da jornada, obrigatoriamente, o trabalhador deve estar no local de trabalho e registrar fisicamente sua presença ao chegar e sair, seja para os intervalos de descanso ou início e fim de expediente.
REP-A
No Relógio Eletrônico de Ponto Alternativo, como costuma ser chamado o REP-A, as horas trabalhadas podem ser registradas por meio de celulares, tablets, computadores ou outros dispositivos digitais.
Os dados são armazenados na nuvem, o que permite mais praticidade na marcação, mas a adoção do formato só estará legalizada se acontecer através de convenção ou acordo coletivo.
REP-P
O Relógio Eletrônico de Ponto via Programa (ou software) representa um sistema de marcação de horas que já oferece outros recursos à empresa que o adere, assim como o REP-A.
Ele é composto por um registrador eletrônico de ponto via aplicativo, coletores de marcações, espaço para armazenamento dos registros e um programa de tratamento de ponto.
Tanto o REP-A quanto o REP-P permitem às empresas gerenciar eficientemente as marcações e assegurar o cumprimento das obrigações trabalhistas. Outra vantagem é que admitem o monitoramento de jornadas externas ou remotas e, por isso, ambos são os mais indicados para uso atualmente.
Quer saber exatamente como eles funcionam? Segue o fio!
Como funciona o registro de ponto eletrônico?
A ferramenta pode operar de diferentes maneiras: por meio do uso de cartões magnéticos individuais, da leitura de biometria dos trabalhadores ou pelo uso de equipamentos digitais, como celulares, tablets ou computadores.
Se você deseja adotar o sistema na sua empresa, o mais indicado é contratar uma aparelhagem de ponto eletrônico adequada às modalidades REP-A ou REP-P. Isso porque essas soluções, entre outras coisas, permitem controle de ponto em tempo real da jornada de trabalho.
Antes da escolha e instalação, certifique-se de que a sua melhor alternativa esteja completamente adequada às leis. Após a instalação, lembre-se de que é necessário cadastrar todos os funcionários na plataforma do sistema, registrar suas biometrias (se for o caso) e orientá-los sobre a utilização do mecanismo.
O que a legislação diz sobre a implementação do ponto eletrônico?
A utilização do ponto eletrônico por uma empresa é assegurada por lei e, portanto, mesmo registros digitais estão dentro das normas trabalhistas e podem ser adotados por qualquer tipo de empresa. Atualmente, é a Portaria 671 do Ministério do Trabalho que regulamenta toda a prática de controle de jornada.
Publicada em 2021, essa portaria veio para substituir duas anteriores – a 1510 de 2009 e a 373 de 2011.
Existem algumas exigências legais para o emprego da tecnologia que você não pode deixar passar em branco! Confira as principais.
- É proibido haver limitações de horário para registro de ponto.
- É proibida a autorização prévia para registro de sobrejornada, ou seja, de horas extras.
- A empresa não pode ter um sistema de registro automático de ponto, salvo em casos de intervalo pré-assinalado.
- É proibida a adoção de meios que alterem os dados.
- Fica obrigatório o fornecimento de comprovante físico ou eletrônico do registro aos funcionários – com validade mínima de cinco anos.
- A empresa precisa contar com um sistema que disponha de memória para armazenamento dos registros efetuados. Todas as marcações devem ser guardadas em caso de fiscalização do Ministério do Trabalho.
Atenção! O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê que qualquer empresa com mais de 20 funcionários deve, obrigatoriamente, realizar o monitoramento de ponto, seja manual, eletrônico ou mecânico.
Apostou no registro eletrônico ou digital, pretende contar com sua eficiência, praticidade e segurança e chegou o momento de informar as mudanças aos colaboradores, orientando todos eles? Não se preocupe.
Como orientar os funcionários sobre registro eletrônico? 4 dicas importantes!
Realizar um treinamento com os funcionários, tirando suas dúvidas e informando sobre o uso e a importância da ferramenta são ações primordiais para você garantir a aceitação da novidade entre a equipe e reduzir ao máximo o tempo gasto nas marcações.
Muitos colaboradores ainda vêem a prática do registro de ponto com maus olhos, já que acreditam que essa seja uma forma de controle excessivo – e é também por essa razão que a conscientização tem tanto valor.
Destaque para a turma que essa é uma atividade que visa ao bem-estar da empresa e também de cada colaborador, uma vez que serve para resguardar os direitos de ambos os lados e otimizar a rotina. Veja outras dicas adiante.
1. Deixe clara a obrigatoriedade do registro de ponto
Antes de mais nada, é preciso deixar claro que a atividade é uma obrigação da empresa prevista na lei trabalhista para empresas com mais de 20 trabalhadores que tenham carteira assinada.
Explique de maneira objetiva o que diz a legislação, seus pontos principais e porque ela é importante. Não esqueça de sempre deixar um canal aberto para o esclarecimento de dúvidas, além de um espaço para sugestões.
Outra ideia bacana é realizar uma campanha de comunicação interna de conscientização, inclusive detalhando cada funcionalidade do recurso.
2. Treine os funcionários para a utilização da ferramenta
Novas tecnologias podem assustar, principalmente quando as pessoas acreditam que não têm tempo ou conhecimento para se adaptar a elas. Logo, a solução para esse possível receio pode estar em separar um tempinho para o treinamento dos colaboradores.
Caso a empresa tenha aderido a um sistema de marcação por aplicativo, por exemplo, o interessante seria elaborar um tutorial e compartilhar com a equipe. Pense em uma demonstração rápida, de modo a exemplificar como o recurso funciona!
3. Ressalte os benefícios do mecanismo
Na teoria e na prática, nas apresentações, orientações e demonstrações, priorize enfatizar os benefícios da novidade.
Destaque para o pagamento adequado de horas extras, os pedidos de folgas e férias facilitados e fechamento mais rápido da folha – pontos que interessam aos funcionários.
4. Envie lembretes próximos ao horário da marcação de ponto
Por último, mas não menos importante, considere avisar sobre as marcações pelo menos durante as primeiras semanas ou meses da implementação de um novo registro.
É comum algumas pessoas acabarem esquecendo de fazer o controle de suas jornadas, principalmente com a pressa da hora de ir embora, por isso, pode ser bacana enviar notificações e lembretes uns minutinhos antes do fim de cada jornada.
E aí, já está tudo mais claro e tranquilo? Respira fundo e vai! Você está seguindo o caminho do sucesso! Para finalizar este artigo, dá uma olhada nos principais motivos da adoção do registro eletrônico.
Por que implementar um monitoramento digital de banco de horas?
É fato que algumas empresas ainda manuseiam planilhas para organizar as horas trabalhadas dos funcionários, mas as plataformas digitais fornecem mais transparência no relacionamento com o time, diminuem gastos e fortalecem o clima organizacional.
Para você ter uma ideia, outras de suas maiores vantagens são a fiscalização de horas extras de um jeito muito mais fácil e rápido e a construção à distância e em apenas alguns cliques de escalas de trabalho e folgas – tudo de forma automatizada!
Vale experimentar, não acha?
Inegavelmente, falhas humanas acontecem e, por isso, a adoção do registro de ponto eletrônico vai facilitar o trabalho de setores inteiros, principalmente do departamento pessoal e da área financeira, evitando até mesmo processos trabalhistas que podem ocorrer pela falta de organização.
Uma única ferramenta completa e com eficácia já testada e comprovada será a ajuda que a sua empresa precisa para eliminar problemas judiciais, organizar as jornadas de trabalho e aumentar a quantidade de dinheiro em caixa. Ponha em prática essa ideia!
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