Para otimizar a gestão de tempo no trabalho, é essencial que todas as demandas de uma pessoa ou um time sejam alinhadas e ordenadas por ordem de importância e planejadas de forma eficiente por e para quem precisa resolvê-las.
Sempre haverá trabalho a ser feito, mas, algumas vezes, o volume de tarefas pode ser muito grande e acaba parecendo quase impossível entregar tudo no “pouco tempo” que a equipe tem, o que pode até mesmo desencadear problemas como síndrome de burnout.
Para evitar qualquer situação parecida e garantir que tudo será entregue com excelência, nada melhor do que apostar no time tracking e, portanto, no gerenciamento de tempo no trabalho efetivo e funcional. Descubra o passo a passo para acertar adiante, sem nem trocar de página!
O que é gestão de tempo no trabalho?
A gestão de tempo no trabalho é o processo de planejar, organizar e controlar o tempo gasto em tarefas e atividades executadas por um colaborador, por uma equipe ou por toda a empresa. Seu objetivo principal é produzir mais e com mais qualidade em um período menor.
Saber como fazer essa gestão é uma habilidade importante para melhorar a produtividade, atingir metas e manter um ambiente corporativo saudável, além de trazer outros diversos benefícios, como os que você confere no próximo tópico.
Quais os benefícios da gestão de tempo no trabalho?
Otimizar a gestão de tempo da equipe ajuda a reduzir o estresse, melhora a eficiência operacional e permite que os profissionais alcancem suas metas de maneira rápida e assertiva. Cada pessoa ou time pode adotar abordagens e técnicas de gestão de tempo que se adequam melhor ao seu estilo e às demandas específicas de seu trabalho.
Aos líderes, cabe fazer o direcionamento adequado de todo mundo e das tarefas.
Como gerir o tempo no trabalho?
Se a organização e gestão do tempo no serviço das equipes cabe aos líderes, a melhor maneira de fazer isso acontecer é tendo conhecimento sobre as técnicas que vão ajudar na otimização dos processos e aplicando-as com base no perfil de cada um dos seus funcionários e no ramo de negócio em que atuam.
Para ajudar, existem algumas estratégias que podem auxiliar nessa hora. Confira o próximo tópico para saber quais são!
12 dicas para melhorar a gestão do tempo da sua equipe
Definir objetivos claros, estabelecer prioridades, usar ferramentas de gestão, delegar tarefas, analisar possíveis resoluções no caso de imprevistos, otimizar reuniões, oferecer recompensas, usar a técnica pomodoro, fazer um planejamento contínuo, proporcionar um espaço confortável, acompanhar o progresso dos funcionários e livrar-se de distrações são as melhores técnicas de gestão do tempo no trabalho.
Saiba como cada uma funciona!
1. Defina objetivos e metas claras
Ter metas e objetivos bem claros e definidos é primordial para direcionar e nortear qualquer trabalho em uma empresa, por isso, certifique-se de que isso esteja intrínseco na mente de todos os funcionários e, então, faça parte da cultura corporativa.
Assim, será mais fácil ter uma visão do todo e começar a organizar quais são os afazeres urgentes e importantes ou não tanto para alcançar os objetivos da melhor forma possível.
2. Estabeleça prioridades
Existem tarefas que são mais e menos importantes, e ter essa definição desde o início é a peça-chave para otimizar a rotina. Se tudo for prioridade, no final, nada será, e saber disso é essencial para uma boa administração do tempo no trabalho.
Aproveite um quadro ou uma divisória de vidro que possa ser riscada com uma caneta de tinta removível no escritório e escreva tudo o que deve ser feito. Depois, comece a elencar cada um dos tópicos por ordem de prioridade, baseado(a) em prazos e na importância dos projetos.
3. Use uma ferramenta de gestão
Ferramentas de gestão do tempo para empresas ajudam muito a automatizar todos os processos e, não à toa, são recursos essenciais do time tracking. Algumas podem ser usadas até de graça para elencar atividades, prazos e responsáveis por cada entrega.
Um ponto eletrônico também será de grande ajuda, já que permite que tanto você quanto os seus funcionários registrem a quantidade de horas dedicadas em cada dia de trabalho e as horas extras também, ajudando no controle de turnos adicionais trabalhados.
Se a sua equipe tem trabalhado muito tempo além do combinado em contrato, é um sinal de alerta de que ou a produtividade está em baixa por aí ou que o pessoal está ficando sobrecarregado, não é mesmo? O que significa que falta gerir melhor o tempo. Fica a dica!
4. Saiba delegar tarefas
Você pode pensar que um(a) líder ou responsável por um projeto tem o dever de absorver a maior parte das funções, mas isso só costuma trazer problemas e excessos de trabalho para quem desenvolve a função.
Com base no potencial de cada colaborador, delegue tarefas que possam ser realizadas por eles e, ao mesmo tempo, tragam pequenos desafios individuais, assim, você garantirá as entregas e o aprimoramento profissional individual e coletivo.
5. Analise o pior cenário possível
É melhor prevenir do que remediar, né? Existe uma dinâmica na língua inglesa chamada de “Worst case scenario” – “pior cenário possível”, no português – que consiste em imaginar os maiores problemas que seu setor pode enfrentar e em discutir, em conjunto, as possíveis saídas para eles.
Aplique-a se achar necessário, assim, você garante que não haja desespero quando algo sair do planejado e ainda ganha tempo porque, caso o inesperado aconteça, seu time já vai ter pensado em uma solução.
6. Otimize reuniões
Se uma reunião pode ser resumida em um e-mail, então, por que não escrevê-lo e permitir que as pessoas usem o tempo para algo mais produtivo? Além de centralizar informações e documentá-las por um meio que possa ser acessado novamente a qualquer momento, você acaba tendo, no e-mail, um grande aliado da sua equipe.
Aqui, vale usar o bom senso, já que alguns temas realmente precisam ser tratados “cara a cara”, como feedbacks, brainstormings ou discussão de pautas importantes e estratégicas.
7. Ofereça uma recompensa
Algumas pessoas podem ser um pouco resistentes em relação a mudanças na forma de trabalhar e uma boa forma de resolver o problema é mostrar os benefícios desse novo modelo e oferecer uma recompensa para o time que alcançar os resultados com ele.
A melhor recompensa com certeza é a monetária, mas, provavelmente, os colaboradores também ficarão felizes se ganharem um rodízio de pizza na faixa ou um eletrônico de última geração super desejado pela galera.
8. Use a técnica de pomodoro
Uma das técnicas de produtividade mais famosas, a técnica de pomodoro foi criada por Francesco Cirillo, consultor de negócios, em 1980, e consiste em dividir o tempo de trabalho em blocos de período produtivos. Nela, os colaboradores focam no serviço por 25 minutos ininterruptos e, após esse período, o time descansa por cinco, mantendo o foco e a concentração.
9. Volte sempre ao planejamento
Um projeto pode ou não correr como planejado, e várias coisas podem mudar no decorrer do trajeto, por isso, é sempre bom voltar ao planejamento, olhar se ele ainda faz sentido ou se precisa ser atualizado depois de um certo tempo.
Inclusive, use a dica também como um lembrete de que tudo que chegar de novo englobado em um objetivo já caminhando precisa estar contemplado na gestão de tempo da equipe. Só assim você garante que todos estejam fazendo tudo o que precisa ser feito.
10. Proporcione um espaço confortável de trabalho
O tempo de trabalho dos funcionários pode ser comprometido se eles estiverem em um ambiente que não seja confortável. Vale a pena investir em equipamentos, cadeiras e ferramentas boas para que a infraestrutura não seja mais uma preocupação – ou pior, um problema – para eles.
11. Acompanhe o progresso dos funcionários
De tempos em tempos, dê uma olhada no andamento de cada projeto para saber se todos estão seguindo as diretrizes de otimização do tempo de trabalho e se as mudanças ligadas ao time tracking estão sendo efetivas. Veja se algo precisa ser melhorado ou se alguém tem alguma sugestão de melhoria.
Lembra a ferramenta de registro de ponto eletrônico da dica três? Ela será imprescindível para esse monitoramento, já que é mais tecnológica e permite o acompanhamento da jornada de trabalho em tempo real.
12. Elimine distrações
Um ambiente barulhento e cheio de distrações pode atrapalhar a concentração dos colaboradores e, consequentemente, prejudicar a gestão de tempo de trabalho, logo, tente não só criar um espaço calmo por aí, sem músicas muito altas ou buzinas vindo por todos os lados, como mostrar às equipes a importância de abrir mão do telefone em alguns momentos, reduzir a quantidade de abas no computador etc., incentivando-os a aderir alguns novos hábitos.
Apenas 12% dentre os 2 mil trabalhadores entrevistados por uma pesquisa feita pela Reclaim.ai, especializada em consultoria, se mostraram verdadeiramente produtivos durante seis horas dentro de suas respectivas empresas.
Sem dúvida, grande parte dos outros 88% não atingiram os patamares esperados no levantamento por causa de distrações. Você não quer nem pensar que isso pode acontecer com os seus colaboradores também, né?
Ufa! Pronto(a) para ter uma equipe mais engajada e produtiva? Não deixe de salvar este artigo para conferir sempre que precisar e de aplicar todas essas dicas no dia a dia de trabalho do seu time!
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